芻議如何優化中學人事檔案管理工作

文/山東省煙臺第二中學 戴慧琴

中學是當前我國開展教育的重要場所，其不僅是學生學習的重要區域，更是國家對人才進行培養的主要基地，中學校園的整體師資力量的發展程度和專業化水平等將對教學方法和效果產生直接性影響。而人事檔案管理工作作為對員工工作效率進行提高的重要方式，在當前的中學校園發展中更是有著十分重要的影響和作用。人事檔案在當前學校的人力資源管理工作中有著十分顯著的影響和作用，這項工作的開展對于學校領導對人才的選拔和工作人員職責的劃分都將起到十分重要的引導作用，更是中學開展檔案管理的一項重要依據。所以在全新的社會發展背景下，更應該加強對這項工作的研究，從而實現人事檔案管理工作得到更有效的發展和優化。但是在實際研究中，可以確定，現階段我國中學人事檔案管理工作也存在很多問題，下文就將對當前的問題展開研究，進一步提升這項工作的效率。

一、人事檔案管理工作的主要作用

（一）對于學校工作有著重要影響。學校在實際發展中，可以根據人事檔案的實際情況對當前學校發展實際情況進行掌握，并且也可以有效掌握人事檔案的動態變化，更有效地明確學校發展方向，通過這種情況實現和學校發展目標的有效結合，以便更為準確地進行判斷，進一步判斷教職工今后工作的方向和培養目標。這項工作的開展是對學校內部管理水平進行提升的重要保障和依據，在人事檔案管理工作中通過對教職工作人員工作經歷的記錄，對于更為全面地了解工作人員的工作能力，實現人盡其才將起到十分重要的作用。

（二）對于個人成長的重要作用。人事檔案是一個人身份與學習經歷上的重要證據，這項工作的開展與廣大教職工個人工資待遇和社會保障關系也存在十分緊密的聯系，具備較強的法律作用，也是對人生軌跡進行記錄的重要依據。對于廣大教職人員而言，不管是在進行職位調動還是職稱評定上，都和人事檔案管理工作的開展有著十分密切的聯系。這項工作不僅為個人求學、求職提供了豐富的原始材料，同時更是其個人實際情況的重要數據。所以當前我國中學人事檔案不僅存儲了大量的人力資源信息，同時更成了對人力資源工作進行管理的一項重要載體。這項工作的開展也為今后學校的人才選用和考核發揮了更為積極的影響。但是當前學校的人事檔案管理工作往往只單純地發揮著資料的保管作用，無法實現對其他工作價值的有效發揮。所以在實際工作研究中，發現當前中學的人事檔案管理工作存在較為顯著的問題，一些問題甚至出現了嚴重的管理缺失性問題。

二、當前學校人事檔案管理工作的主要問題

（一）硬件設備不達標。當前很多中學都比較關注學生的成績和學校的綜合發展，但是卻在很大程度上忽視了人事檔案管理工作，甚至將檔案放在一個不具備基本保管條件的房間內。一些學校雖然也建立了相應的檔案室，但是最多只是文件柜的數量增多而已。學校對于檔案室的位置、采光、通風程度等問題并沒有引起關注。甚至很多檔案室都是學校多年不用的閑置庫房，更無法對其繼續進行有效的檔案管理。此外也沒能對檔案進行明確分類，很容易出現人事檔案材料的不完善性，同時也將對資料內容造成十分不利的影響。人事檔案只是對職工履歷和學習的相關材料，但是在檔案中對于心理素質和技術特長的記錄相對比較少，甚至在對檔案鑒定的評述環節中也存在雷同性。所以，認識檔案管理工作在實際應用中并不能對廣大人才的選拔進行滿足。此外，歸檔工作存在不及時性。廣大教職工在學習和工作上的轉變導致已經不能對教職工信息進行及時完善和補充，在歸檔材料上必然會存在不規范性，一些資料甚至沒經過相關部門的審查就被保存，這種問題的出現使得材料信息的真實性很難得到保障。

（二）管理機制相對比較落后。從當前我國這項工作的實際發展水平上看，大多數學校對于人事檔案管理工作并沒能進行統一管理。從當前的工作性質而言，一個人的檔案資料有的會被記錄在財會部門，有的會被記錄在教務處，還有人事部門，出現了檔案的多部門管理問題，這種分散化的管理，無法實現對信息的及時和有效獲取，甚至還很容易造成信息的丟失。由于這項工作無法滿足時代發展對檔案管理工作的基本要求，所以很容易出現對人力資源的浪費。

三、對中學人事檔案管理提出的相應對策

（一）對人事檔案管理水平進行提升。當前很多中學在進行人事檔案工作的硬件和軟件設施上都存在一些問題，所以可以從兩個環節對問題進行改進：首先，就是硬件工作中，中學的人事部門可以對學校申請的專用資金進行有效應用，從而對當前我國中學檔案管理工作中的現有硬件設施進行完善。在此環節，也可以在不具備專門精力的檔案管理工作背景下，相應聘請外部工作人員，以便加強對這些檔案的有效整理，通過這種方式更好地滿足學校發展對于檔案管理工作的基本需求。在軟件的設置環節中，中學人事管理部門也要加強對當前先進技術的應用，比如借助云儲存技術進行對檔案管理工作的有效整理。在此環節中還可以借助云存儲技術實現中學檔案管理平臺的發展，充分落實數據備份或是進行更有效的信息共享。

（二）對檔案管理工作人員的自身素質進行提升。由于人事檔案工作屬于一項政策性和專業性較強的工作，并且由于其保密性和服務性比較強，所以學校也要求廣大檔案管理人員充分提升自身的政治素質，確保自身事業心和責任意識的全面提升。此外，檔案管理工作人員也要成為既懂得專業知識，又具備較強計算機水平的全面性人才。之前我國的檔案管理工作大多都是由手工完成的，出現泄密的可能性不大，但是當前網絡信息化發展給人力資源帶來便利性的同時，也使得檔案管理工作出現了一定的問題，比如安全性受到了威脅。特別是電腦病毒和黑客的惡意攻擊，更是會造成這項工作安全性的降低。所以這也要求檔案管理工作人員不僅需要具備相應的專業知識，更要掌握基本的網絡安全基本防護知識，避免出現泄密問題。

（三）實現人事檔案的電子化管理。在對這項工作進行管理的環節中，應逐漸將工作的重心放在信息化管理上。當前我國的人事檔案管理工作中仍然存在手工管理的問題，這對于人事檔案管理工作效率的提升必然會造成十分不利的影響。信息化的電子人事檔案管理工作，只要將相應的個人信息進行記錄，就可以進行有效的分類，這種手段不僅可以在很大程度上實現對工作效率的提升，同時對于成本的控制也將起到十分顯著的作用。此外，學校員工在進行采集的環節中，也可以自行參與到信息填報工作中，更有效地開展自主服務，這樣對于信息方式轉變也將提供十分積極的影響。不僅實現了對辦事效率的提升，同時還實現了無紙化閱讀的基本目標。

四、結束語

綜上所述，在當前我國的社會發展中，人事檔案管理工作要想獲取更大的進步與發展，就更應該加強對時代的適應，從而實現對工作的有效優化。中學校園的整體師資力量的發展程度和專業化水平等將對教學方法和效果產生直接性影響。而人事檔案在當前學校的人力資源管理工作中有著十分顯著的影響和作用，這項工作的開展對于學校對人才的選拔和工作人員職責的劃分都將起到十分重要的引導作用，更是中學開展檔案管理的一項重要依據。因此希望通過本文的研究，學校也能充分加強對人事檔案管理的重視程度，并不斷改進當前工作中的問題，更有效地實現工作質量和效率的全面提升。