構建數字化檔案管理體系的對策探析

文/黃龍管理局 張曉蓉

一、構建數字化檔案管理體系的必要性

（一）順應社會發展的需求。隨著計算機網絡技術的日新月異，數字化技術、網絡化技術越來越成熟，將其運用到現代檔案管理工作當中，能夠改善傳統的檔案管理模式，全面提升檔案管理的效率，進而打造出高效的數字化檔案管理體系。數字化檔案管理體系不受時間、空間限制，只要管理人員、使用人員具備對應的權限就能夠加強對檔案資源的應用。另外，數字化檔案管理體系是以計算機技術與設備為基礎的檔案管理模式，意味著檔案管理環境將會更加優化，而且在良好的運作體系之下，能夠確保檔案管理的準確性、安全性。

（二）實現資源共享。大數據時代背景下，資源共享可以說是“老生常談”的問題。任何領域如果實現了資源共享，能夠不斷挖掘更多數據，能夠為后續使用打下堅實的基礎。檔案資源共享是現代社會發展的必然趨勢，數字化檔案管理模式依托網絡技術能夠全面實現資源共享。比如，利用先進的設備對傳統紙質檔案進行掃描，并且分類上傳到對應的數據庫，方便管理人員、使用人員的后續管理與使用。

（三）計算機技術的發展推動著數字化檔案管理體系的構建。計算機技術以及相關的網絡技術、軟件系統、硬件設施等等，與人們的生活、工作緊密相連，時代發展離不開計算機技術的支持。尤其檔案管理，檔案資源具有不可再生、繁雜、數量多的特點。傳統的檔案管理模式無法滿足現代社會的需求，計算機技術發展則能夠彌補傳統管理模式的不足，在設備與技術的支持下，能夠有效降低工作強度，并且隨著計算機技術與軟件系統的更新，還能夠不斷完善數字化檔案管理體系，使其能夠更好地為檔案事業服務。因此，計算機技術的發展與革新必將推動數字化檔案管理體系建設。

二、構建數字化檔案管理體系的對策

（一）制定并完善數字化檔案管理體制。為了確保數字化檔案管理體系能夠全面實施，制定并完善數字化檔案管理體制是非常重要的手段。各個檔案管理部門應該根據自身的實際情況，尤其是要掌握檔案類型、使用情況以及客觀環境，可以在現有的檔案管理制度上進行完善，以確保數字化檔案管理制度更加科學合理。管理體制在實際運行的過程中，還需要不斷實踐與考核，由于數字化技術發展速度較快，很多管理制度制定出來之后已經不適用于當前的數字化管理手段，因此，應及時發現問題及時加以改善。另外，數字化檔案管理體制包括了數字化檔案收集制度、整理制度、保管制度，根據檔案資源的特點，還需要明確數字化歸檔的具體范圍、數字化檔案保管的期限等等方面。

（二）嚴格規范數字化檔案的使用方式。數字化檔案管理其實質是加強對檔案資源的利用，因此，還需要有一定的原則，比如相關的查閱、借閱規定，使用者在具體使用檔案資源時，首先要有對應的權限才能登陸進行借閱、查閱。雖然數字化檔案管理體系帶來了極大的便利，同時也存在被侵害的風險。因此，無論是數字化檔案管理，還是使用者權限都需要根據相關制度來制定。比如，可以根據檔案內容密級開放對應的借閱權限，沒有達到查閱、借閱權限標準的管理人員、使用人員不能涉及到檔案管理與使用。針對沒有開放的電子檔案內容，要指定嚴格的標準，比如不能借閱、拷貝等等，若有特殊情況需要使用該檔案，則要根據相關規定在檔案管理人員的監控之下進行查閱。數字化檔案能夠實現檔案資源的共享，但是共享過程則需要涉及到網絡，因此，檔案管理部門需要對含有密級信息的電子檔案給予加密處理，還需要做到不定期或者定期對“密匙”進行修改，最大限度保障檔案資源的安全。同時，還要避免使用人員在借閱過程中對數字化檔案的損壞或者非法修改檔案內容。隨著時代的進步，各行各業所產生的信息將會越來越多，隨之而產生的檔案信息數量也將會越來越多，必然會對數字化檔案儲存設備與系統運行帶來極大的壓力。同時，隨著用戶需求的提升，數字化檔案檢索利用率必然會越來越低。筆者相信遇到這些問題只是時間上的問題，因此，可以根據檔案數據的訪問頻率來對檔案數據進行管理，根據具體情況將數字化檔案分類、分級處理，在滿足使用者的需求基礎上，同時還要不斷優化儲備成本，讓數字化檔案管理體系保持著良好的運行水準。

（三）紙質檔案數字化外包。為了最大限度控制傳統檔案數字化的成本，提升檔案管理工作效率，筆者建議從這些方面入手：第一，檔案管理部門根據實際情況，評估紙質檔案數字化服務公司的技術能力、服務能力，選擇綜合實力較好的公司。第二，簽訂保密協議，明確工作人員的保密義務與責任。第三，及時歸還檔案原件，不得擅自留存或者復制。例如，開遠市檔案館按照“分批實施、逐步完善”的原則，以招投標的形式選擇了云南蘭臺商貿有限公司，做好紙質檔案的數字化掃描，并建立對應的數據庫。2015年，第一批錄入條目38543條、掃描604597頁；2016年，第二批錄入條目139050條、掃描648514頁；2017年以后繼續做第三批。將傳統紙質檔案數字化能夠提高檔案利用率，進而為社會提供更加便捷的檔案服務。

三、結語

隨著數字化技術的發展與進步，檔案管理部門要正確認識數字化檔案管理的現實意義，從構建并完善數字化檔案管理制度、嚴格規范數字化檔案的使用方式以及通過外包實現傳統紙質檔案的掃描等等方面，進而全面提升數字化檔案管理工作的效率與質量。