科研院所管理會計應用研究
——基于ARP信息系統的中科院管理會計應用

□趙紅麗（高級會計師）（中科院上海天文臺 上海 200030）

2014年10月27日，《財政部關于全面推進管理會計體系建設的指導意見》發布，意味著管理會計新時代的到來。我國的管理會計從西方引進已有30多年，但是目前國內多數的管理會計案例和應用的主體基本都是以企業尤其是制造業為主，很少有營利性組織之外的政府機構和行政事業單位。實際上，很多政府機關和行政事業單位在實際工作中已經或多或少有了管理會計的應用，只是有的雖然已經在做了，但是還不知道這就是管理會計。中科院ARP信息系統的建設和實施就是這一情況。

一、中科院ARP信息系統

為更好地提高創新能力、創新效率和管理水平，中科院自2002年開始啟動實施中國科學院資源規劃項目（academia resource planning，ARP）。ARP項目是科學管理的一個新的起點，其宗旨是把當前前沿的信息化技術和最先進的管理理念相互結合，對中科院所有的信息資源進行綜合統一管理。以每個研究所為基礎單元、中科院為頂層匯總，通過計劃與執行管理為主線，依托管理服務信息技術平臺，結合科研計劃以實現對全院人、財、物等資源配置及相關管理流程的整合與優化，并對管理者提供各種決策、分析、評價和監督等的綜合管理平臺，最終目的是提高中科院的綜合科研管理能力。

迄今為止，中科院ARP信息系統已經正式運行了10多年，目前實施的ARP信息系統包含綜合財務、科研項目、科研條件、人力資源、基本建設、知識產權、國際合作、院地合作、教育資源等管理系統；包含公共事務處理和信息資源管理與服務等平臺；還包含預算控制、公文流轉、網上報銷、決策支持等重要應用項目，基本滿足了院所兩級多層次、多維度的應用需求。

目前，ARP實施單位已經涵蓋中科院下屬所有的研究所，參與ARP信息系統組織協調工作的院、所領導達到500多人，使用該系統的最終用戶超過50 000人。ARP信息系統集成了幾乎所有的管理流程，也對所有產生的信息進行了數據共享，基本成功搭建了中科院的大數據平臺。ARP系統尤其對科研項目進行了精細化管理，初步搭建了預算、監督、執行、績效的管理體系，在預算執行中，可以通過信息化手段實現科研項目的實時控制，同時通過采集項目成果等，最終可以實現項目預算、執行和績效評價的及時互動，形成以預算管理為紐帶的三位一體的科學的管理體系。

二、ARP信息系統與管理會計的關系及存在的問題

整個ARP信息系統中綜合財務管理系統是最核心部分，它以資金收支、財務預算、項目計劃為基礎，并與各業務管理有機銜接，業務管理和財務控制彼此相互支撐，改變了過去財務只能被動接受業務既成事實的狀況，資金管理在單位經濟運行管理當中的核心、紐帶作用得到充分發揮，財務、資產、科研、人事等管理信息集中于一個統一的數據庫中，融合為一體。同時，ARP信息系統最大限度地實現了數據共享，財務部門可以在決策和控制中得到實時業務信息支持。通過ARP信息系統，基本實現了財務工作前置、財務與業務一體化，財務管理和科研管理信息化、流程化，各類基礎業務處理高效化，各類數據信息也實現了透明化?？梢哉f中科院的ARP信息系統已經搭建了發展管理會計所必須的大數據中心，也基本實現了業財結合，成為了中科院發展管理會計的最重要的支撐平臺。

ARP信息系統雖然取得了很大成效，但是在實際實施過程中還存在著很多問題和不足。主要表現在以下幾個方面：

（一）基礎數據的準確性不足

部分業務基礎數據輸入沒有建立統一規范的標準，研究所內部對項目的管理和財務核算也并沒有嚴格的標準化，具體表現在，沒有制定標準和規范，或者雖然制定了標準和規范，但是由于業務人員更換或隨意性而沒有完全遵從標準和規范。如同一個地方來款顯示的項目經費來源應該是相同的，但在實際操作中，各個研究所填列選擇的來源卻不一致，在研究所內部，同一個地方來款也可能因為不同時間、不同項目填列的經費來源不一致，有的是因為業務人員理解不一樣，有的是因為業務人員疏忽，這樣造成經費統計結果的誤差較大，數據不準確，生成的信息就不可靠，分析和預測也就不會合理。部分核算業務沒有統一標準，比如間接經費的會計核算，有的研究所作為收入入賬，有的研究所作沖減支出處理，不同的核算處理方式，也降低了最終數據信息的準確性。

（二）大部分信息不能從系統中直接采集

從系統操作層面來看，ARP系統在院、所兩級實際操作過程中還存在許多問題。比如界面不友好，一段時間不操作必須重新登陸；部分模塊流程過于復雜，使得業務人員試圖規避部分操作而造成信息采集不完全；不同模塊之間信息銜接存在缺陷，數據不能實時同步，造成差錯等；雖然系統中設置了一些常用的報表，這些常用報表可以自動生成，但是大部分統計報表不能直接生成，還是需要管理人員手工完成。雖然說從中科院總部也能登陸并實時查看、調取各研究所的基礎數據和各類統計信息，但是實際上并沒有改變ARP系統建立之前，院里需要各研究所管理人員人工填報各種統計信息和數據的狀況。與此同時，各研究所采集各類數據信息也絕大部分不能直接從ARP系統中提取，需要導出基礎數據然后進行手工加工完成，并沒有真正實現ARP信息系統預期的可以直接利用系統收集各類信息，減少管理人員基礎工作量并提高工作效率的目的。

（三）財務人員不能充分利用系統信息進行分析

目前院所兩級的財務人員大部分還在從事簡單而繁瑣的數據錄入、人工收集、手工填制報表等工作，重復而低效地應付著各類統計報表，沒有更多的精力來對這些數據進行仔細分析和研究；同時，大部分財務人員對管理會計的認識不夠充分，決策分析能力還不高，還不會利用這些現有大數據來提高管理效率、創造效益，還不能真正地服務于科研和管理。

三、改進建議

管理會計需要大數據信息平臺，雖然中科院ARP信息化平臺已經基本搭建，基本數據已經可以收集和共享，但如何充分利用這個信息平臺，大力發展中科院管理會計還需要在以下三個方面進行努力。

（一）建立統一的輸入標準和操作標準，確保基礎數據的準確性

從信息的輸入來看，要建立統一規范的標準。從中科院的角度來說，院部對全院各所的信息輸入需要建立統一標準；統一的標準涵蓋各個業務模塊，包括科研業務、資產、人事和財務等，其中最基礎的是財務模塊的輸入標準，如明確各項收支業務的會計核算處理方法，確保全院統一的處理口徑，這樣才能保證全院收支業務信息的準確性和數據的可靠性。從研究所的角度來說，在全院明確了輸入標準的前提下，要建立統一方法和制度，并監督管理人員能切實按照標準進行輸入。所以，建立全院統一的標準是ARP信息系統數據切實有用的基礎，嚴格按照標準規范輸入是ARP信息系統數據真實可靠的保障。

（二）進一步優化ARP信息系統來提高信息采集效率

中科院ARP信息系統龐大而復雜，雖然經過了二期的開發和優化，但是目前也只是初步完成了基本應用和基礎數據的采集，管理會計的發展需要ARP信息系統的進一步完善和優化。首先要建立更友好的界面，讓使用者能直觀快捷地進入系統；其次進一步完善各模塊的操作功能，利用現有的基礎數據根據用戶需求深度開發常用的數據分析功能，滿足管理者和使用者對各類數據信息的要求，真正實現從院部直接獲得相關數據信息，避免再從研究所層層收集相關數據，提高工作效率，讓研究所管理人員從大量手工統計工作中解放出來，讓數據能及時有效地發揮作用。

（三）培養高質量管理會計人才

管理會計的發展，人才建設是關鍵。研究所的財務人員應分三類，第一類是基礎人員，主要完成各崗位的基礎數據錄入，如錄入崗、復核崗等，這類財務人員需要對信息系統充分應用和了解。第二類是分析人員，主要是在基礎數據之上會進行數據挖掘與分析，這類人員需要具備基于大數據的分析技巧。第三類是核心人員，主要在數據分析的基礎上善于從數據中洞察信息，并不斷加強核心分析技能；借助新的業務模型發展創新；提高計劃和預測的質量；具備風險識別能力。第三類財務人員是真正從事管理會計的人員，不僅需要有扎實的財務專業知識和背景，還要有金融知識、理工科頭腦，語言邏輯思維強；不僅要具備熟練的專業技能，更需要熟悉研究所的業務、日常管理流程、文化環境等。目前，中科院、所兩級的財務人員以第一第二類為多，因此，要發展中科院管理會計必須努力培養第三類高質量的管理會計人才，尤其是院本級，更需要有第三類財務人員。

總之，利用ARP信息系統提供的信息數據，真正發揮這些大數據的作用，創造價值，還要看院、所兩級的管理人員創新思維、管理水平以及ARP信息系統能否轉型升級。管理會計和信息系統是相互推動、相互促進的，信息系統是推動管理會計發展的有效工具，管理會計也是推動信息系統轉型升級的重要驅動力。