就業視角下高校學生檔案管理工作的創新與實踐

文/浙江越秀外國語學院 王秀芳

浙江越秀外國語學院歷來十分重視學生檔案管理工作，出臺了《浙江越秀外國語學院學生檔案管理規章制度》等一系列政策文件，對學生檔案的各項管理工作作出了具體規定，要求各畢業班班主任、輔導員要重視檔案管理工作，尤其要加強畢業生的檔案管理，做好與企事業單位的檔案移交工作。但隨著我校畢業生數量的大幅增多，學校檔案管理工作存在著就業服務機制不健全、檔案管理方式落后、檔案管理信息化程度低、就業服務意識缺乏等問題，制約了學校檔案管理服務畢業生的實際效果。因此，有必要通過創新檔案管理的方式方法，提高學校檔案管理工作的科學性、有效性。

一、健全就業服務檔案管理工作機制

在學校檔案管理工作中，存在著就業服務不健全的問題，主要表現在：1.檔案管理制度不規范。制度上的不規范導致學校檔案管理工作開展存在較多漏洞，影響到畢業生檔案信息的收集、整理、分類、歸檔等工作。2.檔案服務人員整體素質較低。我校畢業生檔案工作由學生會成員兼職，他們對檔案管理工作沒有清晰的認識，更不懂檔案管理工作的基本流程，導致畢業生檔案管理工作流于形式。3.檔案信息不全面。學校專職檔案管理人員較少，在校期間只記錄學生的重大情況，如獲獎或違紀，對于較小的事件沒有記錄，導致畢業生檔案存在信息不健全的狀況。

基于以上問題，在以就業為導向的檔案管理工作機制中，首先，要健全就業服務檔案管理工作機制。以《浙江越秀外國語學院學生檔案管理規章制度》為依據，建立嚴格的檔案管理制度，對檔案管理的工作流程、工作內容、人事管理、保密安全等工作作出具體規定。落實工作責任制度，要求每項工作都由專人負責，做好檔案管理工作記錄。其次，要依托學校資源，建立高素質的檔案管理隊伍。高素質的檔案管理人員是檔案管理工作有效開展的重要前提和保障，在選用人員時不僅要了解其是否有檔案管理的基本知識與業務能力，還要看其是否有服務學生檔案管理工作的道德素質。最后，要加強學生檔案尤其是畢業生檔案的信息記錄工作。各二級學院學工辦要定期記錄學生信息，將學生的獲獎、違紀、道德、行為等方面的信息及時記錄到檔案上。在填寫檔案時要禁止學生互填檔案，而要由二級學院兼職檔案管理人員做好相關信息的記錄，保證檔案信息的客觀真實。此外，學生檔案中應增加一項“個人信用記錄”的內容，用于記錄學生的個人信用情況。這有助于契合現代信用社會體系建設，使畢業生檔案更能滿足用人單位的現實需要。

二、增強管理隊伍的檔案意識

（一）增強檔案管理人員的服務意識。首先，學校領導層要重視新形勢下檔案管理工作的重要性，轉變檔案管理意識，增強檔案管理工作的服務功能。學校領導要經常關注就業服務背景下的檔案管理工作，在資金和人力投入方面給予大力支持，推動學校檔案管理的創新發展、持續發展；要參與到學校檔案管理制度的制定和執行中，使檔案管理制度發揮出應有的規范與監督作用。其次，要增強檔案管理人員的服務意識，樹立主動為畢業生服務的意識，做好檔案管理的人性化服務，比如借助微信、QQ等社交軟件建立群組，將畢業生集中到該群組，借助信息化工具，及時向畢業生傳遞學校的檔案管理工作信息，在群組中解答畢業生在檔案管理方面的疑惑。最后，要按照學校的規章制度，自覺做好畢業生檔案管理的各項工作，提高服務質量與水平，增強檔案信息的收集、整理、分類、歸檔、安全保密等方面的功能。

（二）增強學生的檔案意識。針對部分學生不重視檔案管理工作的問題，畢業班班主任要采取措施增強學生的檔案意識。學校招生就業辦公室要通過設立展牌、分發宣傳冊等多種途徑，加強對學生檔案管理工作的宣傳引導，向學生介紹檔案管理工作的流程，及畢業檔案涉及學生切身利益的內容。要組織畢業生定期召開檔案信息講座，讓廣大畢業生深入了解檔案與自身未來發展的密切關系，讓畢業生了解檔案的作用及如何保管好檔案等方面的知識，增強畢業生的檔案意識。要依托學生會、社團組織，向在校各年級學生介紹檔案工作的內容，讓學生了解檔案信息記錄的重要性，樹立自覺關注檔案工作的意識，將可以入檔保存的信息記錄下來，二級學院兼職檔案員要及時記錄學生的相關信息。

三、結語

隨著高校檔案管理工作的創新發展，從就業視角下看高校的檔案管理工作，必須要改變高校檔案管理人員的管理方式，在工作中樹立主動服務的意識，為畢業生提供人性化的檔案管理工作。通過多種形式的宣傳教育引導，讓畢業生了解檔案政策，知曉如何處理檔案，掌握檔案的保管和移交等知識。