機(jī)構(gòu)改革過(guò)程中如何做好計(jì)生檔案工作

文/諸城市衛(wèi)生和計(jì)劃生育監(jiān)察大隊(duì) 孫銘偉

當(dāng)前我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入社會(huì)主義發(fā)展的新時(shí)代，各項(xiàng)社會(huì)事業(yè)全面發(fā)展，機(jī)構(gòu)改革深入推進(jìn)，人口計(jì)生工作也進(jìn)入了一個(gè)新的階段，弱化行政職能，強(qiáng)化服務(wù)職能成為工作的發(fā)展方向。如何利用好檔案，來(lái)為廣大的人民群眾服務(wù)，是擺在人口計(jì)生工作者面前的一個(gè)課題。

一、當(dāng)前計(jì)生檔案工作中存在的問(wèn)題

（一）計(jì)生檔案工作受重視程度不夠。在各級(jí)人口計(jì)生部門(mén)，尤其是基層，檔案工作沒(méi)有獲得足夠的重視。對(duì)計(jì)生檔案工作，部分基層單位領(lǐng)導(dǎo)口頭講得多，實(shí)際關(guān)心少。從事計(jì)生檔案工作的人員在本單位處于非常弱勢(shì)的地位。重視程度不夠，直接導(dǎo)致計(jì)生檔案工作無(wú)法獲得足夠的技術(shù)、資金和人才支持。隨著信息化的日益發(fā)展，計(jì)生檔案管理也需要配備專(zhuān)業(yè)的技術(shù)設(shè)備和管理軟件，但這些軟硬件設(shè)施的配置和運(yùn)行費(fèi)用沒(méi)有保障。人口計(jì)生部門(mén)在并入衛(wèi)生系統(tǒng)之后，計(jì)生檔案納入衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理的范圍，部分地方的計(jì)生檔案保管條件隨之得到了很大的改善，但仍有相當(dāng)多的地方保管條件仍然很差。機(jī)構(gòu)合并之后，新的系統(tǒng)對(duì)計(jì)生檔案也仍然存在重視不夠的問(wèn)題。

（二）計(jì)生檔案管理不夠規(guī)范。長(zhǎng)期以來(lái)，各地尤其是基層計(jì)生檔案的收集和管理都存在不規(guī)范的問(wèn)題。文件材料收集不齊全、檔案整理和利用不規(guī)范、監(jiān)督檢查流于形式、檔案損毀甚至丟失等問(wèn)題都在各地不同程度地存在。在機(jī)構(gòu)合并之后，原有計(jì)生檔案管理的問(wèn)題都轉(zhuǎn)移到了新成立的單位。由于新單位要承擔(dān)以前幾個(gè)不同部門(mén)的工作任務(wù)，工作量成倍增加，由于缺乏足夠的人員和技術(shù)支持，部分問(wèn)題變得更加嚴(yán)重。

（三）計(jì)生檔案隊(duì)伍建設(shè)落后于發(fā)展的需要。在機(jī)構(gòu)合并之前，很多單位的計(jì)生檔案人員是兼職，外出參加檔案專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)的機(jī)會(huì)也非常少，檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和專(zhuān)業(yè)技能匱乏。很多檔案員年齡偏大，學(xué)習(xí)能力偏弱，影響了檔案管理水平的提高。計(jì)生和衛(wèi)生部門(mén)合并之后，計(jì)生檔案工作合并到衛(wèi)生系統(tǒng)檔案工作中，工作量增加了，但很多地方并沒(méi)有增加檔案工作人員數(shù)量，原計(jì)生部門(mén)檔案員不再承擔(dān)檔案工作，工作全部由原來(lái)的衛(wèi)生系統(tǒng)檔案員承擔(dān)。這種狀況顯然是落后于時(shí)代發(fā)展需要的，尤其是計(jì)生檔案工作會(huì)受到較大的影響。

二、優(yōu)化計(jì)生檔案管理的對(duì)策

（一）加強(qiáng)計(jì)生檔案工作領(lǐng)導(dǎo)。檔案工作是不可缺少的基礎(chǔ)性工作，做好檔案工作是一個(gè)單位的重要職責(zé)。計(jì)生檔案是衛(wèi)生計(jì)生檔案的重要組成部分，計(jì)生部門(mén)合并到衛(wèi)生系統(tǒng)之后，由于新成立的部門(mén)對(duì)衛(wèi)生工作的重視程度要高于計(jì)生工作，計(jì)生檔案的重視程度也弱于衛(wèi)生檔案。要優(yōu)化計(jì)生檔案管理，衛(wèi)生計(jì)生部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對(duì)計(jì)生檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，做到衛(wèi)生、計(jì)生檔案同等重視。

（二）改善檔案管理的軟硬件設(shè)施。計(jì)生部門(mén)和衛(wèi)生系統(tǒng)合并之后，新成立的部門(mén)集中保管原來(lái)兩個(gè)不同的部門(mén)產(chǎn)生的檔案。首先面對(duì)的問(wèn)題是檔案數(shù)量的大量增加，其次是檔案立卷、管理、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，工作量都成倍增加。這些問(wèn)題都對(duì)檔案管理的軟硬件設(shè)施提出了更高的要求。衛(wèi)生計(jì)生部門(mén)應(yīng)該抓住有利時(shí)機(jī)，積極爭(zhēng)取上級(jí)財(cái)政支持，努力增加檔案庫(kù)房的面積，通過(guò)配置密集架等設(shè)備增加庫(kù)容，通過(guò)電子化和信息化技術(shù)提高檔案工作的效率，提高檔案工作的水平。

（三）加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)。人才是搞好檔案工作的核心。計(jì)生部門(mén)和衛(wèi)生系統(tǒng)合并之后，檔案工作量極大增加，將新成立部門(mén)的所有檔案工作交由原計(jì)生或衛(wèi)生部門(mén)的一個(gè)檔案員，不利于檔案工作的科學(xué)管理和有序發(fā)展。新成立的衛(wèi)生計(jì)生部門(mén)可以設(shè)立一個(gè)過(guò)渡期，由原來(lái)兩個(gè)單位的檔案員合作開(kāi)展檔案工作。視工作量的增加情況，再確定增加或減少檔案工作人員數(shù)量。如設(shè)置專(zhuān)職檔案員，各科室仍有必要設(shè)立兼職檔案員。此外，檔案工作是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)技術(shù)工作，工作人員應(yīng)保持相對(duì)的穩(wěn)定性，避免頻繁變動(dòng)，造成工作的混亂。檔案工作人員也應(yīng)積極參加地方檔案行政主管部門(mén)舉辦的培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。