高校檔案館網站信息化服務方式拓展研究

文/合肥工業大學 陳曉媛

高校檔案館網站是高校檔案機構在互聯網上建立的站點，它是以主頁的方式發布各類檔案信息并提供檔案利用服務的電子文檔集合。隨著當今社會信息化的發展，各大高校檔案館紛紛建立自己的網站作為宣傳、服務的主要窗口，高校檔案館網站可以通過網絡平臺向廣大民眾展示館藏檔案，加強與學校各單位和其他檔案部門的溝通交流，起到宣傳和文化引導的作用，也是檔案館提供信息化服務利用的重要途徑。

一、高校檔案館網站現狀分析

（一）檔案館基礎功能與服務基本能夠實現。筆者根據瀏覽的30余所高校檔案館網站發現，我國高校檔案館網站主要內容包括以下幾點：檔案館概況、新聞公告、工作動態、服務指南、歸檔指南、法律法規、檔案（校史）展覽、學術交流、下載中心、大事記載、聯系我們等。高校檔案館網站中基礎功能與服務基本都可以實現，但仍存在一些不足，有待進一步完善和拓展。

（二）網站內容、檢索方式較為單一。高校檔案館網站大多以本館本校新聞為主，缺乏對教育界、檔案界學術動態的收集整理。同時，高校檔案網站大多提供二次檔案信息、珍貴圖片字畫展覽、館藏指南、全宗介紹等，并不能提供檔案全文查詢，作用僅僅局限在介紹宣傳。網絡檢索系統的標準是“由數據覆蓋率、鏈接系統數、各類型數據比率、查全率和查準率、響應時間、可存取性費用”等來評定的。在高校檔案館網站提供的檢索方式中，基本上都是簡單的關鍵字搜索，缺乏深度的進一步查詢，實現全文檢索的高校更是少之又少，無法滿足用戶的需求。

（三）檔案館網站服務性較弱，缺乏與用戶的互動。檔案館在很長一段時間內都處于一種封閉或半封閉的狀態，給人一種神秘的感覺，這就導致了檔案工作一直較為被動，檔案工作人員的服務意識有待增強，重藏輕用，沒有真正意識到檔案部門的服務性，致使檔案館利用效率較低。同時也限制了社會信息資源的獲取，缺少與用戶的互動。

二、高校檔案館網站建設的幾點建議

（一）提高檔案工作者知識技術水平，運用智能化技術工具。目前大多數高校檔案館在招聘中傾向招聘檔案學專業的學生，且現有的檔案管理人員也有著多年的檔案管理工作經驗，故嚴重缺乏計算機專業人才，這種人員結構已經不適應當今高校檔案工作的發展。隨著信息技術和計算機網絡的發展，高校檔案部門更加需要既精通計算機技術又熟練掌握檔案管理知識的復合型人才來實現各項服務。隨著高校檔案館館藏日益增多、種類日益齊全，檔案館網站建設的快速發展，高校檔案工作面臨更多的挑戰，當務之急，必須增強對館藏海量信息的處理能力、邏輯整合能力、深層次開發能力，提取表面上龐雜無序的信息的內在聯系供讀者使用。高校檔案網站依托的設備支持普遍配置比較低端，更新換代緩慢，智能技術由于高校檔案館的數字化水平、辦公自動化管理水平、工作人員對新技術的認知情況等局限，到目前為止并沒有在高校中廣泛應用，但其在用戶需求方面的優勢必將在不斷發展的數字化管理環境下凸現出來，此種技術也會逐漸發展普及。

（二）探索新型高校檔案館網站服務模式。隨著信息技術和計算機網絡的發展，各大高校檔案館紛紛積極探尋新的服務模式，以檔案館網站為平臺，探索新的服務模式，有以下三種模式已經應用于各大網站：第一，單項溝通模式廣泛用于日常工作，主要通過電子郵件、網站在線問答等方式。合工大檔案館公開出國學籍證明辦理、學歷認證辦理、年鑒報送三個辦公郵箱掛接在官方網站上，工作人員瀏覽郵箱及網頁，為用戶答疑解難。第二，QQ、微博、聊天室、電話等及時的線下交流工具，這樣的線下交流工具類似于面對面交流，效率高、用時少，信息傳播更加快捷精確。第三是以FAQs為最典型工具的共享式交流，如在檔案館網站中設有常見問題的板塊，工作人員將利用者經常提出的問題進行總結，放置在網頁上供瀏覽，提高了工作效率。隨著時代的發展，國與國之間交流日益頻繁，越來越多的大學生選擇出國留學深造，對各類中英文學籍證明材料的需求與日俱增。合肥工業大學出國學籍證明服務系統于2016年10月8日正式運行，此系統依托檔案館網站，可以支持打印合肥校區和宣城校區的含GPA、排名的本科生中英文成績單，中英文在讀證明。為廣大有此需求的學生服務，在檔案館網站上在線申請，也解決了異地辦學學生辦理業務不方便的問題，在這一年多的實踐中，提升檔案服務水平，提高部門工作效率，方便廣大校友及在校生。

（三）樹立用戶為中心的工作理念。高校檔案館工作人員應該以用戶的需求為工作理念，站在用戶的角度，主動了解用戶的需要，設計網站架構模塊，整合信息資源，對檔案資源進行深加工，以滿足不同用戶的利用需求。筆者所在的合肥工業大學檔案館以畢業季為契機，在網站上舉辦了“憶當年·感懷母校——珍貴畢業照片展”，在檔案館網站中開辟專欄展出幾十年前珍貴的畢業照，供廣大師生在線瀏覽；以校運動會為契機，聯合宣傳部，在合肥工業大學官方微博上推送幾十年前學校運動會的照片，得到師生一致好評。同時，檔案館在整理老照片的過程中，發現了很多有價值卻缺乏相關信息的老照片，我館也在網站上發起展覽，“檔案，我們共同的記憶——尋找老照片背后的故事”，受到師生一致好評。2017年6月9日是國際檔案理事會確定的第11個國際檔案日，合肥工業大學檔案館為了做好檔案宣傳工作，在檔案館網站上開設了“國際檔案日專題”宣傳專欄，轉載中國檔案報社制作的《小紅的蘭臺奇遇記》漫畫宣傳資料，以及各大新聞媒體的文章，普及了檔案知識，激發了師生檔案意識。合肥工業大學檔案館一直以來都是秉承著“用戶中心式”的服務模式，大力開發檔案信息資源，充分利用網絡，我們的目標也是希望今后可以多創新這樣的網上服務模式，更加便利于廣大師生，提高服務水平。高校檔案館網站信息化服務也應直面“互聯網+”這把雙刃劍所帶來的風險與挑戰，我們需要走的路還很長。建立高水平的高校檔案館網站，最基本的就是要擁有豐富的數字化檔案資源，這是豐富網站內容的基礎，同時，要有高水平的審美、編輯、維護能力，在網站建立、運行和后期維護過程中，能夠準確合理采擷、綜合分析、系統整理大量的檔案信息，為用戶提供好服務；努力提高檔案管理人員的業務素質，培養與時俱進的計算機技能，加強高校檔案館網站對用戶的服務程度，促進高校檔案事業的繁榮發展。