檔案管理的保密問題及其優化措施

文/江蘇省泰州市檔案技術中心 仲華

對于檔案管理來說，保密可以說是其生命，是管理工作中一個非常重要的環節，各個單位和部門凡涉及檔案管理的，尤其是涉及保密檔案管理的，都要時刻拉緊保密這根弦，要有居安思危的意識，要始終牢記在檔案保密問題上沒有作檢討的機會，沒有后悔藥可以吃。

一、檔案保密的重要性

一家企業的關鍵技術、核心參數等機密檔案被泄露，將會造成很大的損失。從國家層面來說，大量的檔案資料涉及了政治、經濟、軍事、國防等重要、關鍵領域，一旦泄露將直接威脅到國家安全和國家核心利益。有人說，檔案管理的目的就是為了利用檔案，又要強調檔案的保密性，那不是一對矛盾體嗎？其實正是因為檔案有被開發、利用的屬性，其保密的重要性才更加需要強調，同樣，也正是因為有保密的要求，在查閱使用檔案時，要注重檔案開放使用的范圍，那些記錄著國家或機構重要歷史信息的檔案應該嚴格控制，否則一旦泄露，將會造成無法挽回的損失。

二、檔案管理中的保密問題分析

（一）欠缺標準和規范。不容否認，各地區各部門在檔案管理的層次上有較大的差距，存在著相當多的問題和隱患。在人員配備和使用上，有的檔案管理人員熟練檔案管理工作，但是對現代化檔案管理手段不了解、不掌握，根本談不上使用；有的對信息技術掌握精湛，但是對檔案管理一知半解，不懂相關規章制度，不懂操作規程。在制度層面，由于缺乏精干、配套的規章制度，或者是對制度選擇性執行，導致檔案管理不嚴格、人浮于事，檔案資料長期無人收集整理歸檔。另外，各單位的借閱制度基本上處于混亂的狀態，管理者雖然心里也有怨言，多數情況卻裝“老好人”，寧愿違背制度規定也不愿“為難”他人，糊里糊涂就把檔案借出去，不管對方是否有借閱權限，也不管對方手續是否齊全。

（二）保密意識和觀念不強。檔案往往記錄著某個歷史時期，國家或單位所經歷的重大且有記錄保存必要的事件，是日后調閱、查考的重要依據，檔案與普遍的業務文件有著本質的區別，在管理上也不能用同樣的方法。而在現實中，部分管理人員對自己所管的大量的檔案資料沒有給予足夠的重視，更沒有認識到這些文件保密的重要性，在交談中、電話里隨意談論，有的甚至在飯桌上當成一種別人沒有的信息來源，大談檔案內容，殊不知說者無心，聽著有意，不知不覺之間已經泄露了大量的秘密信息。

（三）信息化水平不高。在現代檔案管理理念中，最重要的一點就是對檔案資料進行數字化轉化，而在我國，檔案管理的信息化水平還遠遠不夠，尤其是基層檔案管理部門的信息化、數字化程度還很低，給檔案的保存、調閱、維護造成了極大的不便。在客觀條件上，技術水平限制了檔案信息化發展的腳步，往往一個管理系統只能滿足某個領域、某個單位的使用，如果用到其他單位，就會出現不兼容的情況，而如果要為每個檔案管理部門都單獨配備適用的信息化管理系統，在實際上也不可行。所以，要加強對信息技術的研究開發，不斷提升檔案管理系統的兼容性和可移植性。

三、檔案管理中的保密策略

（一）增強意識，強化職責。對于檔案管理工作人員而言，意識比能力重要、責任心強比技術精重要。信息化程度再高、數字化水平再強，也解決不了檔案管理人員知密之深、知密之早和知密之多的問題，而避免工作人員泄露秘密的根本途徑就是加強他們的保密意識，強化他們的工作責任心和使命感，否則用多少高科技手段，也解決不了保密這一問題。在日常工作中，我們要著重加強對檔案管理人員的保密教育、警示教育和使命教育，以此來提升他們的意識水平。

（二）健全保密制度。機關單位要建立健全保密制度，要面向檔案管理工作的全過程發力。比如，要從檔案的密級認定上、保存年限確定上、傳達范圍上、銷毀程序上、借閱手續上等各個方面考慮，從檔案的產生到傳達、保存、歸檔全壽命上進行制度層面的規定，確保不遺漏任何一個關鍵環節。此外，各單位在保密制度的規定上也不可照搬照抄，而應該結合自身的特點來健全完善。

（三）加強庫房建設和管理。檔案資料的庫房建設是檔案管理的基礎性工程，庫房設置的合理與否直接決定著檔案管理的總體水平。一般而言，檔案庫房需要單獨建設，不與辦公場所混建，要有鐵門、鐵窗、安防、消防器材，要嚴格控制好庫房內的濕度、溫度，對于重要核心檔案庫還應該落實雙人雙鎖制度，嚴格檔案庫室的進出入人員管理，不得單獨進入，不得攜帶具有攝像錄像存儲功能的電子器材進入，必須要由檔案管理人員陪同，并且要做到入庫有登記、出庫有檢查，嚴格做好檔案的靜態、動態安全保密管理。

（四）建立責任追究制度。不難想象，如果對瀆職、失職的行為進行嚴格的問責，無疑能有效約束檔案管理人員，用紀律的武器讓管理人員警醒，不遷就照顧、不助長歪風。每個單位都應結合自身的情況，制定出檔案保密管理的紀律紅線，誰觸碰誰就要受到懲處，將檔案安全與檔案管理人員直接相連，切實降低因失職瀆職造成的損失。

（五）加大檔案利用監督。各類檔案要嚴格按照確定的知悉范圍進行管理。管理中，混亂的借閱秩序一直是檔案管理的薄弱環節。各級檔案管理人員應該對檔案利用的全過程進行監督，從借閱、調閱的權限上、手續上逐一核對，對于無權調閱的應該明確拒絕；對于控制借閱的檔案，要嚴格審核借閱人員的動機，對于不合理合法的要求應當予以說明；對于借閱出去的檔案，要做到不失管不失控，只能在閱讀室使用，確需帶出閱讀室的，都要按照流程和審批權限嚴格辦理，不能因為怕得罪人就隨便簡化程序甚至不走程序。檔案歸還時，要仔細核對原件有無缺頁、損壞，對于惡意損毀、夾帶檔案資料的要立即上報，嚴肅處理。

（六）加快信息化進程。加快檔案管理信息化進程，要從技術和制度兩個層面進行推動。技術層面，要由國家相關部門推出一系列的技術標準、系統參數，使全國信息技術公司能夠有的放矢，朝著一個方向努力，避免空轉消耗。制度層面，要根據信息化的進程，適時提出與發展進程相適應的制度規定，并不斷調整完善，避免因制度過時制約技術層面的發展進步。另外一個方面，各部門要破除利益壁壘，精準發力，共同開發出適用性強的檔案管理系統，檔案管理部門也應該加強學習研究，讓本單位在硬件設施方面盡量符合標準條件，以便更好地與信息系統融合適配。

四、結語

對于檔案保密工作中亟須解決的問題，相關部門應該制定一個統一的標準，對如何提高檔案的安全性需要進行研究。本文從問題切入，談現象、提方法，旨在提升檔案管理人員的保密意識、職業素質，以期對檔案管理工作有所幫助。