關于檔案管理工作的探討

文/河北省建筑科學研究院 劉淑華

隨著信息技術的發(fā)展，檔案管理信息化取得了一定成果，促進了檔案管理水平的提升，檔案作為重要的信息源，隨著檔案數(shù)量的增加，需要加速現(xiàn)代化檔案管理的發(fā)展進程，加快實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

一、做好檔案管理工作的重要性

文件的科學管理是衡量一個單位管理水平的重要標準，檔案記錄了本單位發(fā)展中的歷史優(yōu)秀成果和業(yè)績，為單位的發(fā)展提供了重要資料。檔案管理工作具有復雜性、專業(yè)性和系統(tǒng)性的特點，各項工作間緊密相關，加強檔案管理能夠有效確保檔案質量的提升，促進社會穩(wěn)步發(fā)展。隨著我國社會的迅速發(fā)展，將先進技術運用到檔案管理工作中成為發(fā)展的必然趨勢，實現(xiàn)了檔案管理信息化，這對檔案管理工作的發(fā)展起到了積極的促進作用。

二、檔案管理工作現(xiàn)狀分析

（一）檔案管理人員業(yè)務能力有待提升。隨著社會的迅速發(fā)展，對檔案管理人員也提出了更高的要求，需要大量業(yè)務能力和專業(yè)素質過硬的工作人員。傳統(tǒng)檔案管理思路和管理模式無法滿足當前檔案管理工作的要求，因此逐漸暴露出一些問題。檔案管理工作要求管理人員要具備一定專業(yè)素質能力，同時要有很強的工作責任感，還要具備良好的個人素養(yǎng)。從當前的檔案管理工作來看，缺少綜合型管理人才，個別工作人員工作積極性較低，對工作敷衍了事，這對檔案管理工作的開展產(chǎn)生了直接影響。

（二）檔案管理信息化水平不高。隨著信息化時代的發(fā)展，檔案管理工作要緊跟時代的步伐，實現(xiàn)檔案管理信息化。但是，當前部分地區(qū)的檔案管理工作并沒有有效利用信息化手段，工作思路和模式有待轉變和創(chuàng)新。傳統(tǒng)紙質存檔方式仍然在檔案管理工作中可以看到，這種方式不但不好保管檔案，而且容易丟失或損壞，同時對保管室的要求很高，并需要占一定空間，同時要做好防火、防水、防潮等工作。據(jù)相關調查數(shù)據(jù)顯示，檔案室由于以上原因而導致檔案損毀事件時有發(fā)生。

（三）檔案管理經(jīng)費有限。在信息化社會中，互聯(lián)網(wǎng)成為人們生產(chǎn)生活的必備工具，但是將計算機和網(wǎng)絡技術應用到檔案管理的單位還是較少的，電子檔案管理系統(tǒng)需要投入一定的資金，同時要配備專業(yè)人員，還需要一部分費用的支出。總之，實現(xiàn)信息化檔案管理需要經(jīng)費的支持，但當前的檔案管理經(jīng)費十分有限，無法支撐信息化檔案管理工作的發(fā)展。

（四）對檔案管理重視程度不高。當前在檔案管理工作中，存在管理人員對其重視程度不高的現(xiàn)象，檔案管理部門工作積極性不高、職能弱化，使得檔案管理工作質量不高、紀律性不好。這使得其他部門對檔案管理工作不重視，在工作中不能積極配合，這與檔案管理部門自身對工作的重視程度不高直接相關。

三、提高檔案管理工作水平的建議

（一）提高檔案管理人員業(yè)務能力。檔案管理人員的業(yè)務能力和綜合素質會對檔案管理工作質量產(chǎn)生直接影響，具備過硬的業(yè)務能力是確保檔案管理順利開展的關鍵，更關系到工作人員是否可以做好這項工作，確保檔案管理工作質量。同時，檔案管理人員的綜合素質水平也非常重要，新時代對檔案管理人員提出了更高的要求，相關部門要定期對檔案管理人員進行相關知識培訓，給檔案管理人員提供一個良好的學習平臺，提高其學習能力，促進檔案管理人員綜合素質和業(yè)務能力的提升。在培訓過程中能夠增進同事間的感情溝通，可以在培訓中組織團隊活動，培養(yǎng)大家的團隊合作能力，激發(fā)檔案管理人員的工作熱情，為檔案管理工作的高效開展打下良好基礎。

（二）提高檔案信息化管理水平。實現(xiàn)檔案信息化管理是時代發(fā)展的必然要求，檔案管理部門要認識到采用信息化管理手段的重要性，組織關于檔案管理信息化手段的培訓，提高檔案管理人員對信息化管理手段的認識，并積極學習，在工作實踐中進行檔案信息化管理。當檔案管理信息化全面普及后，檔案管理工作水平會得到大大的提升，并能夠有效避免紙質檔案管理中遇到的一些問題，促進了我國檔案管理工作水平的提升。

（三）加大經(jīng)費的投入。足夠的經(jīng)費是確保檔案管理工作發(fā)展的重要因素，檔案庫中信息資源十分豐富，但對于使用者提出的多方面要求，人們還是會感覺到庫藏資源有限。導致這一現(xiàn)象產(chǎn)生的原因不僅是因為檔案資源量有限，而且也因為檔案管理方式落后，使得檔案信息資源使用率不高。因此，要不斷豐富庫藏內容，提高庫藏質量，采集使用者需要的檔案資源，不斷優(yōu)化檔案文獻，使其系統(tǒng)化、規(guī)范化，能夠為使用者提供更優(yōu)質的服務。

（四）加大檔案管理重要性的宣傳。檔案管理工作的重要性通過本文的分析大家已經(jīng)了解，希望管理人員和職能人員對檔案管理工作引起重視，加大管理力度。同時檔案管理部門要在工作中不斷地完善和提升，可以通過組織活動，使更多的人了解檔案管理工作，并認識到這項工作的重要性。檔案管理部門也要多組織活動，培養(yǎng)大家的團隊意識，提高檔案管理隊伍的整體業(yè)務能力，使各管理人員發(fā)揮出自身的職能作用，確保檔案管理工作順利開展。

四、總結

綜上所述，檔案管理是一項系統(tǒng)性工作，需要充分認識到檔案管理工作的重要性，提高檔案管理現(xiàn)代化水平，實現(xiàn)檔案管理工作數(shù)字化、信息化、專業(yè)化發(fā)展，為我國檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展打好基礎。