探討醫院檔案的社會效益與經濟效益

文/山東省滕州市財貿醫院 謝鋒

醫院檔案中含有非常重要的信息資源，促進了醫院管理、醫學研究以及醫療診斷等多個方面的進步。醫院檔案自身具有特殊性，其能夠滿足相關機構的需求，同時自身還具有一定的價值，對醫院檔案進行合理開發與利用，就會產生各種相關的社會效益與經濟效益。由于我國醫療衛生事業改革逐漸推進，加上醫院自身處于轉型改革的重要時間段，以及產生的各種醫患矛盾，這對醫院的發展提供機遇的同時，也給醫院帶來了更大的挑戰。山東省檔案管理工作整體處于較高水平，財貿醫院是一所綜合性一級甲等醫院，二級肛腸專科醫院，山東省千佛山醫院全面合作醫院，山東省肛腸病醫院滕州市分院，主要服務于廣大城鄉患者。通過加強醫院檔案管理，能夠促進其信息資源不斷地開發和利用，繼而提高醫院檔案的社會效益，產生一定的經濟效益，這對與促進醫院持續健康發展具有十分重要的意義。

一、確保實現醫院檔案社會效益與經濟效益的原則

為了有效地實現醫院檔案社會效益與經濟效益，確保醫院檔案資源得到合理有效的開發與利用，為相關人員提供優質的信息服務，需要醫院檔案相關人員做到：保證檔案資料的完整性。醫院檔案指的是醫院在日常經營活動中產生的具有一定的相關價值的數據、憑證、影像、圖片以及其他輔助資料等。保證資料的完整性就是指最大程度地提高醫院存檔率，盡可能地避免數據缺失、憑證丟失等情況。醫院檔案資料的完整性得到保障，才能讓醫院整個檔案信息資源更加完善，才能將醫院進行相關經營活動的具體情況充分反映出來，更好地滿足檔案信息資源使用人員的需求。確保檔案信息具有真實性，指的就是保證醫院檔案信息資源具有真實性，防止出現對資料進行涂改、數據訛誤等現象。醫院檔案管理中最重要的就是確保檔案資料的真實性，只有在檔案資料的真實性得到保障的情況下，其才具有利用的價值，才能充分體現出醫院檔案管理工作的真正意義。所以，醫院檔案管理的社會效益和經濟效益要想實現，就需要相關的檔案管理部門嚴格遵守真實性的原則。確保檔案信息使用便捷。其主要體現在對醫院檔案資料能夠方便快捷地利用。醫院檔案信息存在的根本目的就是使用，不論檔案信息自身的價值如何，如不利用而束之高閣，會失去醫院檔案資料的社會效益與利用效益，更不會產生經濟效益。因此，需要不斷地對醫院檔案管理進行優化，使其利用效率不斷提升。

二、實現醫院檔案社會效益與經濟效益的特征

（一）間接性。對檔案管理工作投資產生的收益主要體現在檔案利用人員身上，檔案室不會得到相應的收益，因此人們通常會認為對醫院檔案工作進行投資不會產生收益，只會增加其負擔，這是由于人們已經習慣性地根據某項工作自身的收益情況對其進行評價。醫院檔案管理工作本身不會產生經濟效益，其工作的性質是對他人進行服務，而他人收益如何都與檔案室無關。通過研究證實，他人的收益中包含著醫院檔案管理工作的成果，但只有在進行各種相關的研究討論時，才有可能被提出來。

（二）被動性。根據醫院檔案所發揮出的效果來看，其具有被動依賴的特性，最終還是會依賴于利用，醫院檔案效用的發揮過程中，檔案室在其中發揮了非常重要的作用，但其所發揮的作用通常難以被廣大人民群眾看見，具有隱蔽性。醫院檔案管理人員經常會說，醫院檔案是非常寶貴的財富，其有很大的利用價值，但如果不對其進行開發利用，就會使其丟失，因其價值具有隱蔽性。醫院只有通過對檔案進行多方面的利用，才能使其潛在的價值得到體現，也只有對其進行利用，才能實現醫院檔案的社會效益與經濟效益。

（三）多樣性。醫院檔案管理工作的收益體現在很多方面，其具有多樣性。在檔案工作有需要時，醫院才會根據其實際情況制定投資計劃，然后對檔案室進行投資，比如缺少某種設備、軟件等，清楚明了每筆資金的使用情況。但由于醫院檔案工作的收益形式比較多樣化，因此檔案室在對相應的資金投資利用后，很難獲得數量相同的收益。醫院檔案室在為各個科室提供服務時，這些效益是能夠使用金錢來衡量的。現目前，只有正確地認識到醫院檔案工作與醫院檔案社會效益和經濟效益之間的關系，才能更好地樹立醫院檔案服務與醫療、行政、教學以及科研的思想，繼而對檔案信息資源進行合理有效的開發與利用，進一步增加醫院的社會效益與經濟效益。

三、提高醫院經濟效益的措施

（一）完善醫院檔案管理網絡，增強其管理能力。建立健全醫院檔案管理網絡是現代化醫院檔案管理的基本要求，其有利于統一機構、操作、保管、制度以及領導等；還有利于更好地監督各個部門的檔案工作；便于相關人員收集整理以及利用開發檔案，讓相關人員、經費、設備等問題得到解決，使檔案保管具有完整性和安全性。

（二）不斷地改進管理理念，更好地迎接新的挑戰。在科學理論發展的過程中，科學與技術、理論與實踐之間具有緊密的關系，科研從以往研究存在轉變為研究演化與生成的過程。檔案學也應緊隨時代的步伐，不斷突破自我，這樣才能適應時代的進步，滿足人們的需要。檔案工作需要去其糟粕，取其精華，與時俱進，開拓創新。現目前檔案工作面臨著巨大的挑戰，如電子檔案的產生、信息技術的運用以及新型的檔案載體保管等，這一系列的問題都需要相關的檔案管理人員做好思想準備，改進自身陳舊的觀念，用新的觀念去面對挑戰。

（三）建立健全醫院檔案管理制度，使其管理模式得到統一。醫院檔案管理工作量一般是非常大的，特別是我們基層醫院，在制定管理制度時需要綜合考慮到多個方面，并且在實際運用的過程中不斷改善。建立醫院檔案收集制度，醫院各個科室、行政管理、后勤等相關部門均是由文件材料所形成的，文件分散情況比較明顯，這就需要對其進行收集管理，確保醫院檔案資料完整。建立檔案資料傳遞、登記制度，在發現資料遺漏或丟失的時候，能夠及時地查找、補救，保障醫院檔案資料的完整性。此外，還應該建立健全醫院科研檔案管理制度，其內容包括保存時間、檔案保密與銷毀等制度，明確醫院檔案室以及科研管理部門在對檔案進行管理過程中的職責。醫院檔案管理模式統一，指的是采用法律或行政手段統一地管理檔案，這有利于醫院檔案管理規范化、標準化，充分發揮其應有的利用與憑證作用。簡單地說，就是建立一個專門的檔案管理科室，明確每一個人的職責，統一管理醫院的各種檔案，并且統一對其進行考核，讓檔案管理與醫療活動共同進行，共同發展。

（四）增強領導人員對檔案管理工作的重視度和資金投入。醫院檔案管理一直被忽視，領導人員缺乏檔案法制觀念。對此，應加強檔案工作的宣傳，提高領導與相關人員的檔案意識。只有得到領導的重視，才能更好地完善醫院檔案管理工作。領導人員將檔案管理作為醫院工作的重點，讓醫院所有人員認識到檔案的重要性，繼而讓檔案管理工作得到充分的認可與支持，逐漸形成全員檔案意識格局。增加資金投入，引進先進的技術與設備，這是實現檔案現代化管理的基礎。如高效的滅火設備、庫房去濕設備、微機管理技術等。采用先進的技術與設備，有利于延長檔案資料的保存時間，并且還能提高檔案管理工作的效率，讓其更方便地服務于醫院各個方面的工作，讓醫院檔案信息得到充分的開發和利用。

（五）提高檔案管理隊伍的綜合素質。檔案管理人員的個人素質將會對檔案管理水平產生直接的影響，因此，需要相關的檔案管理人員不斷學習新知識、新理論、新業務、新技術，全面提升自身綜合素質，充分把握科學的管理方式，讓醫院管理人員能夠充分地利用檔案信息，繼而為醫院發展提供更好的服務。此外，醫院需要對檔案人員制定一個培養計劃，并且投入相應的資金和人力，充分運用多種培訓方式相結合的方法，加強對在職人員的培訓工作，做好規劃，制定相應的任務。讓醫院檔案管理人員學習先進的管理方法，提升其業務水平，順應時代的發展，進一步的提升其檔案管理水平。此外，還需要制定考核機制與獎勵機制，提升檔案管理人員的主動性，激發檔案管理人員的使命感和責任心。

四、結束語

隨著醫療衛生事業改革的不斷深入，給醫院檔案管理帶來了發展的機遇，同時又給其帶來了巨大的挑戰。要想醫院檔案社會效益與經濟效益得到實現，需要不斷地加強醫院檔案管理工作，確保檔案資料具有完整性、真實性、便捷性，建立健全醫院檔案管理網絡，不斷提升檔案管理能力，改善管理理念，完善醫院檔案管理制度，加強領導對檔案的重視度以及資金投入，強化檔案管理隊伍的綜合素質，并且讓醫院檔案信息資源得到充分的開發和利用，繼而促進醫院檔案信息社會效益、利用效益與經濟效益的實現，讓醫院能夠持續健康地發展。