現(xiàn)代國有企業(yè)檔案管理特征及對策

文/中油遼河油田分公司歡喜嶺采油廠 章明

隨著國家經(jīng)濟的迅速發(fā)展，國有企業(yè)的改革逐漸深化，國有企業(yè)的檔案管理已經(jīng)成為現(xiàn)代國有企業(yè)管理體系中非常重要的組成部分。國有企業(yè)對于企業(yè)檔案的管理在一定程度上決定著企業(yè)未來的發(fā)展和走向，能夠幫助國有企業(yè)對市場的動向進行分析，獲取更多的市場情報和信息，并借鑒以往的經(jīng)驗和教訓(xùn)，及時調(diào)整和改變國有企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略，還可以幫助國有企業(yè)統(tǒng)籌規(guī)劃內(nèi)部的人力資源，調(diào)整國有企業(yè)內(nèi)部的組織結(jié)構(gòu)，從而促進和推動國有企業(yè)的改革進程。

一、現(xiàn)代國有企業(yè)檔案管理的主要特征

在新的市場經(jīng)濟體系下，現(xiàn)代國有企業(yè)的檔案管理與以往的管理模式相比已經(jīng)發(fā)生了比較大的變化。首先，在國有企業(yè)改革的過程中，國有企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)和人員必然會出現(xiàn)頻繁調(diào)整的情況，這在一定程度上增加了國有企業(yè)檔案管理的工作量和工作難度，使得國有企業(yè)檔案管理部門必須及時對企業(yè)內(nèi)部的檔案信息進行更新，以便能夠跟上國有企業(yè)改革的步伐。其次，現(xiàn)代企業(yè)的管理模式已經(jīng)逐漸向信息化時代靠攏，隨著信息科技的發(fā)展和進步，傳統(tǒng)的手工記錄式的國有企業(yè)檔案管理方法已經(jīng)被先進的科技手段所代替，計算機和其他數(shù)碼產(chǎn)品已經(jīng)廣泛應(yīng)用到國有企業(yè)檔案管理工作中。最后，由于我國社會主義市場經(jīng)濟體系建設(shè)已經(jīng)逐漸成熟，各個行業(yè)內(nèi)的競爭也愈發(fā)激烈。因此，國有企業(yè)內(nèi)部的檔案信息和以往的經(jīng)營資料已經(jīng)顯得尤為重要，檔案資料的保密工作已經(jīng)成為國有企業(yè)檔案管理工作中極為重要的組成部分，需要引起國有企業(yè)的高度重視。

二、目前國有企業(yè)檔案管理中存在的問題

（一）缺乏對檔案管理的重視。目前，部分國有企業(yè)在經(jīng)營管理的過程中，將工作重心都偏向于企業(yè)的經(jīng)濟效益，缺乏對企業(yè)檔案管理的重視，沒有認識到檔案管理工作對于國有企業(yè)發(fā)展的意義。對于國有企業(yè)的檔案管理工作，并沒有投入更多的時間和精力，國有企業(yè)內(nèi)部的檔案管理部門也缺少相應(yīng)的經(jīng)費，檔案管理設(shè)備老舊的現(xiàn)象比較突出，這些因素都對國有企業(yè)的檔案管理工作造成了很大的影響。

（二）檔案管理人員的綜合素質(zhì)比較低。目前，部分國有企業(yè)檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能和管理能力都比較欠缺，并且由于缺乏對檔案管理的重視，使得從事國有企業(yè)檔案管理的人員流動性比較大，很少有長期從事檔案管理工作的人員，甚至部分檔案管理人員是由于不能勝任其他崗位的工作而轉(zhuǎn)調(diào)到檔案管理工作的，這就使得許多檔案管理人員缺乏從事檔案管理工作的經(jīng)驗。而且一些國有企業(yè)由于規(guī)模比較小，從事行政工作的人員比較少，檔案管理人員在進行檔案管理工作的同時，還要承擔其他崗位的工作，身兼多職的現(xiàn)象頻繁出現(xiàn)，這就使得這些檔案管理人員很難將更多的時間和精力投入到檔案管理工作中。

（三）缺少科學(xué)的檔案管理體系。國有企業(yè)的檔案管理是一項非常復(fù)雜和繁瑣的工作，必須有科學(xué)的檔案管理制度作為保障。但是，部分國有企業(yè)檔案管理的規(guī)章制度并不完善，沒有形成統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理體系，企業(yè)各部門間各自為政的現(xiàn)象比較突出，特別是人事、技術(shù)等方面的檔案分別由各自的部門進行保管，缺少檔案管理的主體。部分國有企業(yè)由于缺乏嚴格的檔案管理制度，檔案借閱的審批手續(xù)非常不規(guī)范，使得企業(yè)內(nèi)部檔案被借出后出現(xiàn)了丟失、破損等現(xiàn)象，并且部分重要的企業(yè)內(nèi)部資料被私自復(fù)印，企業(yè)核心機密被竊取的現(xiàn)象也時有發(fā)生。由于許多國有企業(yè)目前在進行改革，部分人員利用國有企業(yè)檔案管理上的混亂，在國有企業(yè)改革的過程中，篡改原始記錄，偽造各種文件，為個人謀取利益，從而給國有企業(yè)的生產(chǎn)和經(jīng)營造成了非常嚴重的損害。

三、加強國有企業(yè)檔案管理的具體途徑

（一）提高對檔案管理的重視，加大檔案管理設(shè)施的投入力度。要想切實做好國有企業(yè)檔案管理工作，首先就要從思想上對檔案管理工作高度重視起來，深刻地理解檔案管理對于國有企業(yè)生存和發(fā)展的重要性。其次，國有企業(yè)要加大檔案管理設(shè)施的投入，盡快將先進的科學(xué)技術(shù)和手段應(yīng)用到國有企業(yè)檔案管理工作中，并要做好前期檔案的錄入工作，建立完備的國有企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫。在提高檔案管理設(shè)備水平的同時，也要注重檔案數(shù)據(jù)庫的安全性，在存儲設(shè)備和存儲技術(shù)上使用規(guī)格較高的加密手段，避免國有企業(yè)檔案信息泄露的情況發(fā)生。

（二）做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。在國有企業(yè)檔案管理工作中，需要切實抓好檔案管理人員的培訓(xùn)工作，通過定期組織檔案管理人員進行檔案學(xué)方面的培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能；并且在檔案管理人員的聘用和選擇上也要注意把關(guān)，通過聘用高素質(zhì)的檔案管理人才來提升檔案管理人員的整體水平。在加強檔案管理人員技能培訓(xùn)的同時，也要注重檔案管理人員在思想觀念上的提高，使檔案管理人員正確樹立檔案管理觀念，并鼓勵檔案管理人員在工作方式和方法上開拓創(chuàng)新，從而為國有企業(yè)的檔案管理打造出良好的工作環(huán)境。

（三）建立科學(xué)規(guī)范的檔案管理體系。國有企業(yè)需要在檔案管理工作中，結(jié)合自身的實際情況，制定出完善的檔案管理制度，明確檔案管理部門的主要職責，并且要有嚴格的檔案管理監(jiān)督機制，采取定期或不定期的方式，對重要和機密檔案進行抽查，以保障國有企業(yè)機密資料的安全。同時，要建立檔案追責制度，對于出現(xiàn)檔案管理問題的部門和個人，要追究其相關(guān)責任，必要時進行嚴肅的處罰。

四、結(jié)束語

新時期、新環(huán)境下，現(xiàn)代國有企業(yè)檔案管理工作正處于轉(zhuǎn)折和發(fā)展的關(guān)鍵時期，國有企業(yè)的檔案管理工作還面臨著眾多的困難和考驗，這就要求國有企業(yè)在實際工作中努力尋找應(yīng)對措施，采取積極主動的方式推動檔案管理工作的進一步發(fā)展。