略論民政檔案的管理現狀

文/山東鄒城市民政局 李養崢

民政檔案資料記錄了民政工作發生發展的歷史過程以及取得的重要成就，是開展民政業務工作和進行民政史研究必不可少的重要資料。民政檔案資料管理工作是民政工作的重要組成部分，包括制定民政檔案管理的規章制度并組織實施，檢查、指導、監督民政系統的檔案資料工作，收集、保管、編研民政檔案資料并提供利用，向國家綜合性檔案館移交檔案等。鑒于民政檔案資料的重要性，如何更好地加強對民政檔案的管理與利用，逐漸被提上日程。

一、民政檔案的形成特點

（一）形成內容的專指性和豐富性。由于民政部門涵蓋多個專業業務，每種專業檔案反映著特定的專業活動，因此，從內容上看每種專業檔案都具有專指性。如婚姻登記檔案反映人們婚姻登記情況，收養檔案反映兒童的收養情況，將各種專業檔案綜合起來考量，就構成了民政專業檔案內容的豐富性。

（二）形成過程的直接性和檔案管理的動態性。每種專業檔案都是在業務活動過程中直接形成的，是該項專業活動形成的副產品。如婚姻登記、社會組織登記等工作形成的文件材料絕大多數是格式文件、彈性表格等。業務工作的連續性和動態性決定了業務文件材料和業務檔案管理是一個動態的過程。如城鄉低保審批管理工作、傷殘撫恤人員審批管理等。

（三）形式的多樣性和同定性。民政的各個專業既有紙質檔案，又有特殊載體檔案。既有文字、圖表、音像為記錄手段的檔案，又有電子檔案。各個專業有特定種類的文件材料，數量繁多，規格不同。另外，專業檔案的形式是固定的，不僅載體固定，如紙質檔案、特殊載體檔案，而且又根據各自形成領域，有固定的文件名稱和結構形式。

二、民政檔案管理現狀

鑒于以上所述民政工作的特點，決定了民政部門形成的檔案不僅種類多、數量大，專業性強、管理復雜，而且有些檔案還需直接為社會提供利用，為廣大民政對象服務，這種情況在縣(區)級民政部門表現得尤為突出。

長期以來，在各級地方檔案行政管理部門的監督和指導下，各地民政檔案工作有了很大發展。各級民政部門對檔案工作比較重視，在貫徹落實檔案管理法律、法規方面采取了一些措施。民政檔案部門一般都設有專職或兼職檔案管理員，配有綜合檔案室；對機關文書檔案、財會檔案的管理比較規范，社團登記、婚姻登記、收養登記、勘界、地名等專業、專門檔案材料，也按有關要求進行了立卷歸檔；并且開展了檔案利用工作，為各項民政工作及廣大民政對象服務。長期以來，在各級地方檔案行政管理部門指導下，各地民政檔案工作取得了很大進展，但是也還存在著一些問題：

（一）不少地方的民政部門沒有實行檔案綜合管理。民政廳(局)辦公室作為本機關主管檔案工作的職能部門，未能按照有關規定要求集中統一管理機關各部門形成的全部檔案，充分履行應有的管理職責，致使機關部分專業、專門檔案的管理和直屬企事業單位的檔案工作處于放任自流的狀態。

（二）檔案管理規章制度不健全。一些地方民政部門只有文件材料的歸檔制度，沒有檔案保管、查(借)閱等方面的制度及檔案管理人員的崗位責任制；各地普遍缺少機關檔案綜合管理和專業、專門檔案管理的制度，目前，民政系統除1983年制定的《全國地名檔案管理暫行辦法》和1997年頒布實施的《勘界檔案管理暫行規定》外，多數專業、專門檔案基本上沒有全國統一規范的管理辦法和管理標準。

（三）對機關全部檔案缺少必要的總體分類。長期以來，一些地方民政部門對檔案沒有進行總體分類；有的雖然作了分類，但又各不相同，五花八門，例如將安置對象檔案、優撫和社會救濟對象管理檔案列入財會檔案、文書檔案或人事檔案等等，管理很不規范。

（四）檔案保管條件較差。相當一部分地、縣級民政部門沒有檔案保管專用庫房或專用設備，一部分檔案柜仍是陳舊的木質文件柜，既不能防火、防鼠、防蟲，又不能隔潮，對于長期保存檔案十分不利。

三、今后民政檔案工作的幾點建議

今后一個時期的民政檔案工作要與形勢發展相適應，從民政檔案管理的實際情況出發，全面貫徹落實有關法律法規，積極配合檔案行政管理部門，以實現檔案法制化、規范化、現代化管理為目標，以實行檔案綜合管理為手段，進一步提高民政檔案的管理水平。

（一）進一步完善管理體制，明確管理職責。根據《中華人民共和國檔案法》規定的各項原則，各級民政部門的檔案工作要繼續認真接受同級檔案行政管理部門的監督和指導，在一定范圍內對民政系統的檔案工作進行必要的監督和指導；通過制定某些專業、專門檔案的管理辦法和業務標準，推行檔案綜合管理；召開有關檔案工作會議，組織經驗交流，開展業務培訓等，加強對各類民政專業、專門檔案的管理。

（二）大力開展機關檔案綜合管理。鑒于民政部門檔案的復雜性，各級民政檔案部門要認真按照有關規定的要求，切實履行應有的管理職責。通過檔案綜合管理的形式，將本機關的全部檔案尤其是各業務部門形成的專業、專門檔案，進行集中統一管理，決不能對其不管不問、放任自流。同時，還要加強對直屬企業、事業單位檔案工作的監督和指導。

（三）建立健全規章制度，加強民政檔案法制建設。增強檔案法治觀念，是加強民政檔案法制建設和民政事業發展的需要。各級民政部門要依據國家有關法律、法規，結合自身實際，建立健全檔案管理的各項規章制度。根據多數民政專業、專門檔案缺少統一規范的管理辦法和管理標準的情況，民政部檔案資料館將積極會同國家檔案行政管理部門及有關業務部門，在充分調查研究的基礎上，抓緊起草制訂各種業務檔案管理規章。

隨著檔案部門的數字化發展，各級民政部門應當立足當前，著眼未來，積極采取措施，努力掌握現代科學技術知識，加快檔案管理信息化建設，以逐步實現民政檔案管理的現代化。