淺談科技手段在會(huì)議管理中的應(yīng)用

文/中核（天津）機(jī)械有限公司 謝寧 張馨怡

企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理過程中，集體決策、信息傳達(dá)、信息交流、資源整合都必不可少的需要通過會(huì)議來(lái)解決。目前，很多企業(yè)都逐步實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化的部署，如財(cái)務(wù)的ERP系統(tǒng)，銷售的CRM系統(tǒng)。然而，在會(huì)議管理方面，大部分企業(yè)還是采用人工或者團(tuán)隊(duì)管理的方式，導(dǎo)致會(huì)議管理過程隨意性強(qiáng)、資源沖突，會(huì)議管理效率低、管理難度大。推動(dòng)會(huì)議管理的發(fā)展，在會(huì)議管理中融入科技手段，信息化、智能化、自動(dòng)化將是未來(lái)會(huì)議發(fā)展的趨勢(shì)。

一、會(huì)議準(zhǔn)備的信息化管理

（一）申請(qǐng)平臺(tái)信息化。傳統(tǒng)的會(huì)議大多采用前臺(tái)登記或電話溝通的方式申請(qǐng)，這種申請(qǐng)方式比較陳舊，且存在幾方面的問題：一是人工工作量大、效率低；二是會(huì)議申請(qǐng)的時(shí)間容易沖突；三是會(huì)議室預(yù)定時(shí)間分散、閑置多、利用率低?；谝陨蠁栴}，會(huì)議管理中可引入辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，如引入OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，開設(shè)會(huì)議管理模塊。會(huì)議申請(qǐng)者可通過該系統(tǒng)清晰地了解會(huì)議室的占用情況，在會(huì)議申請(qǐng)中詳細(xì)注明會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議內(nèi)容、參會(huì)人員、會(huì)議需求物品、會(huì)議通知或其他備注信息。會(huì)議管理部門對(duì)會(huì)議室的預(yù)定可實(shí)現(xiàn)全局掌握。

（二）會(huì)議顯示信息化。信息化可視方面，可采用會(huì)議室顯示終端，在會(huì)議室門口安裝顯示屏，完整地顯示當(dāng)前會(huì)議室狀態(tài)，包括會(huì)議預(yù)定信息、多媒體播放、天氣預(yù)報(bào)、簽到二維碼，甚至還可插播臨時(shí)性的通知信息等。另外，企業(yè)內(nèi)部會(huì)議管理方面，電子設(shè)備如計(jì)算機(jī)等，可加裝演講臺(tái)鎖定于會(huì)議室內(nèi)，免去會(huì)議工作人員來(lái)回搬運(yùn)的麻煩，同時(shí)信息可通過企業(yè)內(nèi)部交流平臺(tái)傳遞。該方案可應(yīng)用于內(nèi)部信息控制嚴(yán)格的企業(yè)，防止商業(yè)秘密泄露。

（三）溝通過程信息化。會(huì)議模式中，會(huì)議前的溝通、組織瑣碎且繁雜。會(huì)務(wù)人員往往需要花費(fèi)大量的時(shí)間和精力與參會(huì)人員進(jìn)行各種溝通交流，包括會(huì)前提醒、防止信息疏漏等，這個(gè)環(huán)節(jié)是重復(fù)性、低效率的。信息化的引入可以有效地解決這個(gè)問題。通過會(huì)議APP等手段，進(jìn)行會(huì)議的發(fā)布、分享、審核、交流、互動(dòng)。會(huì)議中的各相關(guān)方可通過會(huì)議APP及時(shí)反饋會(huì)議的準(zhǔn)備、進(jìn)行狀態(tài)。會(huì)議的重要內(nèi)容，如議程、公告、咨詢、地圖交通信息、行程信息等等都可通過會(huì)議APP共享。同時(shí)會(huì)議APP可實(shí)現(xiàn)會(huì)議的社交作用，組織者與參會(huì)者的溝通交流將不僅僅局限于傳統(tǒng)會(huì)議。

信息化的引入，降低了傳統(tǒng)管理方式重復(fù)勞動(dòng)出現(xiàn)錯(cuò)誤的概率，提高了會(huì)議籌備效率，為實(shí)現(xiàn)有效的、柔性的、集成化的會(huì)議管理提供了可操作平臺(tái)。

二、會(huì)議開展的智能化管理

傳統(tǒng)的會(huì)議室，往往會(huì)出現(xiàn)這樣的情況：一個(gè)寬敞、明亮的大房間，中間是各種形狀的會(huì)議桌，周圍擺滿了各式座椅。與會(huì)者需要帶上文件、掛圖、投影膠片等大量材料，攜帶極為不便；會(huì)議工作人員需要手工操作各類會(huì)議設(shè)備，按需進(jìn)行環(huán)境控制按鈕切換，手忙腳亂。這樣的情況，不僅降低了會(huì)議效率，還給會(huì)議的保密性帶來(lái)諸多問題。

會(huì)議室電子化及全面智能化控制正在成為解決上述問題的重要手段。一次重要的會(huì)議中，需要視、聽及電腦圖像演示，需要保持適宜的會(huì)場(chǎng)溫度等環(huán)境狀態(tài)，科技越發(fā)達(dá)、越先進(jìn)，視、聽、電腦及環(huán)境設(shè)備的整合便越復(fù)雜：關(guān)閉窗簾，調(diào)暗燈光，打開空調(diào)，放下屏幕，投影各種信息，播放音樂，調(diào)節(jié)音量。控制DVD的播停，控制投影儀的開關(guān)，控制投影儀幕布的升降等等，但這一系列的操作，會(huì)議工作人員甚至不用走進(jìn)會(huì)議室，會(huì)議主持也不用走進(jìn)控制室，都可以一鍵實(shí)現(xiàn)。

這種綜合管理不同功能的設(shè)備使其相互協(xié)調(diào)工作的系統(tǒng)，就是中央控制系統(tǒng)。它采用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的最新成果，將所有設(shè)備的操作控制集中在一個(gè)界面上完成，集合了各種設(shè)備的卓越功能，使復(fù)雜瑣碎的操作過程簡(jiǎn)單化，工作人員無(wú)需在各類設(shè)備之間來(lái)往奔波，使用者可輕松、從容地使用和管理各類會(huì)場(chǎng)設(shè)備，提高了會(huì)議的管理效率。

三、未來(lái)會(huì)議的發(fā)展趨勢(shì)

隨著人們生活節(jié)奏和辦公效率的加快，很多企業(yè)意識(shí)到科技和創(chuàng)新在管理中的重要作用，會(huì)紛紛引入信息化、智能化等會(huì)議管理系統(tǒng)來(lái)輔助企業(yè)的運(yùn)營(yíng)，搭建企業(yè)的管理通道。網(wǎng)絡(luò)會(huì)議、視頻會(huì)議等實(shí)用性技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程可視化協(xié)同工作，打破了傳統(tǒng)會(huì)議時(shí)間、空間的局限性，為企業(yè)降低成本、提高效率。3D技術(shù)、會(huì)議機(jī)器人等科技手段，也將為企業(yè)發(fā)展帶來(lái)新的契機(jī)。

科技手段在會(huì)議管理中的應(yīng)用，是一個(gè)綜合的過程，企業(yè)在會(huì)議科技化的過程中，應(yīng)遵循原則：總體規(guī)劃、分步實(shí)施、效益驅(qū)動(dòng)。這是一個(gè)處理、反饋、修正、預(yù)測(cè)、再處理、再反饋、再修正、再預(yù)測(cè)的過程。會(huì)議科技化系統(tǒng)的實(shí)施是一個(gè)長(zhǎng)期的，需要持續(xù)改進(jìn)的過程，因?yàn)槠髽I(yè)需求在不斷變化，技術(shù)和管理也在不斷發(fā)展。

四、結(jié)束語(yǔ)

未來(lái)的企業(yè)管理中，信息化、智能化、自動(dòng)化等科技手段會(huì)得到更廣泛的應(yīng)用。在未來(lái)，當(dāng)大量的科技創(chuàng)新產(chǎn)品出現(xiàn)在會(huì)場(chǎng)的時(shí)候，當(dāng)這些產(chǎn)品引領(lǐng)會(huì)議業(yè)邁向新臺(tái)階的時(shí)候，當(dāng)會(huì)議不僅是一個(gè)專屬名詞而成為一個(gè)技術(shù)實(shí)踐品的時(shí)候，我們將進(jìn)入全新的科技會(huì)議時(shí)代。