加強高校檔案利用的實施途徑探究

文/石家莊信息工程職業學院 王福辰

利用是檔案管理工作中重要的環節，深入探究高校檔案利用不僅是新時代檔案管理的重要要求，更是高校現代化發展的重要環節。隨著高校辦學規模和辦學現代化的發展，檔案利用也面臨著一些新的機遇和挑戰，只有不斷加強檔案的利用，才能更好地促進高校現代化發展。

一、高校檔案利用過程中存在的問題

（一）檔案的利用制度不完善。一是高校部門立卷制度的障礙。在檔案的收集過程中都是實行立卷制度導致了高校檔案管理人員意識薄弱，不重視檔案的收集。在收集過程中出現檔案材料不完整或者檔案質量不高的現象。二是檔案的利用效率不高。高校檔案沒有體現出科研教學的目的，利用效率不高。

（二）檔案宣傳工作不到位。檔案的宣傳工作是檔案知識普及和利用的有效手段，但是高校在檔案的利用過程中宣傳不到位，主要體現在宣傳活動數量少和檔案宣傳缺乏有效的機制上。

（三）檔案利用信息不對稱。高校檔案的利用存在著嚴重的信息不對稱現象，這種不對稱造成了檔案在利用過程中無法體現檔案價值。主要體現在檔案的利用前信息不對稱和利用后的信息不對稱、檔案的擁有者和檔案利用者二者的信息不對等，加之嚴格的檔案利用制度制約了檔案利用和效率的發揮。

二、改善高校檔案利用工作的建議

（一）強化人才隊伍建設，確保檔案利用到位。一是高校領導要充分重視檔案利用工作。改變檔案管理部門“養老”的傳統思維，培養一批有思維、有理想的檔案管理人員參與到檔案管理中，加強檔案歸集，增強檔案的利用。領導層面，要充分發揮高校檔案的價值，讓檔案工作走向學校現代化建設中來。強化檔案管理基礎設施建設，創新檔案利用機制，保證檔案在高校教學、科研和管理中發揮應有的作用。嚴格落實檔案管理辦法，成立高校檔案管理利用責任制，確保高校檔案利用有人管、有人用。二是優化檔案管理人才結構。促進單一型檔案管理人員向復合型人才的轉變。具體做法是聘用不同類型的專業人才，例如檔案管理人才、計算機人才，做好檔案的歸集和信息化處理，為檔案的利用奠定基礎。通過數字化歸檔，增強高校檔案的利用效率。

（二）強化主動服務意識，確保宣傳到位。高校檔案管理人員要充分明確檔案管理內容，不斷做好檔案利用宣傳工作。本文認為一方面要建設內外聯動的宣傳機制，讓檔案觀念深入人心。利用校內多媒體、高校網站、高校微博、微信，加強檔案的宣傳工作，讓檔案利用觀念深入人心。另一方面創新檔案利用方式，例如高校學生通過掃二維碼的形式，就可以明確自身檔案的流向和歸檔情況。學校教師通過校內局域網可以查詢部分檔案信息，實現檔案的數據分析，利于檔案在學校建設中發揮應有的作用。形成長效宣傳機制。為了推動高校檔案宣傳工作深入人心，必須建立行之有效的宣傳機制。定制相應的宣傳目標和宣傳方式，納入學校發展規劃中。在宣傳的內容上，不僅要注意宣傳高校檔案利用中的規章制度，還得注重大力宣傳學術檔案的作用和利用途徑，讓檔案利用觀念深入人心，讓更多的人參與到檔案的利用中來，以此加強高校檔案建設。最后，加強檔案利用需求的研究。高校檔案的利用主體是人，只有充分明白利用者的需求，才能提供有效的利用方式，完成校內有效的利用活動。利用需求的研究首先要求明確檔案館藏，熟悉開放檔案利用的內容，然后根據大數據分析區分檔案利用者的不同需求，根據需求者的具體需求形態提供不同的形式，強化檔案利用。例如，高校中的行政管理人員，其檔案利用需求主要集中在人事檔案、基建檔案、政策性檔案等，檔案需求具備明確的政策性，因此在建設檔案利用庫的時候必須強化檢索類別，保證充足的檔案信息資源，提升利用者的檢索效率。

（三）建立特色檔案資源，實現用前用后信息對稱。高校檔案的利用工作能否順利開展的重要前提是必須具備高校特色的檔案資源，實現檔案利用前后的信息對稱。一方面要根據利用需求者的意志不斷完善檔案信息資源，并且將信息資源深入人心，達到利用前的信息對稱。另一方面完善檔案管理制度和數據分析制度，明確檔案利用后的信息對稱。具體做法如下：建立健全檔案工作細則，夯實檔案管理和資源歸集。工作中堅持以普遍收集為基礎，實現重點檔案強化收集的原則把檔案資源建設工作落到實處。可以借鑒財務績效分配原則，實現學校特色檔案收集績效制度。逐步建立以檔案利用者為導向的檔案制度，同時利用宣傳工作實現檔案利用信息對稱。強化數據利用后的檔案分析制度，加強檔案利用整理和利用數據分析，通過數據分析來實現檔案利用效率和頻率分析，充分掌握高校在檔案利用中的優勢和短板。將利用前后的信息統一到高校檔案建設中來，不斷促進檔案工作又好又快地發展，提升檔案利用效率，促進高校現代化發展進程。

三、結語

實現高校檔案有效利用不僅是保障高校各項工作順利實施的基礎，更是促進高校現代化發展的重要途徑。新形勢下我們要不斷探索檔案利用途徑，促進高校檔案利用工作又好又快地發展，促進檔案利用效率，充分發揮檔案的作用。