科技檔案管理的創新路徑探究

文/長江南京航道局 馬琰

科技檔案不同于其他的檔案，具有一定的特殊性，主要保存的是在科學研究和生產過程中的形成的具有一定價值的圖紙、材料以及聲像資料等等，是一項復雜、繁瑣、難度大的工作，在信息技術發展迅猛的今天，我們更要重視科技檔案的管理工作，以使這些珍貴的資料更好地為社會進步作出貢獻。

一、科技檔案管理工作存在的問題

（一）重視程度不夠，利用率低。因為科技檔案不能直接帶來經濟效益，導致有的單位在思想上存在偏見，對檔案的作用未形成充分的認識，在資金、人力等方面投入較少，造成檔案管理硬件設施不足，影響管理工作的開展。再者領導層的不重視無形中也使得管理人員的意識淡薄，工作中消極懈怠。其次，科技檔案的信息資源沒有得到有效的利用和開發，無法滿足新形勢的需要。在傳統的管理模式中，比較重視收藏，其價值沒能真正發揮出來，檔案管理的意義不大，如同虛設，這樣不利于科技檔案管理的深入發展。

（二）管理制度不完善，工作不規范。在當前的檔案管理工作中，由于制度的不完善，使得檔案管理存在盲目性大、隨意性強的問題，很多有價值的檔案資料收集、歸檔不及時，或者少歸、錯歸、漏歸現象突出，甚至課題還沒有驗收、成果還沒有鑒定就匆忙歸檔，影響了檔案的利用率，資源被浪費。其次，檔案內容不夠全面，形式也比較單一，紙質材料居多，影像資料較少，使得檔案的真實性大打折扣，同時破壞了檔案工作的完整性。另外，檔案管理工作人員職責不明確，導致工作中積極性、主動性較差，對科技檔案的收集、移交、歸檔工作不及時，工作效率不如人意，還有一些人為原因造成檔案破損，比如相關人員借閱后不能盡快歸還，嚴重時造成資料的遺失，這是一筆不小的損失，造成檔案資料喪失了應有的價值及功能。

（三）現代化管理水平低。現在信息時代，信息技術在各行各業得到了廣泛的應用，在這樣的背景下，科技檔案的管理在查詢與對接等方面存在技術與手段相對落后的現象，處于尷尬的境地，設備陳舊、手段落后，幾臺電腦就是檔案管理工作的全部，軟件得不到及時的升級、設備得不到及時的更新，制約了科技檔案管理工作的發展。比較明顯的是在對檔案進行收集、編輯、檢索等環節中，依然采用手工的方式，不僅影響了工作效率，還出現了資料不完整、歸檔不及時等問題，使檔案的開發和利用難度進一步加大了，根本就適應不了新形勢的發展趨勢。

（四）檔案管理的人員素質有待提高。現階段，從事檔案管理工作的一般是單位年齡比較大、快退休的人員，也有年輕的工作人員，他們的共同點是均非檔案專業畢業，并且很多人沒有接受過系統培訓，很難適應新形勢下科技檔案管理的新要求，不能開展完整的歸檔工作，充其量也就是一個資料保管員。其次，還有一種情況就是從事檔案管理工作的人員屬于兼職，人員流動性較大，不能專心從事檔案管理工作，另外檔案人員工作壓力大，科技檔案的管理繁瑣復雜，可是人員不足，現有的工作人員只能增加工作量，同時作為服務崗位，往往因為一件小事沒做好，就會被否定。以上種種情況都不利于科技檔案管理工作。

二、科技檔案管理的創新路徑

（一）轉變觀念、提高認識。檔案管理工作要想取得實效，充分發揮出應有的作用，就要從思想上轉變觀念，改變過去可有可無的錯誤認知，科技檔案的重要性不言而喻，首先這些科技檔案信息為以后科技活動的開展提供了依據，使科技活動更具計劃性，通過客觀、深入的分析，研究原有的檔案資料，找到問題，并采取有效措施加以解決，活動的成功率、正確率大大提高，應用效率盡顯。其次培訓作用突出，因為這些資料真實性強，能夠將研究情況進行直觀的展示，在教學中也好，在培訓中也罷，效果較好。因此，從領導到工作人員都要高度重視，積極對待，形成重視、支持、發展檔案管理工作的意識，為提高檔案管理水平、發揮檔案的價值打下堅實的思想基礎。

（二）健全、完善管理制度。管理工作制度的不完善是制約檔案管理工作發展的一大因素，所以積極完善、健全檔案管理制度，使檔案管理更加規范、更加科學。不僅包括檔案的利用、保管制度，還包括對工作人員的考核、獎懲制度等等，切實可行的管理制度與規范的管理模式雙管齊下，使檔案管理有章可循，以保證檔案資料的完整性、連續性，為檔案服務功能和利用率的提高打下基礎。具體來說，檔案的借閱時間、檔案的查閱情況、檔案的下載方式等，多個方面都需要進行全面的管理，以此提高檔案管理的質量。另外，科技檔案部門還需要落實企業的科研成果的鑒定、工程的驗收、重要的儀器設備的開箱驗收、新產品的開發等等具體的工作制度。

（三）盡快實現檔案管理的現代化。科技檔案管理實現現代化是現在發展的必然趨勢，它能夠有效改變傳統紙質檔案管理的一些弊端，比如紙質載體在時間一長的情況下，極易受到損傷：發霉、受潮、蟲咬等等，將會造成科技信息的丟失，影響研究工作的開展，同時科技檔案信息量大，而利用信息技術不僅能夠有效防止檔案的遺失，同時大大減少檔案的儲存空間，易于保存，還可以使操作更加簡便快捷，使工作效率大幅度提升。所以應該加大資金投入力度，一方面積極引進先進的技術，另一方面設備更新換代要及時。實現檔案管理的現代化，可以從提高檔案的查找效率入手，通過索引或分類目錄完成查詢工作，也可以將圖像和文字等信息進行信息化處理，實現信息資源的整合，檔案管理方式更加多元化。

（四）提升檔案管理工作人員的整體素質。高素質的檔案管理人員能夠促進科技檔案管理工作的順利開展。需要不斷對管理人員進行培訓，既要提高業務能力，又要提高他們的整體素質。一方面進行計算機技術的培訓，這是管理工作開展的支撐點，包括操作、數據庫、網絡安全等，還要強化檔案管理能力，做到檔案的大致內容、編號、信息等心中有數，按照準確的檔案管理方式進行檔案的管理工作。另外，通過培訓，使檔案工作人員了解檔案工作的需求形勢，使檔案管理工作適應形勢發展的需要，促進檔案資源的開發和利用，為社會、為人民大眾更好地服務。

（五）構建科技檔案多樣化服務。對科技檔案進行多元化服務，比如改變過去科技檔案歸檔繁瑣的服務過程，化繁瑣為簡易，方便檔案下載，加強服務化管理的質量化。再如在借閱檔案的時候，借閱人、時間、用途、歸還日期、檔案編號等都要如實詳細地填寫，并要求在填寫的借閱日期之前要及時歸還，如果途中有轉借的行為，也要有轉借的詳細表格，在經過領導允許的情況下進行轉借，如果并沒有按照規定進行借閱等相關服務，同樣要給予相應的懲罰，以提高多元化服務的質量和效果。

三、結語

科技檔案這一種主要的信息資源，其作用、地位的重要性都在不斷地提升，也逐漸受到了重視，在信息時代對科技檔案管理進行創新，以提高科技檔案管理工作的質量。更加充分地利用起檔案信息，將其效能最大限度地發揮出來，為了企業的發展提供強而有力的支持。因此要積極探索、創新管理模式，促使科技檔案管理工作實現新突破。