醫院聲像檔案管理的問題及對策

文/哈勵遜國際和平醫院 張秀榮

醫院聲像檔案主要指的是醫院在運行過程中，通過記錄手段形成的具有保存價值的聲像、照片、錄音、幻燈片等各種形式的載體，通常情況下由兩大類構成：其中一類是在醫院管理活動之中所形成的。而另一類則是在醫療科研工作之中所形成的。醫院聲像檔案直接記錄了醫院發展歷史，是十分珍貴的資料，可是在社會不斷發展的過程中，電子技術廣泛應用，這個時候醫院聲像檔案管理工作也存在越來越多的問題，嚴重降低了醫院聲像檔案管理工作質量。

一、醫院聲像檔案管理存在的問題

（一）收集不夠全面。在社會不斷發展的過程中，數碼技術以及設備也在不斷地普及，這也促使醫院工作過程中所產生的影像資料以及照片數量在不斷地增加，可是這些資料卻大多是存放在個人手里，并沒有形成公共的檔案資源。就目前很多醫院部門科室發展情況來看，大多擁有相應的音像數碼設備，而且不僅僅是專注于聲像檔案這一方面，在進行部門宣傳、各種會議、大型手術等方面都會應用到，在這種自行錄像攝影情況普遍的現象下，醫院聲像檔案收集也就變得越發的難以控制，不能全面對其進行收集，在這種情況下也就很容易出現醫院聲像檔案收集不夠全面、經常會出現失控以及流失等問題。

（二）記錄的檔案不夠完整。就醫院聲像檔案管理問題來看，記錄的檔案不夠完整也是較為顯著的一個問題。很多醫院在發展過程中對各種會議、大型手術等多方面進行了記錄，可是因為在記錄過程中使用了各種載體形式，這也促使醫院聲像檔案制作變得越發的不完整，而這對于醫院檔案管理工作的開展也會造成不良影響。

（三）歸檔管理不夠規范。就醫院聲像檔案管理問題來看，除了上述兩點之外，歸檔管理工作也不夠規范，沒有真正將歸檔制度落到實處?，F如今很多醫院在進行醫院聲像檔案管理的過程中，其檔案大多是散放在聲像制作部門、宣傳部門等科室之中，并沒有對所有的醫院聲像檔案進行集中管理，很多聲像檔案都不能及時地進行歸檔，長時間下去也就很難理清那一堆醫院聲像檔案是什么，有時候甚至還會出現損壞、丟失等現象，進而也就嚴重降低了醫院聲像檔案管理工作質量。

二、醫院聲像檔案管理完善的措施

（一）做好醫院聲像檔案收集工作。要想真正做好醫院聲像檔案管理工作，首先一定要做好收集工作，對檔案收集范圍進行明確，具體而言，在進行檔案收集的過程中，可以將所有檔案進行分類，像是公務照片、珍貴歷史照片、醫療業務照片，與醫療教學或者是科研成果有關的照片、重大活動類、工會組織的各類活動等等，通過這種分類的方式來對醫院聲像檔案收集進行規范和明確，這樣就能促進這一項工作的有序實施，真正解決醫院聲像檔案收集不夠全面這一問題。

（二）對醫院聲像檔案整理、編目進行規范。要想真正做好醫院聲像檔案管理工作，還需要有效地保證醫院聲像檔案制作齊全性，對醫院聲像檔案整理、編目等工作進行規范。首先，醫院可以安排專門負責拍照的技術人員擔任醫院聲像檔案管理工作，讓其在日常工作過程中經常進出科室，及時掌握不同科室情況，做好拍攝存檔工作。其次，在對大型重要活動進行存檔的過程中，工作人員一定要在之前做好詳細的攝影計劃，在結束活動之后還應該要及時將所收集到的錄像、照片等聲像資料移交給專門的檔案管理人員。最后，檔案管理人員需要確保醫院聲像檔案管理的規范性，做好分類、編目等工作，而且在管理過程中還需要留有底片、正片以及文字說明，以此來發揮出檔案的價值。

（三）對醫院聲像檔案進行統一集中管理。要想真正做好醫院聲像檔案管理工作，醫院在發展過程中還需要就這一工作加強制度規章建設，通過有效的規章制度來促進醫院聲像檔案管理工作質量，然后再制定出統一集中管理方案，通過這一方式來避免出現檔案分散流失現象。在進行集中管理的過程中，管理人員需要對檔案借閱、日常管理等多方面進行規定，最好是借助于信息技術構建出統一的管理數據庫，這樣就能更好地應用這些資料。除此之外，在管理過程中還需要在規章制度中指出，不允許任何人將醫院聲像檔案據為己有，如果醫院聲像檔案管理人員發生移交或者是崗位變動的時候，也需要按照相關制度來做好辦理移交手續，這樣才能避免醫院聲像檔案出現流失等問題。

（四）加強各部門之間的合作管理。要想真正做好醫院聲像檔案管理工作，除了上述幾點之外，醫院聲像檔案管理工作人員還需要加強和各個部門之間的合作交流，通過不同部門之間的配合來進一步促進醫院聲像檔案管理工作質量的提升。具體而言，不管醫院任何部門或者是科室舉行重大活動或者是會議，檔案管理人員一定要全程參與其中，做好拍照、攝影、存檔，這樣才能真正確保醫院聲像檔案的完整性。

三、結語

綜上所述，醫院聲像檔案可以說是醫院發展的見證，通過聲像檔案我們不僅能夠回顧醫院發展歷史，還能由此而得到反饋信息，以此來進一步促進醫院發展與進步。為此，醫院在運行過程中，一定要加強對醫院聲像檔案的管理。