信息化背景下高校檔案的管理模式

文/四川外國語大學(xué) 胡倩一 黃茜

信息化時(shí)代背景下，高等教育觀念已經(jīng)深入人心，隨著信息化技術(shù)的支持，高等教育管理模式已經(jīng)成為培養(yǎng)學(xué)生成為優(yōu)秀人才的重要手段，高校檔案管理模式在學(xué)校日常管理中起到至關(guān)重要的作用，合理運(yùn)用信息化技術(shù)，有利于保證高校檔案管理工作的質(zhì)量，提高高校檔案管理工作的效率，實(shí)現(xiàn)高校檔案工作朝著科學(xué)化、數(shù)字化以及信息化的方向發(fā)展。

一、當(dāng)前高校檔案管理模式存在的問題分析

傳統(tǒng)的學(xué)校檔案管理模式多是采用人工的方式，工作量大且耗費(fèi)勞動(dòng)力，失誤的概率也比較高，隨著時(shí)代的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，信息化管理模式促進(jìn)了高校檔案管理模式的進(jìn)步，但由于時(shí)間尚短，當(dāng)前高校檔案管理模式中存在的問題如下：1.學(xué)校檔案管理人員思想觀念落后，高校檔案管理工作是校園信息資源整合的重要渠道，技術(shù)的發(fā)展導(dǎo)致高校檔案管理工作的方式也會(huì)變化，但是管理人員思想觀念沒有及時(shí)改變，沒有認(rèn)識(shí)到信息化技術(shù)手段給檔案管理工作帶來的優(yōu)勢(shì)，依舊采用傳統(tǒng)的管理方法，即使學(xué)校引進(jìn)了信息化技術(shù)，管理人員使用不當(dāng)，效果依舊不明顯。2.學(xué)校檔案管理工作效率過低，相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施沒有完善，高校檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜的工程，紙質(zhì)檔案需要整理、分配，想要在每個(gè)學(xué)年完成這項(xiàng)工作需要耗費(fèi)大量的勞動(dòng)力和時(shí)間，因此傳統(tǒng)的檔案管理工作效率太低，很多學(xué)校為了節(jié)約資金會(huì)忽略基礎(chǔ)設(shè)施的使用，最終高校檔案管理工作沒有得到進(jìn)步。

二、信息化背景下優(yōu)化高校檔案管理模式的有效途徑

（一）優(yōu)化高校檔案管理模式。高校檔案管理模式中主要有納入管理模式和非納入管理模式，其中納入管理模式指的是高校檔案管理工作中各個(gè)部門的檔案都實(shí)行檔案業(yè)務(wù)管理，非納入式管理模式指的是不同部門之間，檔案管理模式不同。很多學(xué)校對(duì)于檔案管理工作都實(shí)行非納入式管理模式，人事檔案由人事部門負(fù)責(zé)管理，學(xué)生檔案由教務(wù)處負(fù)責(zé)管理，這種管理模式可以實(shí)現(xiàn)信息資源的可靠和共享，各個(gè)部門之間管理責(zé)任明確，不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤。納入管理模式有利于針對(duì)檔案資料在收集整理的途中及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，并從整體數(shù)據(jù)中進(jìn)行快速查找，各個(gè)學(xué)校根據(jù)實(shí)際情況選擇符合自己自身發(fā)展的檔案管理模式。

（二）落實(shí)高校檔案信息數(shù)字化。信息化背景下，人們已經(jīng)習(xí)慣了數(shù)字化的存在，建議高校檔案管理人員改變自己傳統(tǒng)的管理理念，使用信息化技術(shù)和科學(xué)化手段推動(dòng)高校檔案信息數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)。數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)需要大量資金與人力的配合，學(xué)校如果想節(jié)省資金，可以針對(duì)價(jià)值較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，所謂的價(jià)值較高指的是該信息資源可以產(chǎn)生一定社會(huì)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值。其他的檔案可以不進(jìn)行數(shù)字化處理，但是需要進(jìn)行信息化處理，在計(jì)算機(jī)技術(shù)的支持下，所有的信息統(tǒng)一存入電腦系統(tǒng)軟件中，數(shù)據(jù)庫的建設(shè)有利于工作人員及時(shí)查找自己需要的信息。高校檔案管理工作人員漸漸意識(shí)到紙質(zhì)檔案管理的弊端，不僅檢索起來十分不方便，而且紙質(zhì)檔案只能用于收發(fā)、查閱和保存功能，其利用價(jià)值無法最大化，信息化背景下高校檔案管理工作開始使用計(jì)算機(jī)技術(shù)，人工轉(zhuǎn)為電子提高了檔案形成的效率，縮短了管理的時(shí)間，校園網(wǎng)的建立為學(xué)校檔案管理數(shù)字化奠定了基礎(chǔ)，因此，某學(xué)校引進(jìn)了Book2net kiosk非接觸式案卷掃描儀專門用于檔案掃描工作，該設(shè)備能夠有效保證信息安全，雖然設(shè)備自身不含存儲(chǔ)功能，但是可以外接電腦，根據(jù)實(shí)際需求選擇電腦的配置即可，設(shè)備具有超高掃描效率，保證有效頁面順序的連續(xù)性，減少后期檢查量，工作強(qiáng)度低、效率高，久而久之，該學(xué)校每學(xué)年進(jìn)行的檔案管理工作更加快捷方便，查找時(shí)只要根據(jù)關(guān)鍵詞進(jìn)行信息檢索即可。

（三）依照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行高校檔案信息化管理建設(shè)。信息化背景下想要實(shí)現(xiàn)高校檔案管理規(guī)范化，首先要制定相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)和行為規(guī)范，工作人員在使用信息化設(shè)備的時(shí)候要嚴(yán)格按照要求進(jìn)行。其次需要制定技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。信息化時(shí)代，高校檔案管理工作對(duì)技術(shù)有了新的要求，管理工作過去的管理方式已經(jīng)無法適用于當(dāng)前管理模式，因此提高自身技術(shù)水平，高效使用信息化技術(shù)是實(shí)現(xiàn)高校檔案管理信息化建設(shè)的必然途徑。建議學(xué)校在進(jìn)行檔案管理工作的時(shí)候?qū)π畔⑦M(jìn)行加密處理，所有的數(shù)據(jù)經(jīng)過加密后進(jìn)行壓縮和水印處理，從而提高工作人員檢索信息的效率，也有效保證了學(xué)校檔案信息的安全，不受他人非法侵入的威脅。

三、總結(jié)

21世紀(jì)是信息化時(shí)代，各大高校檔案管理工作朝著信息化發(fā)展是必經(jīng)之路，合理使用學(xué)校網(wǎng)絡(luò)資源，將信息進(jìn)行收集與整合，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，從而提高學(xué)校整體教學(xué)管理水平，提高學(xué)校檔案管理的信息化水平，為學(xué)生提供優(yōu)質(zhì)化服務(wù)，為學(xué)校檔案社會(huì)化奠定基礎(chǔ)，使信息化時(shí)代的高校檔案管理工作更加適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展。