從人力資源角度淺析住院醫師規范化培訓檔案管理

文/福建省立醫院 袁靜

在醫師的職業生涯發展過程中，歷經學校教育、住院醫師規范化培訓（以下簡稱“住培”）、獨立執業醫師三大階段。從培訓醫師個人而言，住院醫師規范化培訓作為醫師職業生涯中承上啟下的重要時期，期間培訓檔案構成其職業生涯檔案的重要組成；從醫療機構角度而言，住培檔案的管理也體現了住院醫師規范化培訓的規范度，是醫院人力資源檔案管理的重要構成。本文擬從人力資源角度，就構建和規范住院醫師規范化培訓檔案進行探討。

一、人力資源管理與住培檔案管理

（一）住培醫師檔案具有時效性。通常僅記錄住培醫師三年或更短時間（由國家或各省衛計委對住培時長的規定有所不同）的記錄。

（二）存檔內容不同。住培醫師檔案側重記錄培訓醫師培訓過程，如看診量、手術量、技術操作數量、日常考核等數據。部分醫療機構的住培醫師檔案僅為培訓醫師培訓記錄手冊，缺乏其他信息。

（三）檔案存檔目的和方式不同。人事檔案是對個人職業生涯檔案的管理，檔案保管隨人員的就業地點變更而變更。住培醫師檔案因側重對培訓過程的記錄和存檔，住培醫師檔案通常長期保存在培訓的醫療機構，而不隨住培醫師結束培訓、返回原培訓單位或到其他醫療機構就職而轉移。

（四）檔案保存地點不同。人事檔案通常由人員就職單位人力資源管理部門存檔，保存在專用檔案室。住培醫師檔案通常由住培醫師所在輪轉培訓醫療機構培訓管理部門進行搜集、整理、歸檔與保存，部分醫療機構會將培訓檔案歸置于培訓的專業基地，如醫療機構的內科基地等進行存檔，缺乏人事檔案存檔的嚴謹性。常常缺乏專用的檔案室進行存檔。

二、住院醫師規范化培訓檔案管理認知常見誤區

（一）將住培醫師個人檔案視同培訓登記記錄，缺乏檔案管理概念。無論國家對住院醫師規范化培訓管理的要求，或醫療機構培訓管理經驗，對住培醫師檔案僅限于有記錄即可的狀態，側重于工作量、考核等登記。許多承擔住培工作的醫療機構，制備住培培養手冊，多根據國家制度要求，按照輪轉不同亞專業的方式，記錄住培醫師輪轉情況。住培醫師輪轉出科時，由亞專業基地填寫出科小結意見。住院醫師規范化培訓，多在學校教育畢業后進行，在中級職稱晉升前完成，為期2—3年。培訓時長短，部分醫療機構缺乏檔案管理理念，流于流水賬式文本形態。部分省衛計委或醫療機構已采用電子數據庫替代紙質文本記錄方式，具體內容同紙質材料。采用電子數據庫記錄的，則多不再使用文本記錄和紙質檔案存儲。

（二）缺乏職業生涯規劃與人力資源管理概念。對個人而言，住院醫師規范化培訓僅是其職業生涯的一個段落，時長較短，多在其他有培訓資質的醫療機構進行。培訓部門而言，缺乏對住培醫師的職業生涯規劃和人力資源管理的認知，部分醫療機構視住培醫師為補充勞動力，機械性按照培訓標準進行各亞專業輪轉，對培訓檔案的管理缺乏檔案屬性和人力資源管理結合的意識。

三、住培醫師檔案管理改進策略

（一）一人一檔，強調檔案化管理，而不僅是單獨培訓手冊記錄的留存。從人力資源管理和檔案管理角度出發，將每一名新進的住培醫師獨立建檔，完善其檔案記錄。住培期間檔案因包括：培訓醫師的基礎個人資料（如個人信息、委培單位協議、體檢報告、學歷證學位證復印件等）、培訓期間資料（工作量登記、出科考核、年度考核、輪轉出科小結、教學病例書寫、讀書筆記等資料匯總）、離院資料登記留存、其他（獎懲情況、培訓期間執業醫師證書等復印件留存等）、培訓期間評估等。以此構成對一名住培醫師培訓期間的綜合性檔案管理。

（二）專人管理，專用檔案存儲，強調規范檔案管理。將住培資料視同重要檔案管理，建議由住培管理部門統一歸檔，而不是分散到各專業培訓基地，如內科培訓基地等；應委派專人專職管理住培檔案，做好收集、管理、儲存；設立符合檔案保存要求的檔案室或檔案存儲柜，對培訓資料進行存儲和管理。按檔案管理規定，做好住培醫師資料的相關收集、保存、借閱等手續。

（三）應將住培檔案管理視為人力資源管理的重要組成。

強調檔案與人力資源管理結合，強調職業生涯規劃在檔案中的體現，通過住培檔案的收集、管理，強化住培醫師對自身職業生涯的自我認知和規劃。在住培醫師檔案收集、整理過程中予以引導。如增加培訓期間論文發表情況、課題申報獲批情況、職業表現評估等內容的收集、整理，并作為結業時綜合評估的數據依據。應將檔案管理視為培訓醫師勝任力評估的重要組成，將勝任力導向貫徹到檔案收集、管理中。

四、結論

住院醫師規范化培訓作為醫師職業生涯的一個重要時期和組成，其檔案管理體現了培訓醫師職業能力等特點。其檔案管理，應強化從人力資源管理、職業生涯規劃角度對規范化培訓檔案的管理，而不是單純視為培訓工作量收集；規范專人管理，規范專柜管理，規范檔案管理理念；以檔案管理為契機，引導培訓醫師做好個人職業生涯規劃；以檔案管理體現做好醫師培訓階段的勝任力評估。