信息化時代高校年鑒編纂工作研究

文/遼寧建筑職業學院 王丹

編纂高校年鑒是對學校發展情況的真實反映，可以為學校領導層的決策提供文獻支撐，還可以供師生查閱，了解學校發展歷程，對學校的長遠發展具有重要意義。到目前為止，國內已有超過200所高校在進行年鑒編纂工作，但是在信息化的大背景下，高校年鑒的編纂工作還存在著很多問題，本文就如何提高高校年鑒編纂工作質量進行探討。

一、高校年鑒的含義和特點

高校年鑒是逐年編纂出版的記錄上一年學校各項工作重要信息的密集型資料，是學校領導部門領導熟悉本校本部門工作情況歷史面貌及建設發展軌跡的重要渠道及開展工作規劃未來果斷決策的參考書。高校年鑒具有如下特征：

（一）全面性。高校年鑒的全面性體現在其所載內容的豐富性上，包括黨建與管理工作、科研與教學工作、招生與就業工作、師資建設與對外交流工作、重大事件與重大活動等內容。

（二）權威性。高校年鑒的編纂必須要有權威性，這體現在編纂部門的權威性、編纂內容的準確性和客觀性上。權威性的年鑒資料能夠為管理者的決策提供豐富的數據和資料，是實現高校科學化管理的有力支撐。

（三）實用性。信息化時代的高校年鑒實用性更強，能夠為后人提供高校發展的真實歷史記錄，為學校發展提供歷史依據。通過年鑒信息化編寫，能夠方便后人查閱。

（四）編年性。高校年鑒的編寫工作以一年為周期，經過長時間的編寫形成系列性的史冊，全面記錄高校各個方面的事件。

（五）條理性。高校年鑒要對各種雜亂的信息進行分類編寫，形成具有條理性的信息庫供師生查閱。

二、高校年鑒編纂工作存在的問題

（一）信息利用率低。高校年鑒的最主要作用應該是信息查閱，然而很多高校對年鑒編撰的認識還存在問題，認為應該將其作為宣傳工具來使用，無法在年鑒中體現高校的辦學特色和各方面的信息，導致其信息的可利用性下降。

（二）對年鑒編纂工作的重視程度不夠。高校年鑒是記錄學校一年發展的最具權威性的資料，但目前很多高校對年鑒編寫的價值和效益還沒有充足的認識。由于信息化時代下人們對于信息檢索的效率要求提升，紙質的年鑒資料不再利于信息檢索，導致其難以實現應有的價值。

（三）年鑒編纂隊伍不穩定，編纂水平有待提高。高校年鑒的編纂人員流動性很大，高校內一般不安排專門的年鑒編寫工作人員，有的是分配到各學院辦公室編寫，有的由輔導員編寫，導致責任不明確。編纂隊伍的不穩定和不專業，直接導致了年鑒的編纂水平較低，具體體現為年鑒內容寫得像工作總結；資料收集不齊全；行文不規范等。

（四）對年鑒的時效性缺乏重視。年鑒編寫由于需要收集大量的資料，從整理資料到成稿出版需要花費較長的時間，導致年鑒內容的時效性差。

三、信息化時代高校年鑒編纂質量提升策略

（一）加強年鑒編纂的信息化建設。在網絡環境下進行年鑒的編纂：一方面，高校可以開發年鑒編纂軟件，以集成年鑒編纂的資料收集、目錄分類、編寫和審核等功能，大大縮短年鑒的編纂時間；另一方面，高校還可以設計年鑒網頁，既可以節約成本，又可以方便師生進行查詢信息。

（二）調整年鑒內容結構，提高信息利用率。高校年鑒信息化建設的核心就是對信息資源的有效開發和合理利用。要提高信息利用率，就需要優化年鑒的內容結構，規范年鑒編寫體例，突出年鑒的實用性，通過信息化建設來彌補紙質年鑒的局限，擴展年鑒的傳播范圍。

（三）加強領導對年鑒編纂的重視和制度建設。為保證高校年鑒編纂的工作順利開展，高校應逐漸形成由檔案館牽頭、各學院分管的年鑒編纂制度，明確各單位的編纂責任人，做到穩定年鑒編纂隊伍，明確年鑒編纂質量責任制。除此之外，還要將年鑒工作納入各部門的考核之中。

（四）提高年鑒編纂的時效性。提高年鑒編纂的時效性應從以下幾個方面著手：一是設計合理的框架結構，突出年度重點。二是要有豐富的資料匯集，體現全年的各項信息。三是實現信息載體的多元化，加強年鑒編寫的信息化建設。四是體現年鑒的實用性，縮短編寫時長，突出時效性。

四、總結

信息化對高校年鑒編纂來說具有諸多好處，使高校的信息公開工作突破了時間和空間的局限，節約了年鑒編纂工作的成本。盡管高校年鑒編纂工作還存在一些問題，但是仍應看到其良好的發展勢頭。