信息時代醫院文書檔案的信息化管理探微

文/濰坊市人民醫院 劉洋

在醫院信息化管理中，文書檔案管理工作是醫院管理工作中的重要組成部分，文書檔案記載了醫院工作的方方面面，對醫院的發展歷史具有重要的利用價值。隨著我國進入信息化時代的進程加快，各行各業都在進行信息化建設，因而傳統的醫院文書檔案管理方式已經不適應時代的發展。對文書檔案實行信息化管理，不僅提高了醫院的服務管理水平，還大幅度提高了辦公效率。

一、醫院文書檔案信息化管理存在的問題

在實際工作中，文書檔案信息化管理工作受到主客觀因素的影響，還存在諸多問題，需要對這些問題進行分析，提出有效解決措施。

（一）管理模式相對落后。信息化技術的發展不斷為醫院檔案管理工作提供便利，優化工作效率，但是大部分醫院文書檔案管理工作還是延續傳統的管理模式，沿襲了以往的手工管理模式。這樣的工作方式在一定程度上浪費了人力、物力，對醫院文書檔案管理工作產生了巨大的影響。很多管理工作人員由于一時無法適應信息化管理模式，抑制了信息化管理模式的推廣，加上部分工作人員的計算機水平還有待提高，導致整個工作效率低下。

（二）信息化基礎設施的不完善。在新時期醫療改革背景下，加重了醫療任務，文書檔案管理人員在面對大量信息和文件時會產生懈怠的情緒，檔案管理人員的專業素質不高導致工作效率不高。醫院文書檔案信息化管理工作缺少最基本的網絡設施，系統的安全性較差，導致醫院文書檔案管理工作存在安全隱患問題。工作人員現有的專業技術能力欠缺以及信息系統建立不全面，在工作質量和工作效率雙重影響之下，使得醫院文書檔案管理工作難以順利實施。

二、加強文書檔案信息化管理的重要性

文書檔案管理信息化，不僅能在日常檔案管理工作中減少無謂的人力和物力的消耗，更能提高工作效率，極大地發揮信息化技術在文書檔案管理工作中的重要作用。

（一）有利于對文書檔案進行查缺補漏。在醫院文書檔案管理工作中，傳統的管理方式是對檔案進行立卷管理，在日常管理工作中，需要不斷和文書檔案進行接觸，在一定程度上會對紙質檔案造成磨損和消耗。如果在管理工作中發現檔案有遺漏或不全時，需要對檔案進行拆卷重組，這樣會導致工作任務加重。加強信息化管理，在資料系統中輸入修改程序，可以在現有的工作基礎上保持檔案的完整性和系統性，還可以改善傳統的工作條件，極大程度上提高了工作效率。

（二）有利于保存醫院文件資料。在對醫院文書檔案進行信息化管理時，只要將原始文件進行計算機掃描，這樣在日常管理工作中，使用其原始文件的電子版即可。醫院文書檔案信息化管理能有效地保護好一些珍貴的原始資料，保持原始資料原有的面貌，有利于醫院信息保存的完整性

（三）有利于更準確便捷的查詢資料。利用信息化管理技術對文書檔案進行管理，采用電子目錄對資料進行歸檔管理，為資料的查詢提供了便利的條件。同時，有利于各個科室和部門對資料進行有效查詢，達到資源共享的目的，提高了資源利用率。信息化管理技術，不僅提高了工作效率，加快了查詢速度，在一定程度上還保障了資料的安全性。

三、加強醫院文書檔案信息化管理的建議措施

信息化發展是當今時代發展的必然趨勢，需要積極去適應時代的變化。文書檔案管理是醫院文化建設的基礎，是醫院有序開展醫療工作的重要憑證，做好醫院文書檔案信息化管理工作，是提升醫院綜合水平的保障。

（一）創新醫院文書檔案信息化管理模式。目前，醫院文書檔案信息化管理水平已經不能滿足信息化時代發展的需要，需要引進先進的信息化管理技術，將醫院文書檔案管理與科學技術相結合，創新文書檔案信息化管理模式。工作人員需要自主研發出適合本院實際發展情況的檔案管理技術，提高工作質量和效率。

（二）不斷完善基礎辦公設施。醫院文書檔案信息化管理工作的有效實施依賴于完善的基礎辦公設施，只有這樣，管理人員才能精準地完成每一項任務。利用先進的技術和高級的科學設備，才能提高管理人員的工作效率，不斷完善基礎辦公設施是信息化管理工作的重點，是維護醫院正常工作秩序的保證。

（三）提高文書檔案管理人員的綜合素質。為提高醫院文書檔案信息化管理水平，離不開專業人士的指導和培養。為了適應現代化文書檔案信息化管理的要求，管理人員都要從實際工作出發，不斷加強自身的業務學習能力和工作能力的提高。要積極參加院內組織的業務培訓，豐富專業知識，在實際工作中，要注重同事間的相互交流，創造性開展工作，通過自身業務水平的提高來帶動整個文書檔案管理水平的提高。

四、結束語

綜上所述，醫院文書檔案信息化管理是順應了信息時代發展的要求，醫院在日常管理工作中廣泛運用信息化技術，有利于促進醫院各項工作的健康開展。要推動文書檔案信息化管理水平的提高，管理人員必須不斷提高自身業務素質，熟練掌握檔案處理的方法。通過創新信息化管理模式和完善基礎設施建設，推動醫院各項工作平穩發展。