談數字化檔案管理在事業單位中的應用

文/青海省農牧業項目管理中心 竇穎

在各個單位中，都需要檔案管理工作。事業單位中的人員都需要加強對檔案管理工作的重視，并根據不同發展要求的探討，為其制定出有效的執行策略，以確保能達到總體的規劃發展。基于此，引入數字化管理，保證檔案管理工作的系統執行。

一、數字化檔案管理工作現狀

當前，從我國數字化檔案管理工作實際情況上看，盡管大部分事業單位工作人員已經認識到數字化檔案管理的意義，也為其構建完善的數字平臺，但是，我國的數字化管理工作還處于初期階段，各個單位在執行中存在嚴重不足。具體表現為：現代辦公設備的缺乏；在數字化檔案管理工作中，還僅是計算機、大量軟件的應用，無法促進檔案管理工作的優化開展。實際上，大多事業單位構建了數字檔案管理系統，也加強了數字化管理能力的發揮。但是，在實際工作中，由于缺少一定的行為規范，引進的現代設備也比較少，無法全面實現檔案的信息化。在對檔案進行調節或者閱讀的時候，也未體現出方便。雖然數字化管理理念被有效滲透，但是，實施的數字化硬件、軟件設備等無法保證優化配置，無法促使數字化檔案管理工作效果的發揮與實現，也達不到其作用的發揮。對檔案的實際檢索效率也比較低，因為在現代數字化檔案管理工作中，計算機檢索為其中的主要環節，不僅改變了傳統的人工方式，也促使管理工作效率和質量的提升。但是，從當前實際情況上看，單位內的檔案檢索技術不完善，實際的檢索效率低，在這種情況下，不僅無法促進我國數字化檔案管理工作的優化發展和執行，也影響了檔案管理工作效率的提升。

二、數字化管理工作在事業單位中的應用

（一）數字化檔案管理系統的創建。在數字化檔案管理工作中，網絡化為主要的發展趨勢，能為檔案管理工作的優化執行提供強大保障。在數字化檔案管理工作中，為其構建數字化管理系統，將保證其作用的實現和發揮。數字化管理系統的內容更豐富，事業單位需要促進設備的優化選擇、設計工作的總體化開展以及檔案整體工作的數字化發展，確保在一定執行條件下，能滿足新時期的發展。工作中，構建完善的檔案管理系統，也能將其作為前提條件。工作中的領導人員、負責人等加強對數字化檔案管理工作的重視，以確保能實現總體的擴展與進步。

（二）增強數字化檔案管理的性能。在數字化檔案管理工作中，為了確保其各個職能的發揮和實現，需要重點分析數字化檔案管理性能，保證工作的優化執行。如，保證檔案管理能力的提升。在數字化檔案管理工作中，對其使用的性能進行優化，是整體上可持續建設的重要條件。要保證自身管理能力的提升，可以基于計算機系統，對自身的檔案性能予以優化，保證檔案管理工作質量和執行效率的提升。當前，可以使用光纖、磁盤的方式來提高數字化檔案管理工作的性能。還要保證檔案管理工作的可靠性，給產品硬件的組成、管理等提出較高要求，并引入磁盤列陣產品，確保將其作為重要條件。同時，在使用磁盤列陣產品過程中，也要為其提出多種形式，并根據其實際需要，促進保護級別的優化設置，以保證為整體發展提供方便。

（三）促進辦公系統和檔案管理系統的結合。將數字化管理應用到事業單位管理工作中，需要將辦公系統和檔案管理工作進行結合，促進整體的完善。在實際執行期間，要保證資料查詢功能的實現，成立資源鏈接，并將其作為基礎，以滿足數字化管理工作的發展需求。同時，還要加強單位內的數字化管理體系構建，以實現事業單位檔案管理工作的穩定。如，檔案歸檔制度、文檔一體化制度、數字制度等，對這些制度予以完善和構建，都能促進數字化檔案管理工作效率和質量的提升，也能在整體上提供全面化發展。事業單位具備特殊性，實施的檔案資料存有保密特征，為了維護其安全性和完整性，在數字化管理工作的同時，還要增加硬件、軟件安全防護工作，在專業部門積極完善下，避免人為和環境對其造成破壞，也能為數字化管理工作營造良好的發展空間。

三、總結

基于以上的分析，在現代社會不斷進步和發展中，信息技術作為其主要內容，將其應用到事業單位的檔案管理工作中，基于數字化檔案系統，能促進管理工作效率和質量的提升。特別是在信息化社會發展中，將其作為現代社會的主要趨勢，詳細分析其要點，能為事業單位的積極發展提供強大保障。