事業單位人事檔案管理的思考

文/青島市李滄區婦幼保健計劃生育服務中心 王慧

隨著當今世界經濟的發展和科技的進步，我國的事業單位也和過去有一些不同。人事檔案主要就是事業單位對員工的信息進行統一管理，這一項工作實際上是非常重要的，人的管理過程中很多信息的來源就在于此，這個工作中的主體是檔案，檔案能夠非常真實地反映個人信息、家庭成員、社會關系、工作經歷、學習經歷，可以從檔案中看到個人的品德素質以及過去的表現，這些資料是非常重要的，其參考價值是非常高的。隨著時代的變革，在現在的社會中，對于人事檔案管理應該有一些新的方式，要做到與時俱進。

一、事業單位人事檔案管理工作的重要性

第一，在事業單位人事檔案管理工作中，事業單位內部人員的所有信息都應該被管理部門了解，人員崗位發生變動的時候，檔案資料也要及時跟進。

第二，通過人事檔案，事業單位可以對應聘人員有一個比較充分的了解，這些資料是對一個單位選拔內部人員的有效的參考標準。在這些資料中，可以非常明顯地看到事業單位工作人員的學習經歷、工作經歷、基本信息等，根據掌握的信息，可以推斷出應聘人員的工作能力、人品和德行，這對于單位的人事補給和信息調控提供相關參考標準。

二、事業單位人事檔案管理工作中的現狀和問題

很多從事檔案管理工作的人員，對于人事檔案管理工作不夠重視，覺得這個工作隨隨便便就能做好，是非常簡單的，甚至有人會覺得這是一個養老的工作，很清閑。這些人員非常不重視這項工作，這就使得事業單位人事檔案管理工作有很多的問題，會走很多彎路。

領導對于人事檔案管理工作非常不重視，很多領導把關注點都放在了業績之上，認為工作的業績才是最重要的，只有做好了業績，做出了成果，才是真的有貢獻，對于人事檔案管理工作，領導會覺得不是本職工作，很多領導會認為這項工作就是對檔案進行保管，只要不丟失就行了，這樣的想法其實是非常不可取的，會使得事業單位人事檔案管理工作變得很困難。

很多單位的檔案管理方式還是比較傳統，對于現代化的科技并未大規模使用，在管理中，一般沒有專門的事業單位人事檔案管理軟件，都是用人工在登記，這就會容易出現信息登記誤差、資料大量堆積，事業單位人事檔案管理工作人員使用手工對檔案進行分類、編輯、保存，非常容易出現錯誤，工作人員也很累，這樣的方式是有很多缺陷的。如果需要對事業單位人事檔案進行排查，這就會加大工作量，如果使用現代化科技，使用電子方式管理，那效果一定非常好，對于現在的情況一定有所改善。

三、事業單位人事檔案管理工作的對策

事業單位人事檔案管理工作應該是一項非常專業、具有很強的機密性的工作。從人員配比來考慮，事業單位人事檔案管理工作人員應該受到專門的培訓，使用專業的人才，不能由其他工作人員來兼任事業單位人事檔案管理工作，因為這些兼職人員的能力有限，精力也有限，沒有做過相關工作就會使得業務不熟練，對于工作做起來就顯得非常業余。人事檔案應放置在專門的檔案管理室，不能由辦公室來兼任。

事業單位人事檔案管理工作的人員應該在內心意識到事業單位人事檔案管理的重要性，相關領導應該明確向有關工作人員進行宣傳，告知他們這項工作的重要性，讓工作人員能夠真正地從頭腦中對每一份檔案高度負責。因為，只有管理好了檔案，才能掌握人才，只有抓住了人才，才能推動事業單位的發展。

事業單位人事檔案管理部門應該與時俱進，緊跟科技的步伐，選擇合適的軟件和技術引入事業單位檔案管理工作之中，讓事業單位人事檔案管理工作能夠高效率和高準確率地完成，同時也要保障信息的安全。

事業單位應該對人事檔案管理工作人員進行相關的培訓，使其具備相關的專業素養，成為一個專業的人才，不斷對這些工作人員進行充電學習，在現在科技高度發達的社會中，想要不被社會淘汰，必須要不斷地學習，保持“饑餓”的狀態。

總的來說，單位的人事檔案管理工作必須要受到領導的重視，對于檔案管理中出現的不重視現象，硬件科技落后、工作人員的專業素質比較差等情況，應該找到相關的針對措施，只有這樣，才能讓社會經濟得到長足的發展。