“互聯網+”背景下醫院檔案管理新思路

文/吉林省東遼縣婦幼保健計劃生育服務中心 王書一

一、當前醫院檔案管理中存在的主要問題分析

（一）管理層重視不足。對于檔案管理工作來說，雖不是醫院的專業業務，也不是醫院的重點考核標準，但是卻是醫院管理工作中的必不可少的重要工作內容。醫院的檔案管理中不僅存儲著醫務工作者的人事信息，同時還記錄著大量醫學案例、成果，為醫學研究和發展提供大量依據。隨著大數據分析能力的不斷增強，數據之間不再孤立，經過大數據處理之后，這些數據背后，能夠引申揭示出更多醫療新思路，對推動醫學界的發展有著至關重要的作用。相反，如果不能夠進行科學合理的檔案管理，必將使大量數據混亂、無規則、無記錄，則不僅阻礙了醫院本身的發展，同時也對我國的醫療工作造成了相當的阻礙。因此，醫院檔案管理工作在未來，其重要性越來越強，需要各部門的全方位重視。然而，在現實中，我們卻發現，很多醫院從管理層到基層，對于醫院檔案管理工作的重視程度都不夠。管理層把更多的精力放在醫療事業本身上，卻忽略了這些為醫療事業提供輔助支撐的管理工作。部分管理人員認為醫院的檔案管理工作不是醫院中的一個必備工作，對于醫務工作本身不能起到什么重要的作用。正是由于這樣的思想，導致全醫院對醫務檔案工作的不重視。

（二）管理模式不前沿。對于醫院的檔案管理工作來說，需要有前沿的緊跟時代發展的管理模式。當前，很多醫院在管理模式上過于落后。部分醫院檔案管理制度不健全，沒能根據醫院發展的實際情況，針對檔案進行科學合理的管理。沒有統一規范、統一要求，導致檔案重復管理、無人管理、數據管理不足等情況發生。甚至還有部分醫院仍采用手工歸檔的方式進行管理。手工歸檔的管理過程當中，會由于字跡潦草、記錄不完整、年久辨認不清等問題造成檔案數據不完整的情況。甚至，有時會造成部分重要檔案查詢不出的情況。另外，記錄方式沒有科學統一的規定，也使得檔案管理的數據不夠準確。

（三）管理手段不先進。當前，信息化水平已經全面在各行各業開展，醫院的醫療管理部門也需要不斷更新管理手段，全面采用信息化手段。在信息化管理的過程當中，要避免出現信息孤島的情況。在醫院更新管理軟件的同時，一定要從全局出發，考慮新舊軟件的銜接問題，讓新軟件能夠將原有數據進行導入并直接應用。同時，對于數據要在統一的軟件中進行管理，不能全散到各部門以各自的軟件進行管理。這樣，很容易造成數據的不一致性，為后續數據的應用帶來麻煩。

（四）工作人員業務水平有待提高。檔案管理工作人員的業務水平直接影響著管理效果。當前，部分檔案管理工作人員自身對于檔案管理工作的重要性的認識還存在嚴重不足。主要原因是作為檔案管理工作人員自身也不了解檔案的重要價值，因此在收集與整理的過程當中，不能夠按程度規范開展工作，從而使檔案數據存在大量漏洞。同時，由于檔案管理工作者缺乏醫學知識，導致檔案管理的過程中，對于數據和信息理解錯誤，致使檔案管理出現問題。另外，部分檔案管理工作者對于現代化管理手段、信息技術平臺的應用等學習和接受能力有限，使得設計合理科學的平臺，在實際運用中不能夠合理采集到科學的數據，從而造成數據的可用性差。

二、“互聯網+”背景下醫院檔案管理思路分析

（一）全面重視醫院檔案管理工作。醫院檔案管理工作的重要性，是毋庸置疑的，但是，現實中，很多醫院對于檔案管理工作的重視程度嚴重不足。作為檔案管理部門，要從自身宣傳做起，在醫院內部各部門宣傳檔案管理工作的重要性，以及規范要求。讓全院上下都能將檔案管理工作作為醫院工作的重要組成部分，加以重視。同時，檔案管理工作者要鼓勵全院醫務人員積極運用醫院檔案管理數據，使數據能夠為醫療工作作出貢獻。

（二）規范管理制度，健全管理規范。多年以來，醫院多存在重視醫療業務，輕視檔案存檔現象，從某種程度上降低了檔案管理效率。因此，醫院領導人員需重視檔案管理，不能再停留在相對傳統的檔案管理、利用上，需對檔案管理工作引起高度重視，積極、主動地學習先進性的管理技術，在工作中起到帶頭作用。另外，醫院還需建立規范性的管理制度，以提高醫院檔案的管理水平，可從這樣幾點進行：第一，做好檔案管理人員的培訓工作，明確每位檔案管理人員職責，保證檔案的完整性。第二，建立長效的檔案管理監督制度，動態性地監督檔案使用情況，避免檔案遺漏、丟失。對于出現問題的檔案，隨時詢問科室。第三，根據醫院的具體情況，制定符合規范的檔案管理制度，保證檔案管理工作的正常進行。信息化改革非常重要。這就需要及時更新檔案管理理念，使每位檔案管理人員充分了解檔案管理的重要性，簡化繁瑣的檔案管理流程，整合信息化管理流程，減輕工作負擔，提高檔案管理質量。其次，建立新的檔案管理平臺。在檔案信息化網絡平臺的建設期間，整合有效的信息資源，加大網絡建設的投入力度，并為其配備合適的軟件、硬件，構建全新的管理平臺，促進檔案信息化管理信息化。分類管理制度。由于醫院管理工作涉及各類數據，如不進行分類管理，則數據會雜亂。因此，檔案管理部門要將數據進行分類處理，桉大類小類進行分門別類管理。管理中要注意數據來源的準確性與完整性，只有如此，才能保證數據在應用中的正確性。

（三）強化信息化管理手段。在科學技術快速發展的現階段，各種信息技術被廣泛用于各領域，特別是醫院檔案管理中，強化醫院檔案的信息化管理，能滿足檔案的使用需求。首先，轉變傳統性的管理理念。

（四）全面提升管理人員的業務水平。檔案管理人員的工作素質和醫院檔案管理水平關系密切，只有提高管理人員的綜合素質，才能保證管理工作的順利開展，提高管理效率。醫院可借助各種形式培訓檔案管理人員，重視實際工作、培訓工作的結合，通過專業技能的培訓，提高檔案管理人員的管理意識，使每位檔案管理人員充分了解檔案管理知識。同時，按時考察檔案人員的管理知識，鞏固操作技能，加快檔案管理模式的改革。另外，還可引入先進、專業的檔案管理人才，實施持續性的檔案管理宣傳工作，提高醫院檔案的管理效能。

三、應用效果

按照以上管理新思路進行醫院檔案管理工作的改革，在實踐中取得了很好的效果。由于檔案管理部門宣傳到位，一線醫務工作者利用檔案數據積極進行科研工作，使得檔案數據得到有效利用。同時，全院上下關注到檔案管理工作的重要性，從醫務工作者到管理人員對于醫院的檔案管理工作是日益重視，這給醫院的檔案管理工作的全面改革帶來了新的契機。檔案管理工作部門從管理模式、管理手段這些根本技術手段入手，重新梳理了管理流程，提出了新的管理規范與模式，運用信息化管理手段，對數據進行了全方位的管理。使得醫院的檔案管理工作高效、科學地順利開展。