淺析信息時代檔案管理工作的創新

文/山東省寧陽縣華豐鎮組織室 李鵬

檔案管理工作，就是運用信息技術對檔案中的信息資源進行接收、采集、保存等，并提供檔案信息資源利用服務的過程。如今信息的多樣化、信息的科技化需要我們在檔案管理工作中進行創新，想要更好地完成創新工作，需要了解其中的問題，也要想辦法去解決這些問題。

一、信息時代檔案管理工作的特點

信息時代，檔案管理工作的創新具有很多的特點，讓信息時代的檔案管理工作可以順利地進行下去，所以，接下來就談談信息時代檔案管理工作的特點。

（一）信息時代檔案管理工作必須遵循檔案管理行政部門制定的法律法規和相關政策。檔案關系著一個人的信息，如果這些信息沒有受到法律的保護，被自己公司的管理者隨意使用，就會泄露個人信息，讓工作人員面臨很多的問題，比如自己身份證號碼泄露，就會導致工作人員的工資卡出現被別人盜用的現象。所以，在信息時代，檔案管理工作必須要遵守檔案管理行政部門的法律法規，讓檔案管理工作可以更好地保護人們的信息。

（二）信息時代檔案管理的表現形式由傳統的實物存檔轉變為電子檔案，信息化管理的標志就是存檔載體由實物向電子的轉變。20世紀的檔案儲存的辦法就是用紙質的進行記錄，這樣，就會很容易被破壞掉，并且還可以隨意更改，讓個人的信息變得不真實。所以，現在是信息時代，這個時代的檔案管理工作就是讓實物的檔案變成電子的檔案，這樣，就可以讓政府更好地對工作人員的檔案進行管理。

（三）提高了檔案管理的工作效率。檔案管理工作利用現代化的信息管理模式，可以讓檔案更加容易地被管理，也就是說，在這個方面，可以提高檔案管理的工作效率。

二、在信息時代檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理工作理念較為滯后。檔案管理在以前的目的就是有一個，就是用來保存，沒有利用保存下來的檔案，讓檔案可以體現自己的價值。如今這個時代，需要的是信息化的教育，也就是說，當檔案放到了管理者的手中的時候，他們應該可以從中觀察到工作人員的性格特點，讓他們在工作中可以物盡其用，檔案管理工作理念的落后，導致檔案工作沒有受到重視。

（二）創新力度不夠，檔案管理工作還是用原來的形式進行管理。在如今這個時代，紙質的檔案已經很少看到了，信息時代，用的檔案管理方式都是電子的。電子檔案也存在很大的問題，就是在信息時代，檔案管理工作的創新力度不夠，無法起到一定的作用，這樣，就限制了檔案管理工作的發展。

（三）管理者素質和能力存在很大的問題。在信息時代，需要的是大量的人才，如果人才不到位，就無法進行很多的工作，在檔案管理工作中，管理者的素質存在著很大的問題，他們的能力不夠，不知道檔案應該如何利用，素質低下，隨意把他人的資料給不相關的人去看，這樣，就泄露了其他人的信息，對工作人員來說，是非常錯誤的。

三、針對在信息時代檔案管理工作創新方面存在的問題，應該要采取的措施

（一）培養管理者的能力和提升他們的素質。信息時代檔案管理工作并非每個人都可以勝任，一定要考察管理者的素質，看他們是不是以管好別人的個人信息為己任，不泄露他人的信息，如果一旦發現這些問題，就要解雇他們。管理者原來只需要記錄檔案，但是如今是信息的時代，他們需要更多的能力去管理別人的信息，以便讓別人更好地工作，更放心地把自己的個人信息交給管理者。

（二）創新檔案管理工作的優化服務。構建統一的網絡服務平臺，就能實現資源的利用不受時空的限制，不管何時何地都能通過相關驗證信息對檔案資源進行提取查詢。構建好了網絡服務平臺，就要對電子檔案資料進行自動化管理，即電子資料的自動化上傳和整理。這樣，在創新檔案管理工作的過程中，就可以讓每個人輕易地查到自己的個人信息，一旦發現不對的地方，就可以舉報給相關部門，讓他們去調查出現的問題，并且可以針對這些問題，采取一定的措施。檔案管理工作非常重要，尤其是對于現在這個信息化的時代，在檔案管理工作創新的過程中，一定要引起政府的重視，避免出現一些問題。在信息技術發展的今天，檔案管理工作要適應新形勢，推動檔案管理工作的升級。