如何加強(qiáng)政協(xié)機(jī)關(guān)檔案管理

文/山西省文水縣政協(xié) 胡淑珍

各級(jí)政協(xié)是中國(guó)共產(chǎn)黨領(lǐng)導(dǎo)的多黨合作和政治協(xié)商的重要機(jī)構(gòu)，是中國(guó)政治生活中發(fā)揚(yáng)社會(huì)主義民主的一種重要形式。社會(huì)各界人士通過(guò)政協(xié)對(duì)國(guó)家大政方針和群眾生活的重要問(wèn)題進(jìn)行政治協(xié)商，并通過(guò)建議和批評(píng)發(fā)揮參政議政、民主監(jiān)督的作用，有利于堅(jiān)持和改善共產(chǎn)黨的領(lǐng)導(dǎo)，又有利于更廣泛地聯(lián)系和團(tuán)結(jié)各階層群眾。各級(jí)政協(xié)在建言獻(xiàn)策、民主協(xié)商等方面形成的檔案資料，是各位政協(xié)委員和政協(xié)工作者智慧的結(jié)晶，具有較高的價(jià)值。做好政協(xié)機(jī)關(guān)檔案工作，具有重要而現(xiàn)實(shí)的重大意義。

一、政協(xié)機(jī)關(guān)檔案的特點(diǎn)

政協(xié)機(jī)關(guān)檔案是指各級(jí)政協(xié)按照《中國(guó)人民政治協(xié)商會(huì)議章程》賦予的職責(zé)，在各種會(huì)議、活動(dòng)和機(jī)關(guān)日常工作中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、音像等不同形式和載體的歷史記錄，是全機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作活動(dòng)的真實(shí)記錄和原始憑證，是考查本機(jī)關(guān)工作、研究本機(jī)關(guān)歷史的重要依據(jù)。這些檔案資料有書(shū)面、音像、實(shí)物等多種形式，其不僅是政協(xié)機(jī)關(guān)工作的一種體現(xiàn)和載體，更是政協(xié)機(jī)關(guān)內(nèi)部管理的重要組成部分。根據(jù)載體的不同，政協(xié)機(jī)關(guān)的檔案可以分為文書(shū)檔案、電子檔案、專(zhuān)業(yè)檔案、聲像檔案等多種內(nèi)容。其中文書(shū)檔案是政協(xié)機(jī)關(guān)檔案中最多的種類(lèi)，文書(shū)檔案是由各種文件材料所形成的，分為書(shū)面材料和電子材料，主要包括日常的會(huì)議內(nèi)容、會(huì)議材料、會(huì)議記錄、各個(gè)機(jī)構(gòu)工作的文檔、證明等；機(jī)關(guān)制定的工作條例、工作制度等；提案的內(nèi)容及答復(fù)情況、政協(xié)委員進(jìn)行的專(zhuān)題的調(diào)研、匯報(bào)、工作總結(jié)；機(jī)關(guān)的人事資料；匯報(bào)資料；文件資料等等多種內(nèi)容。

二、政協(xié)檔案管理面臨的困難和挑戰(zhàn)

近年來(lái)，隨著信息化的發(fā)展和政協(xié)機(jī)關(guān)工作職能的增加，使得政協(xié)機(jī)關(guān)的檔案數(shù)據(jù)數(shù)量越來(lái)越多，并且內(nèi)容越來(lái)越廣。大大增加了政協(xié)機(jī)關(guān)檔案管理工作的難度。

（一）安全性要求增加。在信息化時(shí)代，不僅有紙質(zhì)檔案，更有電子檔案。原來(lái)保管紙制檔案的一套管理制度和方法，如防火、防盜、防潮等，已經(jīng)不能適應(yīng)新時(shí)代檔案工作的要求，隨著檔案載體的增加，又增加了新的要求，如光盤(pán)檔案要防止磨損、音像檔案要防止磁場(chǎng)等等。還有如檔案保存在電腦中，由于電腦系統(tǒng)的崩潰、電腦硬盤(pán)損壞等都有可能導(dǎo)致檔案信息的丟失；不法分子利用黑客技術(shù)侵入和盜取檔案，也對(duì)檔案管理提出的新的要求。

（二）對(duì)檔案管理人員素質(zhì)的要求進(jìn)一步提高。新時(shí)期政協(xié)機(jī)關(guān)的檔案管理，對(duì)檔案管理人員綜合素質(zhì)的要求更加專(zhuān)業(yè)，政協(xié)機(jī)關(guān)的檔案管理人員不僅要具有堅(jiān)定的政治立場(chǎng)，還需要具備一定的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，不僅能熟練地操作使用電腦，還要有一定的寫(xiě)作、組織、協(xié)調(diào)能力，掌握大數(shù)據(jù)查閱及整理能力等等。

三、加強(qiáng)政協(xié)機(jī)關(guān)檔案管理的建議

做好政協(xié)機(jī)關(guān)檔案管理，具體十分重要的意義，必須以習(xí)近平新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義思想為指導(dǎo)，嚴(yán)格按照政協(xié)章程，結(jié)合各級(jí)政協(xié)工作的實(shí)際，因地制宜，做好機(jī)關(guān)檔案管理工作。

（一）檔案管理人員必須精干高效。各級(jí)政協(xié)機(jī)關(guān)應(yīng)成立檔案室，配備專(zhuān)職檔案員，負(fù)責(zé)檔案室的日常工作。市級(jí)以上政協(xié)機(jī)關(guān)各處室應(yīng)確定一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門(mén)各項(xiàng)會(huì)議、視察、調(diào)研、協(xié)商等職能工作中形成的文件、音像資料收集整理，按規(guī)定建檔或移交。檔案室應(yīng)積極按要求驗(yàn)收、匯總、入庫(kù)、保管各部門(mén)移交的檔案，負(fù)責(zé)電子檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)和管理。

（二）收集整治的檔案資料必須完整及時(shí)。其中文書(shū)檔案包括市政協(xié)各類(lèi)會(huì)議以及各專(zhuān)門(mén)委員會(huì)、機(jī)關(guān)各處室在日常工作中形成的正式文件、各類(lèi)材料等。音像資料的收集范圍為：市政協(xié)機(jī)關(guān)組織召開(kāi)的各種會(huì)議（包括市政協(xié)全會(huì)、常委會(huì)、主席會(huì)、專(zhuān)委會(huì)等）的聲音、影像資料，政協(xié)機(jī)關(guān)組織的視察、專(zhuān)題調(diào)研、協(xié)商等活動(dòng)的聲音、影像資料，記錄政協(xié)及機(jī)關(guān)發(fā)展和宣傳的新聞報(bào)道、專(zhuān)題片等聲音、影像資料，以及其他具有保存價(jià)值的聲音、影像資料。對(duì)反映同一內(nèi)容的若干張照片，應(yīng)選擇其主要照片整理歸檔。照片、音頻和視頻移交歸檔時(shí)，應(yīng)提供照片、音頻和視頻的說(shuō)明。說(shuō)明包括時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由、背景、攝錄者六要素，文字說(shuō)明要簡(jiǎn)練準(zhǔn)確，確切地反映其內(nèi)容，以word文檔的格式與聲音、影像資料存放在一個(gè)文件夾內(nèi)移交宣傳信息處。同時(shí)，為防止因設(shè)備故障造成資料丟失，保證長(zhǎng)期、完好地保存這些珍貴的聲音、影像資料，聲音、影像資料歸檔的負(fù)責(zé)人應(yīng)定期做好資料的備份工作。

（三）根據(jù)檔案資料重要性確定不同的保存期限。建議將文書(shū)檔案的保管期限定為永久、30年和10年三種。其中反映本級(jí)政協(xié)及機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌，對(duì)政協(xié)事業(yè)、國(guó)家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，保管期限為永久，如政協(xié)全體會(huì)議、常委會(huì)議、主席會(huì)議、黨組會(huì)議、秘書(shū)長(zhǎng)會(huì)議、秘書(shū)長(zhǎng)辦公會(huì)議等會(huì)議記錄、紀(jì)要、會(huì)議決議及相關(guān)材料，組織機(jī)構(gòu)沿革、大事記、領(lǐng)導(dǎo)講話材料，本級(jí)政協(xié)常委會(huì)、各專(zhuān)門(mén)委員會(huì)組織開(kāi)展的各項(xiàng)會(huì)議、視察、調(diào)研、協(xié)商等活動(dòng)材料和日常工作中形成的正式文件、重要材料等。在較長(zhǎng)期間內(nèi)對(duì)機(jī)關(guān)工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為30年。如政協(xié)機(jī)關(guān)一般工作中形成的文件材料，一般會(huì)議的主要文件材料，其他涉及本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)的較為重要的文件材料。在一定時(shí)間內(nèi)對(duì)本機(jī)關(guān)工作有參考價(jià)值的文件材料，保管期限為10年，如政協(xié)機(jī)關(guān)一般事務(wù)性的文件材料。