大數(shù)據(jù)時代信息化在檔案管理中的作用

文/十堰市太和醫(yī)院 王蕾

在大數(shù)據(jù)時代下，網(wǎng)絡(luò)和信息化發(fā)揮的作用和重要性正日益突顯，他們的迅猛發(fā)展，使得人們越來越重視信息。在這種大環(huán)境下，各家醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理時就更加重視信息化的利用和開發(fā)。因此醫(yī)院不但要保護(hù)存貯在檔案室的傳統(tǒng)載體的檔案，而且也要對電子存貯介質(zhì)的檔案進(jìn)行管理。由于數(shù)字化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的日臻完善，電子文件大量涌入醫(yī)院，數(shù)字化檔案室的建立也是勢在必行，也將會不斷擴(kuò)大檔案室的功能，使得檔案數(shù)字化管理在醫(yī)院的信息管理中發(fā)揮更大的作用和影響，也勢必最終實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息共建共享。

一、信息化在醫(yī)院檔案管理中的影響

檔案的信息化改變了醫(yī)院檔案管理以往傳統(tǒng)的方法，有助于醫(yī)患關(guān)系的改善。檔案管理的信息化對于醫(yī)院內(nèi)部信息快速的交流和管理有很大的促進(jìn)，也有利于醫(yī)患之間各類信息的傳遞和溝通，促進(jìn)辦事效率的提高，管理成本得到減低，工作環(huán)節(jié)縮短，這些都有助于提升醫(yī)院的品牌形象，提高服務(wù)的品質(zhì)，同時也確保了醫(yī)院信息資料的安全管理。

二、醫(yī)院檔案管理在信息化建設(shè)中遇到的問題

（一）沒有一套行之有效，科學(xué)的管理標(biāo)準(zhǔn)。為了確保醫(yī)院檔案信息化建設(shè)務(wù)實(shí)有效，保證順利完成信息化建設(shè)任務(wù)，醫(yī)院需要統(tǒng)籌考慮目前醫(yī)院的發(fā)展現(xiàn)狀和當(dāng)前信息化發(fā)展的趨勢，制定既符合醫(yī)院情況又遵循信息規(guī)范化要求的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)前由于在醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)中很多醫(yī)院并沒有建立規(guī)范有效的標(biāo)準(zhǔn)，造成檔案管理存在各自開發(fā)，自行引進(jìn)的現(xiàn)象，使得檔案管理出現(xiàn)不統(tǒng)一、不和諧的狀態(tài)，無法集中有效地開展醫(yī)院檔案管理工作。

（二）亟待引進(jìn)信息化建設(shè)的專業(yè)人才。隨著信息化的不斷深入，從事檔案工作的人員除了熟練掌握與檔案相關(guān)的各類知識、技能和檔案管理的各種流程，還需要熟悉與檔案工作相關(guān)的各類軟件系統(tǒng)，這就要求檔案信息化人員既懂專業(yè)且全能，才能保證醫(yī)院信息化建設(shè)有效進(jìn)行。然而由于目前醫(yī)院的檔案管理人員中高素質(zhì)的人才非常缺乏，很多從事檔案管理工作的人員不是檔案專業(yè)的，對于檔案管理知識和檔案工作能力不足，更缺乏檔案科研能力，目前對檔案管理的培訓(xùn)和建設(shè)體系也不規(guī)范，這些都不利于檔案信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。

（三）醫(yī)院檔案系統(tǒng)軟件和硬件設(shè)置配置不完善?，F(xiàn)階段醫(yī)院大環(huán)境使得在經(jīng)濟(jì)投入方面，管理類和醫(yī)療類軟件開發(fā)投入占比較大，檔案管理軟件相對落后。隨著對軟件要求越來越高以及醫(yī)院的發(fā)展，初期開發(fā)的軟件已滿足不了現(xiàn)代化醫(yī)院需求。且部分檔案人員觀念較為守舊，嚴(yán)重影響醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。

三、醫(yī)院檔案管理中信息化的作用

（一）如何有效收集檔案資料。目前很多醫(yī)院仍然在沿用傳統(tǒng)的檔案資料收集模式，通常是采用人工方式與紙質(zhì)書寫。但隨著信息化的不斷深入，信息化、數(shù)字化的檔案管理模式逐漸改變了傳統(tǒng)的模式。信息化使得人們對資料收集的途徑和方式發(fā)生了很大的改變，通過信息化的手段使得信息收集的方式更加優(yōu)化，節(jié)約了人力和物力的成本，減少了大量的人工工作量，并且有效改善了檔案收集的準(zhǔn)確性，提高了檔案資料收集的效率，使得檔案管理工作高效便利。

（二）提升了管理水平。目前很多醫(yī)院都建立有信息中心，其目的是促進(jìn)醫(yī)院信息化水平的不斷提升，而醫(yī)院檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化，是醫(yī)院整體信息化建設(shè)的一部分，有機(jī)與醫(yī)院的信息化結(jié)合起來，更加科學(xué)地提供檔案管理信息促進(jìn)醫(yī)院的現(xiàn)代化管理。所以，檔案的信息化建設(shè)勢在必行，也是推動醫(yī)院整體信息化建設(shè)的必由之路，通過信息化的手段提高電子病歷的錄入、查詢速度，使得信息在全院得以共享，提高了工作的效率，促進(jìn)了醫(yī)院服務(wù)水平和質(zhì)量的全面提升，打破了傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理模式，提升了醫(yī)院的聲譽(yù)，提高了醫(yī)院的服務(wù)能力和水平，改善了患者的就醫(yī)體驗(yàn)，增加了忠誠度。

（三）使檔案管理更加快捷。我們可以利用軟件對信息化的檔案管理的流程優(yōu)化進(jìn)行優(yōu)化。使用特定的檔案管理軟件，使得文件傳輸、審閱和歸檔工作都可以通過網(wǎng)絡(luò)完成。通過檔案的信息化建設(shè)，可以減少人工操作產(chǎn)生的錯誤，降低管理的風(fēng)險(xiǎn)，另外，傳統(tǒng)的檔案管理模式，立卷、傳閱、歸檔不僅工作瑣碎，繁雜，而且效率很低，運(yùn)用信息化的檔案管理可以推動醫(yī)院信息化的速度，有利于醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

四、結(jié)語

充分認(rèn)識醫(yī)院檔案管理信息化的重要性，提高對醫(yī)院檔案管理信息化的認(rèn)識，是醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的必由之路，也是醫(yī)院整體實(shí)現(xiàn)信息化的必然路徑，我們要不斷提升檔案管理的水平，規(guī)范檔案管理的制度，提高檔案管理人員的素質(zhì)，保障信息系統(tǒng)的安全和健康發(fā)展模式，通過信息化建設(shè)達(dá)成檔案資源的共享，促進(jìn)現(xiàn)代化醫(yī)院的建設(shè)。