淺談如何深化檔案管理

文/洮南市中小企業服務中心 高新宏

最近幾年來，隨著信息技術的飛速發展，傳統檔案管理面臨巨大沖擊，傳統檔案管理服務系統已難以滿足管理人員的要求。這就要求檔案管理人員必須應用先進技術對服務體系進行創新，自始至終堅持以人為本，不斷完善服務。本文對檔案管理信息深化面臨的問題進行了簡單分析，同時提出相應的解決措施，以便可以為大眾提供更加優質的服務。

一、檔案管理深化面臨的主要問題

（一）思想觀念落后。眾所周知，我國傳統檔案管理面臨較多問題，究其根源，主要是因為檔案管理一直落后于時代發展步伐。據調查顯示，大多數檔案管理服務中心只關注館藏數量，卻沒有對質量引起重視，而且還忽視信息資源的開發與利用，仍舊受限于紙面資源，部分電子資源相對匱乏。再加上，有些檔案管理服務中心沒有考慮管理人員的閱讀要求，采集的信息資源難以引起大眾的注意，致使大量人力和物力被浪費。除此之外，檔案管理人員的管理理念落后，排斥新興電子資源，導致服務方式單一。

（二）經費不足。現如今，國內許多檔案管理服務中心都面臨資金短缺的問題。該問題的出現在一定程度上約束了檔案管理的發展，而且還不利于檔案管理完善自身發展的途徑。針對該種情況，部分檔案管理服務中心開始加大經費投入力度，然而，經費投入幅度卻低于上漲幅度，尤其是在閱讀方式日益多樣化的今天，用戶對信息資源也提出更高的要求，因而就需要合理應用現代化服務方法，比如創建檔案管理網絡、應用計算機設備等。

（三）信息服務人員的綜合素質偏低。當前，國內檔案管理年齡結構呈現年輕化趨勢，尤其是檔案管理的服務質量。實際上，許多年輕人與部分年老員工并沒有對檔案管理工作引起重視，不愿探索新的技術方法，而且仍舊受傳統服務的約束，以上因素的存在勢必不利于提高檔案管理人員的綜合素質。難以找到既精通檔案管理工作流程，又掌握計算機以及其他理論知識的人才，更無法依照檔案管理人員的要求提供優良服務，加上，部分管理人員并沒有深入了解檔案管理知識，更沒有意識到檔案管理的重要性，長時間下去，勢必不利于提高檔案管理的服務質量。

二、檔案管理信息平臺深化應用的目標

平臺的信息集成和平臺的文件管理是一個覆蓋的單位，使檔案信息集成實現橫向和縱向的高度共享。信息管理平臺的應用程序穩健后，應用網絡信息傳輸的文件和檔案管理的自動化，注重管理電子文件，整合的理念思想，最終實現電子數據共享和綜合應用，為生產管理、決策管理的飛躍打好基礎。

三、深化檔案管理信息的途徑

（一）不斷提高信息服務意識。現階段，檔案管理開始朝著信息化、多元化方向發展，傳統服務方式已無法滿足管理人員的要求。基于此，檔案管理人員必須對其引起重視。首先，服務人員應努力轉變自身的服務理念，依照用戶的要求樹立以人為本的服務意識，不斷完善自我。其次，應采取多種方法學習新的知識，并對服務項目進行創新，進而達到健全服務體系的目的。再次，應營造優良的信息服務環境，依照檔案管理人員的要求對電子資源的采集加大投入力度，并將其整合歸納好，以便可以為管理人員提供更優質的管理服務。最后，還應將多種檔案管理聯合在一起，目的是為實現資源的共享。

（二）加大經費投入。為進一步提高檔案管理的服務質量，首先應豐富信息源，比如，購買光盤或者書籍。其次，應運用多種先進設備與技術，并將其作為支撐，目的是為完善信息服務模式。當然，還應對檔案管理加大經費投入，科學利用資金，以此來提高檔案管理的信息服務水平。

（三）提倡個性化服務。所謂個性化又被稱為定制服務，是指依照用戶提出的要求提供個性化服務。對于檔案管理來說，應在傳承傳統檔案管理優勢的前提條件下，深化個性化服務。當然，市中小企業服務中心還可以為用戶提供個性化服務，比如推薦服務、決策服務。其中，深化檔案管理個性化服務是指應用搜索服務技術、推送服務技術以及數據挖掘技術等技術來為大眾提供個性化服務，目的是為提高市中小企業服務中心的檔案管理水平。

四、結語

綜上所述，在信息技術飛速發展的今天，國內傳統檔案管理服務模式面臨諸多問題，比如管理理念落后、服務水平低、綜合素質偏低等。針對上述現象，市中小企業服務中心應重點解決上述問題，并合理應用信息技術，以此來提高服務中心的服務水平，否則會給檔案管理的服務質量帶來不利影響。此外，還應進一步優化檔案管理信息服務方式，科學分配管理資源，目的是為調動檔案管理人員的主觀能動性，并為其他人員營造良好的閱讀環境。這不只是檔案管理日后的發展趨勢，更能凸顯個性化服務在檔案管理服務體系中的重要作用。