關于高校辦公室秘書溝通能力的多維解析

文/鹽城師范學院 吳碧玉；鹽城市政府督查室 田夏

高校是前沿知識密集、科技人才薈萃之地，高校辦公室是高校的綜合協調樞紐，在高校提升辦學質量、深化綜合改革、推進高質量內涵發展中發揮著重要的作用。高校辦公室秘書作為辦公室的具體工作人員，承擔著上傳下達、溝通各方、協同辦公的責任。隨著高校改革的深度推進，對秘書工作中的溝通協調能力的要求越來越高。

一、以積極的態度和有效的方式打開與各方溝通的通關密碼

高校辦公室秘書的重要任務就是為學校領導、教職工以及各職能處室服務，在服務過程中不可避免地要與不同的人和機構打交道，那么分清不同的交流對象、掌握溝通的時機和技巧、開展不同方式的積極有效的溝通，才能處理好上級主管部門、上級領導、部門之間、同事之間的各種關系，從而提高工作效率，完成辦公室綜合協調工作任務。

（一）與領導溝通：尊重理解，簡明高效。作為高校領導的工作助手，首先，要長期養成學習、理解、領會領導的工作思路和工作方法的習慣，凡事盡量準確地從領導的角度去思考問題，不斷提高思維水平，提升發現問題的敏銳性和思考問題的全局性，始終與領導的思想保持高度的一致。其次，高校辦公室工作紛繁復雜，在與領導匯報、交流時，要突出重點，把握住匯報事項的重點信息，簡明扼要地反饋領導最需要的信息，為領導及時作出決策提供真實有效的第一手資料。再次，要準確理解領導的決策意圖和內容，將領導對工作的指導要領及時準確地傳達給相關的職能部門和工作人員，并將跟蹤了解到的工作進展情況適時向領導反映，同時做好應急應變的準備，從而真正意義上完成“上傳下達”的任務。

（二）與同事溝通：熱情真誠，虛心周到。高校辦公室秘書不僅是領導的參謀助手，更是聯系師生的紐帶。要始終樹立為師生服務的理念，把廣大師生的要求和利益放在首位。廣大教職工戰斗在教學、科研、后勤一線，勤勤懇懇、兢兢業業，在與他們交流溝通時，要熱情真誠，多理解、多幫忙；對他們反映的問題要及時辦理，不推諉、不滯留。在工作和生活中主動、周到地為他們排憂解難；在任務合作中，要謙虛配合，認真聽取他們的意見和建議，并及時匯報、推廣；對他們高尚的敬業精神，踏實務實的工作作風不吝贊美，與廣大教職工同志建立良好的合作關系。

（三）與職能部門溝通：服務定位，及時反饋。高校管理工作開展得順利與否，某種程度上取決于各個職能部門的配合度，為了提高學校綜合管理工作的效率，在與各部門溝通交流合作中，一要明確服務定位，在與各部門領導、員工進行工作交流時，切忌以校領導代言人自居，一定要充分體現對他們的尊重，消除有可能出現的排斥心理，建立良好的互動關系。二是準確送達領導意圖，實時匯報職能部門工作進程，讓領導及時把控全局，進行準確的判斷和決策，從而保證工作全面協調、健康有序地發展。三是主動創新溝通合作方式，要避免慣性思維、因循守舊，不能死守不適宜的溝通方式和工作方法，及時改變效率低下的溝通方式和工作方法，優化工作流程，提高工作效率，在不斷創新和自我更新的過程中提升綜合素質和業務能力。

二、以領導的信任和群眾的支持構建關于溝通效果的評價標準

不斷地總結經驗與不足是做好辦公室秘書工作的重要方法。要把領導對階段工作的評價和群眾的滿意度分析作為衡量自己工作效果的標尺，在實踐中揚長避短，總結提升。

（一）信任度——溝通工作的潤滑劑。信任，是基于相信某人在某些方面具有相應的執行能力和品格素質的一種托付。從某種程度上可以說，秘書是離領導最近的工作人員，領導的意圖、指令要靠秘書人員傳達和體現。領導對秘書的信任度越高，就說明秘書的溝通能力越扎實，溝通環境越優良，溝通空間更大，能夠形成良性互動和良性循環。有了領導的信任，工作起來就能輕松自如、游刃有余，就會在忙碌的工作中發現快樂，在瑣碎的雜事中找到成就感。因此，堅持尊重為先、創新為重、務實為本顯得尤為重要，用無言的忠誠和優質的服務去贏得領導的信任。

（二）支持度——溝通工作的助推劑。一線教職員工和各職能部門也是辦公室的服務對象，是辦公室工作的最終落腳點。首先要做到積極聯系、溝通密切、服務到位。根據校領導的指示精神，努力為各職能部門排除障礙，為教職員工排憂解難，用真心真情取得認同、贏得支持、獲得尊重。其次要明確服務人員的定位，放下身段，用心傾聽。問政于民、問計于民、問需于民，杜絕粗暴簡單的“衙門”作風。嚴格按照學校規章制度辦事，耐心向辦事師生講解辦事流程，實事求是，周到仔細，定會得到師生的理解和支持。

三、以素養的修煉和技巧的創新作為提升溝通能力的基本途徑

（一）甘于奉獻，吃苦耐勞。一是耐得住寂寞。靜下心來，把身邊的喧鬧、誘惑、干擾關在門外，潛心思考，專心調研，寫出高質量的稿子，做成高效率的事情。二是經得起辛勞。辦公室秘書的工作繁雜，責任重大，要求高，講速度，因此要吃得了加班熬夜的苦，經得住高效運轉的難。當然，這些繁瑣復雜的事務也是鍛煉和培養任勞任怨、樂于奉獻精神的“磨刀石”。

（二）注重禮儀，善于傾聽。辦公室是高校的窗口單位，秘書要格外注重自身的形象建設。端莊大方、穩重得體的服飾，既能恰到好處地表現身份、地位，還能增加工作伙伴的信任度和好感度；語氣平緩、面帶微笑，既能縮短與溝通者的心理距離，還能顯示一個人強烈的職業精神和修養，增強溝通的實效。孔子有云：“君子敬而無失，與人恭而有禮，四海之內皆兄弟也?！备咝У墓ぷ鞣绞酵⒃谌伺c人之間的相互尊重和相互理解之上，秘書人員要善于傾聽，客觀辯證，既能站在對方的觀點看問題，避免主觀臆斷，找到最合適的解決辦法，還能體現一個人的定力和禮敬。

（三）重視細節，善擇時機。辦公室工作，集綜合性、廣泛性、從屬性、服務性、瑣碎性于一體，是一個個細節將這些屬性串聯起來的。因此，在每次工作溝通中，一定要從細微處出發，捕捉領導的真正意圖，把握問題的關鍵所在，確立工作的重點步驟。大事細辦、輕事重辦，從嚴要求、從優服務，不斷培養一絲不茍、精益求精的工作習慣。另外，溝通時機的選擇也很重要。巧妙把握時間節點，用心選擇溝通的地點，細心觀察溝通對象的心情，能大幅提高溝通效率。時機的選擇是一種“技術活”和“閱歷活”。察言觀色、善解人意，明白問題的輕重緩急、通曉事件的背景原則，需要我們在工作中用心體會，不斷總結。

（四）疏通渠道，建立網絡。疏通工作系統中的各個渠道，建立有效的信息溝通網絡，是高校辦公室秘書必修的一門功課，是各項工作順利開展必要保證。一是疏通自上而下的“中心工作渠”，將領導的工作思路詳細、準確地向相關職能部門傳達和宣傳，取得廣泛的理解、支持。二是疏通自下而上的“群眾言論渠”，把師生熱議動態、意見建議、工作要求、生活需求等及時反饋給領導，讓政策的制定更加具有針對性，更貼近實際，更尊重民意，并推動好的政策落實落地，不斷增強師生的獲得感和幸福感。三是疏通縱橫交錯的“常規工作渠”，常規工作周而復始，平凡瑣碎，紛繁復雜，但任何疏忽，都會使整個學校的工作運轉失靈，因此，辦公室秘書要在溝通過程中注意細節管理，及時收集工作信息，面上發布、點上跟進，分析總結，及時匯報工作推進情況。