研究所辦公室管理的有效途徑分析

文/中國科學院東北地理與農(nóng)業(yè)生態(tài)研究所 張玉宏

辦公室是綜合性比較強的事務管理機構(gòu)，在研究所工作管理中，辦公室需要發(fā)揮出上傳下達的橋梁作用，幫助研究所順利地完成各項科研任務，能夠熟悉各種科研項目的研究進度，做好日常工作的時間安排，針對研究所工作中出現(xiàn)的一些問題提供合理的解決方案和解決對策，以人為本，與時俱進，不斷創(chuàng)新研究所辦公室管理的新途徑。

一、研究所辦公室的作用

（一）參謀協(xié)助。在研究所的辦公管理中，辦公室存在的主要作用是能夠幫助上級領(lǐng)導收集并掌握更多的資源信息，相當于給領(lǐng)導起到了出謀劃策的作用，因此研究所中的辦公室人員要具備調(diào)查研究能力，能夠及時發(fā)現(xiàn)一些潛在性的問題，同時對辦公室發(fā)現(xiàn)的問題及時向上級領(lǐng)導匯報，做好研究所辦公室咨詢管理服務，幫助研究所領(lǐng)導根據(jù)現(xiàn)有的發(fā)展狀況，做出下一步工作的準確判斷，能夠制定出一套科學的管理方案。

（二）溝通協(xié)調(diào)。研究所辦公室還起到著協(xié)調(diào)溝通管理的作用，這也是今后研究所辦公室管理中需要注意的地方，辦公室是一個控制性機構(gòu)，需要統(tǒng)籌兼顧各方面的信息，也能對全局展開控制監(jiān)控，對特殊突發(fā)事件進行協(xié)調(diào)處理，同時需要對收集到的資源信息進行整合，起到一個上傳下達的重要作用，要盡量按照規(guī)章流程來辦事，避免在協(xié)調(diào)交流過程中過于隨性與盲目，也要審時度勢，根據(jù)實際情況的變化來調(diào)整研究所工作改革方案。

（三）監(jiān)察督辦。在對研究所各項工作進行有效的落實安排時，辦公室還肩負著一定的監(jiān)督查辦的責任，保證研究所工作可以順利地安排和落實下去，需要辦公室具備嚴謹、務實的工作作風，能夠做好辦公室反饋工作，健全研究所內(nèi)部的監(jiān)察督辦機制，可以把各項工作的責任安排落實到個人，提高辦公室工作人員的責任意識，從而有效地提升研究所的辦公辦事效率，一旦工作中出現(xiàn)任何問題，能夠及時地找到各級相關(guān)負責人來落實和解決。

二、提高研究所辦公室管理水平的有效途徑

（一）加強制度建設。為了能夠有效地提高研究所辦公室的管理水平，促進研究所事業(yè)工作的蓬勃發(fā)展，我們需要進一步加強研究所辦公室的制度建設，也就是通過制度的規(guī)范性來規(guī)范研究所員工的個人行為，正所謂“無規(guī)矩，不成方圓”，可以在辦公室管理中，制定出研究所員工的業(yè)績考核方案，執(zhí)行科學的崗位責任制，嚴格定崗、定位，責任落實到位，對突出貢獻的員工給予獎勵，從而激發(fā)員工的工作積極性，分工到位，各崗位人員各專其行，以人性化的管理要求推動研究所工作的開展。

（二）提升工作人員素質(zhì)。要提高研究所工作人員的專業(yè)素質(zhì)，提高辦公室人員的服務意識，這樣的員工在工作中才能夠積極進取，能夠應對辦公室管理中各種復雜的工作要求，指導員工懂大局，識大體，在日常工作能夠時刻考慮到研究所發(fā)展的集體利益，而不會因為個人的一點蠅頭小利而中飽私囊，謀取私利，要想提高研究所辦公室的綜合管理水平，需要全體員工的共同努力，以真誠務實的態(tài)度工作，以誠實熱情的態(tài)度來提供服務，敢于拼搏，勇于創(chuàng)新，提高工作人員自身的業(yè)務能力水平。

（三）完善辦公室事務管理模式。健全并且完善研究所辦公室的事務管理模式，也是促進研究所辦公室管理的有效途徑之一，需要加強辦公自動化管理變革，提高辦公室工作人員的計算機應用能力和會計電算化管理水平，能夠熟練應用Microsoft Office系列軟件進行文檔編輯，表格繪制和PPT課件的制作，應用Photoshop CS5.0軟件展開圖像處理，進而提升研究所辦公室的工作效率。

（四）促進辦公室同其他部門間的協(xié)調(diào)溝通。在研究所辦公室工作落實的過程中，為了提高辦公室管理水平，還應當能夠促進辦公室和研究所其他部門之間的有效協(xié)調(diào)和溝通，明確上級領(lǐng)導所要傳達的指令思路，在信息要求的同向傳遞中，要盡量取得同級部門的支持和配合，這是因為研究所中很多的工作需要多個部門之間積極協(xié)調(diào)與配合，所以必須要建立一個健全而完善的研究所內(nèi)部協(xié)調(diào)溝通機制，提升研究所各級部門之間的工作凝聚力。

三、結(jié)論

綜上所述，既然我們已經(jīng)意識到了研究所辦公管理的重要性，那么在今后的辦公室管理有效路徑探究中，應當加強研究所的制度建設，提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)，完善辦公室管理模式，進而促進辦公室同其他部門之間的協(xié)調(diào)溝通與配合，希望可以有效提高研究所的辦公管理水平。