人事檔案管理存在的問題與對策

文/山東省平原縣人力資源和社會保障局 于富龍

人事檔案是反映每個社會人在學習、工作、獎懲以及品德表現等方面的一種記錄。它不僅與員工的職務、職稱、政治面貌、工齡、戶口等密切相關，而且還與各種保險、養老與醫療等國家福利待遇和保障等息息相關，因此人事檔案管理具有十分重要的意義。本文就目前檔案管理存在的問題以及相關對策進行了探討。

一、人事檔案管理存在的問題

（一）檔案管理人員的責任意識不足。檔案管理人員的責任意識直接關系到檔案管理工作的質量與效率。檔案管理人員的責任意識不夠，則檔案管理工作就會有很多疏漏。比如可能會出現檔案信息填寫錯誤、檔案損壞或遺失等情況。有些單位領導對于檔案管理工作的重視程度不夠，導致有些部門單位缺乏完善的檔案管理系統。此外，很多檔案管理人員對于檔案重要性的認識比較淡薄，認為不是自己的檔案，和自己沒有太大的關系，出現點錯誤也無關緊要。在管理檔案過程中從來都是漫不經心，粗心大意，在檔案錄入的過程中產生了各種各樣錯誤，直接導致了檔案管理工作的混亂。

（二）檔案管理人員專業素質有待提高。提高檔案管理人員的專業素質對于檔案管理工作是十分重要的，但目前檔案管理人員的專業技能不足，有待進一步提高。一些管理人員并沒有接受過專業的技能培訓，缺少檔案管理的專業知識。此外，許多檔案管理人員的專業與檔案管理無關，他們甚至是未經考核就直接上崗工作，幾乎不了解檔案管理的專業知識，因此不能對檔案進行科學系統的管理，從而導致了檔案管理操作不嚴謹、不標準以及材料的歸納與整理混亂等等。有些事業單位甚至根本沒有專門的檔案管理隊伍，經常由其他工作人員來兼職檔案管理工作，這直接導致了檔案管理的非專業性。

（三）軟硬件設施有待更新與完善，信息化程度有待提高。部分事業單位檔案管理經費投入有限，從而導致了檔案室建設無法達到應有的標準。一些檔案室十分簡陋、面積小、安全性差、配套和保護設施均不到位。有些檔案室較為潮濕，使得檔案材料字跡變得模糊不清甚至破損，影響正常使用，給檔案擁有人帶來了諸多不便。還有些檔案室缺少防火防盜設施，一旦發生火災或者檔案被盜，損失將十分慘重。此外，人事檔案信息化程度有待進一步提升。需要將檔案管理與現代化科技結合起來，實現人事檔案的信息化管理，淘汰落后的手工操作的檔案管理方法，加強檔案管理信息平臺建設、軟硬件開發與維護，提高檔案管理人員的計算機水平，加強管理人員的培訓力度，從而提高檔案管理的質量與效率。

二、解決人事檔案管理問題的對策

（一）提高檔案管理人員的責任意識。責任意識是做好檔案管理工作的前提，如果檔案管理人員沒有責任意識，則檔案管理工作就會變得雜亂無序。首先，提高檔案管理人員的責任意識，明確檔案管理工作的重要性，才能較好地完成工作。尤其重視培養檔案管理人員對于檔案管理工作的興趣，只有這樣才能提高檔案管理人員的主觀能動性，發揮其最大潛能，將檔案管理工作做好。此外，加強單位領導對檔案管理工作的重視程度，將檔案管理工作列為績效考核的目標之一。最后，開展常規檢查與監督，建立完善的考核與獎懲制度，以此來激發檔案管理人員的積極性與主觀能動性，讓檔案管理工作能夠更好地開展。

（二）加強檔案管理人員的專業素質訓練。人事檔案管理工作需要具備一定的專業素質，只有具有專業素質的檔案管理人員才能高效高質量地完成檔案管理工作。可通過以下幾點措施來提高檔案管理人員的專業技能水平：1.盡量選用專業人員從事檔案管理工作，并定期開展技能培訓。2.通過進修、訪問、參觀與考察等多種形式來強化檔案管理人員的專業理論知識，增強檔案管理人員的實踐操作能力。3.不斷學習先進的管理技術與理念，改變落后的觀念與思路。4.吸納優秀的專業人才，逐步提高檔案管理人員的業務水平與工作能力，從而提高檔案管理的整體水平。

（三）完善軟硬件設施，實現檔案的信息化管理。充分利用現代科技設備，完善軟硬件設施，建立信息化管理系統。可以從以下幾個方面進行投入：1.加大資金投入。軟硬件設施的改善離不開資金的投入，一旦資金不到位，硬軟件設備的維護與更新就跟不上，于是就不能實現真正意義上的信息化管理。2.保障信息化管理系統的安全運營，建立完善的安全保障體系，比如建立防火墻，保障檔案信息資源的安全。3.加強對管理人員計算機操作技能的培訓，使其計算機操作技能能夠很好地勝任檔案管理工作。

三、結束語

綜上所述，在人事檔案管理過程中還存在一些問題。檔案管理人員的責任意識薄弱、專業素質欠缺，檔案管理的信息化程度不高等。這些問題的存在嚴重影響檔案管理的現代化、科學化與規范化。因此需要進一步提高檔案管理人員的責任意識、加強專業培訓以及建立完善的信息化管理系統，從而確保檔案管理工作的高效高質量穩定運行。