淺析數據管理與檔案信息服務創新

文/四川省巴中市機構編制信息管理中心 鄒江偉

數據管理讓生活數據化，也是順應當今大數據時代發展。數據管理讓原本依靠人們經驗和直覺作的決策，擁有了可尋找的蛛絲馬跡，數據管理讓一些原本虛無縹緲的事物量化，實實在在地展現在人們眼前，讓大家作的判斷更加精準而有把握。檔案在我們生活和工作中占據著重要地位，它記錄著人的一生，記錄著國家的榮辱，記錄著歷史長河的發展。將數據管理運用到檔案信息中，將會給我們帶來更多的驚喜。

一、數據化管理檔案信息的意義

（一）什么是數據管理。數據管理從我們人類誕生就已經出現，只是展現呈現的方式不一樣，從傳統的手寫記錄發展到現在利用計算機進行相應的數據收集、存儲、分析到最后的應用。數據管理在我們生活中占據著重要地位，通過大數據結構分析，能夠讓大家了解到數據之間的內在聯系，從而制作出更加安全、可靠、完整的計劃，讓人們能夠減少一定的工作量。

（二）意義。檔案是任何一個企業發展的重要組成部分，隨著企業的不斷發展，相關檔案數呈幾何方式增長，冗余的數據讓人們工作量增加。檔案信息數據化管理，首先能夠解決的問題就是減少數據冗余，提高工作效率。信息化管理檔案能夠讓文件在收集、傳播、存儲等方面更加快速和便利，改變傳統的管理方式，管理質量得到提升。檔案信息數據化能夠實現資源共享，讓各個公司能夠獲得更多相關信息和資源，通過其中的數據分析，及時調整管理方式和發展方向。

二、檔案信息數據構建

（一）數據收集。想要收集數據，建立檔案信息數據庫，不是一項簡單的任務，它需要大家從不同方面、不同渠道中收取并將它們進行整理。最后，根據它的特性進行分類、合并。通過這種方式收集到的數據非常雜亂，為了保證數據質量，就需要大家對這些數據進行“清洗”和梳理，最后得到來源廣泛且完整的檔案。

（二）數據存儲和分析。數據經過不斷的收集和“清洗”，數量也就隨之不斷增長，逐漸形成自己獨有的結構，最后根據這些數據的種類和特點采用相對應的方式分別存儲。數據庫里收集到的文件之間擁有非常密切的聯系，它們彼此之間相輔相成。根據這些檔案信息之間的聯系，挖掘出其中隱藏的信息，將其關系網信息化，結構簡單化，從而分析得到更多有效、準確、完整的信息。

（三）數據應用。完善檔案信息的數據庫能夠直接調取其中的信息，能夠從中尋找出在歷史長河中人們發展的趨勢，從而能夠及時調整前進方向。各行各業的公司在不斷增多，各個公司的業務比較靈活和復雜，能夠涉及其他行業的許多東西，擁有這個大數據，大家就能夠嗅到新的發展趨勢，明確自己的重點，得到相對比較完整、全面的分析報告。

三、數據管理檔案信息存在的問題

（一）觀念轉變。計算機技術不斷提高，使用數據管理檔案信息，讓人們的工作效率得到提升，從而讓企業或者個人不斷向前發展。就用一個物流公司為例，想要實現數據管理檔案信息，首先就需要大家轉變觀念，要學會依托強大的計算機技術，能夠減輕工作量，提升工作效率。

（二）數據冗余處理。一個物流公司數據來源非常廣泛，涉及多個領域，使其數量非常龐大，需要大家將這些圖片、文字、語音等各種格式的文件進行不斷篩選、清除。在剛剛開始整個過程任務非常繁重，處理信息需要及時，并且要學會總結經驗，在發展中將一些不必要的流程進行刪減和更改一些不合理的地方。若是這些處理不當，就會使物流信息無法及時更新或者收發貨錯亂，從而導致整個市場的混亂。

（三）安全性。雖然當前法制在不斷完善，但是，與數據化管理案信息相關的部分體制還需要完善，安全不能得到百分之百的保障。數據管理和檔案信息在構建中，就需要相關部門將其責任化，健全管理制度，約束人們的行為，從而保證網絡和數據的安全。

四、總結

不管社會怎樣變化，檔案信息對于人類只會越來越重要，它反映出多種問題，讓人們能夠從中尋找到更多適合自己的學習資料和經驗。數據管理和檔案信息之間有著密不可分的聯系，讓我們能夠減少更多繁重的資料整理工作，讓我們在提取信息的過程更加簡潔、快速，讓我們信息交流更加流暢，讓社會發展更加迅速。