淺析企業(yè)會(huì)計(jì)檔案鑒定銷(xiāo)毀中存在的問(wèn)題及對(duì)策

文/桂林市自來(lái)水公司 馬玉冰

目前，我國(guó)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案鑒定銷(xiāo)毀中存在諸多問(wèn)題，這些問(wèn)題長(zhǎng)期以來(lái)都是制約檔案管理水平提升的重要阻礙，致力于解決這些問(wèn)題，就必須從轉(zhuǎn)變檔案管理觀念、管理方法、管理制度和法律制度等層面不斷糾正檔案鑒定銷(xiāo)毀過(guò)程中的錯(cuò)誤行為。本文擬按照如上思路進(jìn)行分析，具體如下。

一、企業(yè)會(huì)計(jì)檔案鑒定銷(xiāo)毀中存在的問(wèn)題分析

（一）在鑒定銷(xiāo)毀工作中怕?lián)?zé)任、冒風(fēng)險(xiǎn)。主要分為以下兩個(gè)問(wèn)題：第一，許多會(huì)計(jì)檔案長(zhǎng)久滯存。第二，領(lǐng)導(dǎo)怕?lián)?zé)任所以一般不會(huì)在過(guò)期企業(yè)會(huì)計(jì)檔案鑒定銷(xiāo)毀申請(qǐng)表上簽字。

（二）企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作缺乏經(jīng)濟(jì)效益意識(shí)。主要分為以下三個(gè)問(wèn)題：第一，檔案長(zhǎng)期滯存導(dǎo)致的資源浪費(fèi)，增加無(wú)謂的檔案管理成本。第二，會(huì)計(jì)檔案資料越來(lái)越多，容易造成檔案混亂不清，對(duì)原有檔案管理工作產(chǎn)生影響。第三，對(duì)小微企業(yè)來(lái)說(shuō)，隨著檔案管理難度越來(lái)越大，檔案管理工作終將與企業(yè)效益掛鉤。

（三）人員編制問(wèn)題影響企業(yè)會(huì)計(jì)檔案鑒定銷(xiāo)毀工作。主要分為以下三個(gè)問(wèn)題：第一，企業(yè)出于對(duì)自身人員、崗位結(jié)構(gòu)的考量，大多數(shù)企業(yè)不會(huì)在檔案管理工作中設(shè)置太多的編制崗位。第二，檔案管理工作受到人員的限制，加之工作量非常大，所以一般不會(huì)輕易進(jìn)行復(fù)雜檔案的鑒定銷(xiāo)毀工作。

二、解決企業(yè)會(huì)計(jì)檔案鑒定銷(xiāo)毀問(wèn)題的對(duì)策

（一）轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，優(yōu)化檔案存量。首先，檔案管理人員（無(wú)論是領(lǐng)導(dǎo)還是基層員工）要轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，對(duì)于那些已經(jīng)過(guò)期的、沒(méi)有價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案要及時(shí)收集、規(guī)整，并勇于擔(dān)責(zé)，真正履行檔案鑒定銷(xiāo)毀工作。其次，根據(jù)企業(yè)檔案館藏量確定檔案存量，當(dāng)檔案又多又雜的時(shí)候要優(yōu)化檔案存量，保證館藏內(nèi)始終都是那些沒(méi)有過(guò)期的、有價(jià)值的檔案資料。

（二）制定規(guī)范、切實(shí)可行的檔案鑒定銷(xiāo)毀制度。首先，檔案鑒定銷(xiāo)毀制度必須要規(guī)范，即要對(duì)可以進(jìn)行鑒定銷(xiāo)毀工作的檔案作出明確而細(xì)致的規(guī)定，避免制度模糊不清而導(dǎo)致檔案管理人員束手束腳，不敢輕易鑒定銷(xiāo)毀檔案。其次，檔案鑒定銷(xiāo)毀制度必須要做到切實(shí)可行，即不能讓檔案管理人員在鑒定銷(xiāo)毀工作中出現(xiàn)不知所措、無(wú)法繼續(xù)的情況。

（三）加強(qiáng)立法。我國(guó)法律不僅要對(duì)擅自損毀、丟失國(guó)家檔案的人員予以嚴(yán)懲，還要對(duì)惡意滯存無(wú)價(jià)值檔案資料的行為給予適當(dāng)?shù)奶幜P，這就要求我國(guó)政府要在立法層面制定更為科學(xué)、細(xì)致、合理的法律法規(guī)，通過(guò)彌補(bǔ)法律漏洞的方式解決檔案鑒定銷(xiāo)毀中的問(wèn)題。

（四）采取措施創(chuàng)新檔案鑒定銷(xiāo)毀機(jī)制。1.把檔案鑒定銷(xiāo)毀工作納入企業(yè)內(nèi)控制度。這樣做的目的有兩個(gè)：第一是提升檔案鑒定銷(xiāo)毀工作的重要性，上至企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，下到企業(yè)基層員工，都重視檔案鑒定銷(xiāo)毀工作。第二是通過(guò)企業(yè)內(nèi)控制度的不斷完善而進(jìn)一步優(yōu)化檔案鑒定銷(xiāo)毀機(jī)制，從而提升工作效率和工作質(zhì)量。2.對(duì)于一些非常重要的檔案要建立專(zhuān)門(mén)的鑒定銷(xiāo)毀機(jī)構(gòu)。每個(gè)企業(yè)中都存在非常重要的檔案資料，對(duì)這些資料來(lái)說(shuō)，常規(guī)的鑒定工作遠(yuǎn)不能滿足企業(yè)需要，只有建立專(zhuān)門(mén)的鑒定銷(xiāo)毀機(jī)構(gòu)，讓一些專(zhuān)家參與鑒定過(guò)程，才能保證檔案鑒定銷(xiāo)毀工作不出錯(cuò)誤。

（五）強(qiáng)化檔案管理人員的經(jīng)濟(jì)效益意識(shí)，主動(dòng)甄別，認(rèn)真上報(bào)。檔案管理人員是直接經(jīng)手檔案鑒定銷(xiāo)毀工作的，所以有機(jī)會(huì)對(duì)海量的檔案信息進(jìn)行篩選和甄別，因此，企業(yè)要不斷強(qiáng)化檔案管理人員的經(jīng)濟(jì)效益意識(shí)，使其在日常工作中可以為企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益著想，主動(dòng)甄別并認(rèn)真上報(bào)需要銷(xiāo)毀的檔案資料。

（六）建立并強(qiáng)化檔案管理團(tuán)隊(duì)。一方面，企業(yè)要適當(dāng)增加編制崗位數(shù)量，提升檔案管理人員的薪資福利待遇，依靠較高的薪資福利待遇使其工作性質(zhì)發(fā)生轉(zhuǎn)變，即讓其不再只是一個(gè)小文員，而成為專(zhuān)業(yè)的檔案管理技術(shù)人員；另一方面，配合現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)的發(fā)展，培養(yǎng)一大批專(zhuān)業(yè)的檔案信息化建設(shè)人才。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理人員的工作觀念、方式以及企業(yè)人員編制問(wèn)題是檔案鑒定銷(xiāo)毀中最突出的三個(gè)問(wèn)題，而要解決這些問(wèn)題，就必須始終堅(jiān)持人本管理理念，并加強(qiáng)制度規(guī)范，做到“管人”+“管事”雙管齊下，最終解決檔案鑒定銷(xiāo)毀中的問(wèn)題。上述關(guān)于企業(yè)會(huì)計(jì)檔案鑒定銷(xiāo)毀中存在的問(wèn)題及對(duì)策分析只是筆者的淺見(jiàn)，筆者相信，隨著我國(guó)檔案管理工作水平的進(jìn)一步提升，有關(guān)檔案的鑒定、銷(xiāo)毀等流程一定會(huì)更加科學(xué)、合理，檔案利用率也將越來(lái)越高。