高校學術會議服務團隊工作技巧探討

文/四川大學高分子材料工程國家重點實驗室 范敏敏 唐艷 王迪 王勤 劉怡靜

高等院校舉辦學術會議是學科建設的重要內容，該類會議的成功舉辦對提升學科社會影響力和知名度尤為重要。學術會議是前沿科技的快速交流平臺，參會者不僅能夠在會議上匯報自己的最新科研進展和新型理論思想，展示和提升自身價值，而且可以了解同行學術大師的科研動態，借鑒科研經驗。但大型學術會議的會務工作繁復，會議組織者必須面面俱到籌備會前、會中、會后的各項事宜，才能確保會議順利召開，最終達到正面宣傳高校的效果。然而高校大型學術會議的組織者通常不是專職會務工作人員，因此如何在做好日常工作的同時，處理好各項會務工作便成了工作的難點。本文結合作者自身在辦會服務方面的工作經驗，探討高校學術會議組織技巧，以供高校管理同行參考。

一、加強全流程數字會議服務

會議組織階段的工作重要且繁瑣，在做好會議籌備的基礎上，采用數字化先進手段科學管理會議通知、會議聯絡宣傳等環節可達到事半功倍的效果。通常，會議宣傳和會議通知采用郵件發送的方式進行，這種通知形式看似簡單，實際上存在重發、錯發或漏發的問題，且大批量發送會議信息容易被服務器誤認為垃圾廣告郵件，退信的現象時有發生。此外，后期收集參會人信息時需要會務工作者逐一下載參會人參會回執，再進行歸檔統計，工作量巨大且易出錯。近年來，會議網站和各種移動終端公眾平臺（如微信、QQ）的建立為會議的籌備工作帶來了莫大的便利，可廣泛地吸引廣大科研工作者積極參會，提高會議影響力，是當下最為流行且高效的會議宣傳模式。借助網站和移動終端公眾平臺，參會者不僅可以及時、準確地查看會議宣傳信息，而且可以在線提交參會住宿、報告等回執信息。與此同時，會務工作者可通過網站和移動終端后臺快速導出參會者提交的各類信息，及時掌握會議規模、與會專家或報告人的學術層次以及會議期間各項工作的安排布置，實現高效、便捷地管理。當然，對于必須采用郵件發放的部分會務工作，則可通過word的郵件合并功能結合office中的outlook進行分別發送，可以避免遭到郵箱運營商及反垃圾組織的打擊，保障群發郵件的安全送達。

二、會議服務管理團隊化

高校學術會議籌備工作繁瑣、忙碌，工作量遠遠超出一個人的能力范圍，進行團隊協作勢在必行。會議組織需圍繞“組織人員”和“任務分工”來進行，不僅需要確定組織人員的角色、具體任務，而且需進行任務描述、確定會議議程、形成會議紀要等。團隊的領導者需凝聚團隊力量按計劃完成各項任務，確保團隊成員明確具體行動和計劃等；團隊的參與者則需積極參與會務組織討論、明確自身職責、按時完成所分配任務等。另外，高校學術會議通常會邀請學生志愿者參與會議組織工作，通過專門的會務培訓團隊加強對學生志愿者的培訓便成了重要環節。通過必要的組織培訓和指導，學生志愿者可以快速地掌握會議注冊、會場服務等環節的各項事宜，從而保障會務工作的順利進行。近幾年來，高分子材料工程國家重點實驗室平均每年主辦或承辦國際、國內學術會議5次，大強度的會務工作勢必引導會議服務向團隊化方向發展。比如，在會務工作開展前，會務團隊的領導者會提前以一個系統的方式制作詳細的會務操作手冊，詳細說明會務工作各環節所需準備的物品和具體負責人，同時讓每個團隊參與者清楚整個會務的全部流程，明確自己在不同時間和地點的具體工作任務。通過團隊協作，不僅可以使復雜的會務工作分工細化、責任到人，避免團隊成員分工不合理現象的發生，而且可以向各位會務參與者樹立精誠合作、團隊作戰的意識，有利促進各項會務工作有條不紊地開展。

三、注重細節做好會務服務

會務服務直接影響到會議的質量和效果，而會務服務的質量取決于細節。細節往往因其“小”，而容易被人忽視，掉以輕心；因其“細”，也常常使人感到繁瑣，不屑一顧。但就是這些小事和細節，往往是事情發展的關鍵和突破口，是關系會議成敗的雙刃劍。在會前的準備工作中，需反復確認核對會務資料是否完善、指示牌擺放是否正確，話筒、投影等硬件設施是否正常。會議期間需切實做好會場內和會場外服務，包括會議報到注冊、食宿安排、車輛安排、引導入座、會議記錄、錄音攝像等環節。只有熱情細致地做好各項服務工作，才能有機地銜接各個環節。根據以往辦會經驗，高分子材料工程國家重點實驗室通常會在會場設置會務值班室，由專人收集和發送會議的相關信息，并負責協調會議期間各種突發事件，落實領導交辦的各項事宜。通過這種會務值班室的設立，一是可以暢通大會籌備各類事項，加強與參會代表的溝通聯系，便于上傳下達、溝通和緊急事件處理，更高效地為參會代表提供優質服務。二是可以緊盯細節，整體把握會場情況。除了會務值班室，還會為各分會場指派具體負責人和志愿者，緊盯住各種細節，比如準備一套會議主持詞交給會場主持人，以方便其把握會議議程；準備備用電腦、投影儀、話筒、激光筆等硬件設施，以備不時之需；提前在會場入口處張貼會議日程海報、報告人介紹海報等；提前聯系報告人將PPT送至分會場調試；會議開始前負責會場人數清點工作，會前5分鐘及時提醒尚未到場的參會代表；會中負責PPT切換服務、檢查會議音響、室溫、通風等情況，并根據實際情況進行調整；維護會場秩序，提醒參會人員將手機調成靜音等。如遇報告人缺席臨時取消報告，及時修改報告議程，并通知會場主持人通知與會者當日修改報告順序。另外，要指派專人做好會議的安全工作，保障會議的順利進行。特別是大型會議參與人多且雜，會務組要保障所有參會人員在會議舉辦期間的安全，確保不發生任何安全事故。

四、善始善終做好會后會務工作

會務工作不會因會議日程結束而完成。首先要統籌做好會后服務工作，組織協調參會代表辦好離會手續，如向代表開具帶有公章的參會證明等。其次，為了提高今后辦會水平，需及時整理歸檔會議資料，如會議方案、會議通知、會議須知、會議議程、邀請函、領導發言稿、會議記錄、會議期間照片和視頻資料、參會人員注冊簽到表、會議論文摘要集以及相關財務票據等材料。收集整理會議相關資料的工作需貫穿會議工作的始終，并將收集資料分類匯編，以備今后查詢。最后，需全面做好會后總結工作，總結會務工作中的經驗與教訓，修改和完善辦會的工作流程、規則等，為今后會議提供參考。

五、結束語

一次大型學術會議對于會務工作者而言，既是一次嚴格的考驗，也是一次難得的鍛煉機會。一次大型學術會議的圓滿結束是會務工作者們共同努力的結果。作為會務工作者應時刻保持嚴謹細致、高效運轉的工作狀態，及時溝通、共同協作，從“會前奠定基礎、會中保駕護航、會后總結成果”三個方面，積極創新會務工作新思路、新方法，在保障人力、物力、財力的同時，更高效地組織大型學術會議，為提升高校學術水平和學者們的科學素質發揮積極作用。