電子檔案管理在高職學校檔案管理中的應用研究

文/荊州理工職業學院建筑與環境工程學院 吳發娟

電子檔案是網絡化信息化時代的產物，主要借助計算機等電子設備以視頻、圖表、音頻、圖片等形式對有參考利用價值的辦公信息進行相應的儲存和分享，電子檔案的閱讀利用和傳遞也需要借助計算機等現代化信息設備，電子檔案的廣泛使用消除了空間和時間的限制，提高了高職院校檔案管理的工作效率，減少了人力的消耗，縮短了管理工作的時間，提高了檔案的準確性，檔案管理工作變得更加方便和快捷。檔案管理成本也降低了，檔案保存和管理不再受環境和天氣的影響，不必再擔心發生意外事故而造成檔案的損失，以及檔案損失后造成的種種不良的后果。采取電子檔案的形式還可以節約紙張、節約資源、保護環境，為大自然貢獻一份綿薄之力。更加值得人們關注的是，電子檔案的廣泛使用提高了檔案傳輸的安全性，提高了檔案傳遞的速度，給人們的檔案上了一份“安全保險”。

一、高職院校檔案管理工作的現狀

（一）高職院校對于學校檔案管理的意識不足。大多數高職院校并沒有大力地推行檔案管理網絡化、信息化，對電子檔案的建設方面投入過少，沒有追隨現代網絡化、信息化發展的潮流。高職院校日常的檔案管理工作仍比較繁瑣，對學校的其他各項管理工作的開展也非常不利。

（二）高職院校檔案管理的設備相對比較落后，檔案管理設備使用率很低。老式的電子設備制約了高職院校檔案管理工作的網絡化、信息化的發展，無法滿足高職院校現代化教育的建設要求。高職院校的老師也沒有充分理解電子檔案管理對于學校發展的長遠意義，相關管理人員的無知消極的情緒和態度，阻礙了高職院校的可持續發展。

（三）高職院校缺少檔案管理工作的專業技術人才，從事相關管理工作的人員素質普遍不高。隨著信息化時代的到來，教育界對于從事學校相關檔案管理工作人員的綜合能力要求越來越高，無論是在業務能力方面還是計算機操作水平上，都有比較高的要求。但是目前，高職院校檔案管理工作人員的素質和能力沒有達到要求，檔案管理網絡化的進行還存在著很多的阻礙。

二、完善高職院校檔案管理工作的具體措施

（一）高職院校要轉變傳統的檔案管理觀念，提高自身對檔案管理信息化的認識。各高職院校的領導和老師要轉變傳統的檔案管理觀念，明確認識檔案管理網絡化和信息化是如今時代發展的潮流，認識其對學校教育的建設有很大的推動作用，通過努力做好檔案管理建設。積極宣傳檔案管理的網絡化和信息化，積極傳播檔案管理網絡化、信息化對學校的重大意義，緊跟時代發展的潮流。高職院校在檔案管理建設過程中，組織相關人員進行電子檔案管理時，事先要讓管理者認識電子檔案管理給學校帶來的積極改變，要結合學校自身的情況，轉變傳統檔案管理的觀念，實現更加高效和便捷的管理模式。提升學校的整體管理水平。

（二）高職院校要增加檔案管理的投入資金。高職院校應根據自身的情況，購買一些比較先進的檔案管理設備，增加檔案管理的資金投入，開展一些校園網絡教育平臺，平臺上可以給同學們推薦崗位和應聘技巧，讓學生通過這樣的校園平臺獲取自身所需要的知識。高職院校還應該對檔案管理的相關人員進行培訓，提高檔案管理人員的專業水平和綜合能力，提高檔案管理的工作效率，推動高職院校檔案管理網絡化、信息化。

（三）高職院校要對檔案的信息進行及時更新。高職院校越來越受到人們的關注，規模在逐漸擴大，學校的檔案信息量也大幅度增加，隨著高職院校內檔案信息的增多，學校檔案管理的難度也大了，檔案管理的信息需要及時更新，這樣才能實現檔案管理的高效性，有利于檔案信息的維護，也保證了檔案信息的準確性，增強了高職院校電子檔案的整體化管理，有利于檔案管理的網絡化、信息化。

三、結語

綜上所述，高職院校檔案管理的網絡化、信息化的工作需要長期堅持和完善，各高職院校的檔案管理人員要及時轉變傳統的檔案管理觀念，增加檔案管理工作的資金投入，更新檔案管理的設備，淘汰耗時耗力的老式設備，提高高職院校檔案管理的工作效率。要及時地更新高職院校檔案的信息，更好地促進高職院校的發展和進步。