大數據時代檔案安全管理新理念新方法

文/湘潭市橋梁維護管理處 陳國姣

檔案信息安全問題，關乎黨和國家、人民群眾的根本利益。如何全面提升檔案部門的安全管理能力，建設以現代先進技術為手段，以檔案規范管理為支撐，以制度建設為保障的檔案安全管理體系，是檔案工作面臨的課題。

一、大數據時代檔案安全工作面臨的新問題

面對各種檔案特別是數字檔案快速增長，加上檔案安全意識淡薄、保管條件差、防范措施不到位，管理不嚴、自然災害頻發等多種原因，檔案實體安全和信息安全存在許多隱患：一是信息系統缺乏抵御災害的能力。信息形成過程中缺乏安全監控手段，電子信息在傳輸過程中易造成信息泄露。數據庫、電子文件既無備份，也無過硬的保護、保密措施，絕大多數單位沒有實行重要文件異質異地備份，一旦發生計算機使用者操作失誤、計算機病毒感染或自然災害，就會導致數據丟失和破壞，造成無法挽回的損失。有些單位檔案查閱利用缺乏監控，任人抄寫、拍照，檔案原件在利用中被竊取、撕掉、泄密時有發生。二是設施設備投入不足。一些單位檔案室庫房破舊，沒有空調機、抽濕機、滅火器、吸塵器等必需的設施設備，防潮、防塵、防火等安全防范措施無法落實。

二、大數據時代檔案安全策略

（一）建立新的檔案安全制度。要建立和完善檔案安全管理工作的組織機制，構建一把手負責、職責部門具體抓、單位全員參與的檔案和數據安全管理格局，形成人人抓安全、事事重安全、時時保安全的良好氛圍，做到責任到人、措施到位、方法得當。圍繞重大安全事件策劃宣傳活動，通過多種途徑發布檔案安全信息，將檔案安全管理作為創建文明城市、平安城市建設的一項重要內容，增強社會檔案安全意識。同時，要建立健全檔案安全管理制度。如安全知識學習培訓制度、電子文件保管、查閱制度、數據異地備份制度、檔案信息系統網絡管理制度等。要建立檔案安全應急處置協調機制，制定應急預案，包括抗震防災、防泥石流、防水、防火、防盜、防社會群體事件等應急處置預案，經常演練完善，不斷提高應急處置能力。把檔案館(室)列入重點保護范圍，確保檔案受到危害時得到優先搶救和妥善處置，把損失降到最低限度。

（二）配備現代化檔案保管保護設備。嚴格按照有關規范和標準加快改造或新建、擴建檔案庫房，進一步提高檔案庫房的安全防災標準，配備安全監控系統、消防系統、溫濕度自動監測系統及空調設備，采用先進的安全保密技術、設備和材料，改善檔案保管保密條件，確保檔案安全保密，改善檔案保管的條件，最大限度地延長其壽命。

（三）強化檔案信息安全措施。按照國家規定建立檔案信息管理系統安全保密防護體系，推進檔案信息系統安全等級保護和分級保護工作。進一步完善數字檔案館(室)測評標準，嚴格執行檔案安全保密管理制度，對上網文件、檔案進行嚴格審查，嚴防把涉密文件、檔案傳輸到非涉密網絡上。加強對涉密信息系統、涉密計算機和涉密載體的安全保密管理，按照涉及國家秘密的信息系統分級保護要求，嚴防文件、檔案在傳輸過程中失泄密。對涉密檔案、重要檔案的存儲介質進行檢驗和認證，確保長期可用。加強技術防范措施，對數據與電子檔案應當采用加密技術，采用先進技術，確保計算機檔案信息網絡系統軟、硬件升級、數據遷移時的安全，保證信息網絡系統的暢通，發現病毒、黑客攻擊，能迅速處理，恢復網絡系統正常運行。

（四）對重要檔案實行異地異質備份保管。重要檔案(包括新聞類電影、電視片、照片、錄音、錄像等音像檔案)應實行異地備份保管，對重要電子檔案實行異地異質備份保管，有多套紙質檔案的，要用多套紙質檔案備份；只有一套紙質檔案的，要制作成縮微膠卷或數字光盤；照片、錄音、錄像等檔案，也要通過復制、轉換為數字光盤存儲，進行備份，確保檔案部門在發生毀滅性損失時，用備份檔案避免或彌補檔案損失。備份介質，從存取速度來看，硬盤最快，光盤次之，磁帶最慢；從保存時間來看，光盤最長，硬盤次之，磁帶最短；從備份的成本來看，磁帶最低，光盤次之，硬盤最高。異質備份的意義是什么?國家檔案局在2009年召開的電子文件管理國家戰略學術研討會認為：就信息的長久流傳來說，電子文件本身具有一些與生俱來的致命弱點，具有天生的、難以克服的脆弱性。只要電子文件的致命弱點還沒有完全被克服，我們就不得不在保存電子文件的同時對它進行異質備份，把它轉化為不易被篡改但又易于識讀的其它載體。目前檔案異質備份的普遍采用的方法是：將原來保存的紙質檔案數字化，轉換成電子檔案(光盤、硬盤)，將原來保管的照片、錄像帶翻拍翻錄制成光盤等；將網上收文下載轉換成紙質文件等。

（五）加大安全保密執法檢查力度。檔案行政管理部門要會同保密、公安、消防等部門，經常對檔案館(室)進行安全保密執法檢查，發現隱患及時督促整改。對發生檔案安全事故的，依法追究有關領導和責任人的責任。各檔案館(室)要建立健全并嚴格執行各項規章制度，經常開展檔案安全保密自查，及時發現和排除隱患，堵塞漏洞，嚴防檔案損毀和失泄密事件發生。

檔案安全體系建設是一項系統而艱巨的任務，涉及到人、物、技術、管理、法律、制度等方方面面，隨著社會的發展和科學技術的進步，影響檔案安全的因素會越來越多，越來越復雜，這就要求檔案部門以科學發展觀為指導，在各級領導的重視支持下，經過廣大檔案工作者堅持不懈的努力，最大限度地保證檔案實體和信息的安全，確保檔案和數據長期可讀可用。