對電子政務中檔案信息資源管理的思考

文/武漢大學信息管理學院 李星

由于信息技術的不斷發展，政府機構開始引入現代信息技術，在網絡中創立了一個政府辦公平臺，由此形成一種新型的政務活動——電子政務。電子政務辦公自動化、工作信息化、政務公開化的特點使得政府工作更加透明公正、高效廉潔。在電子政務的大環境之下，實施科學的檔案信息資源管理，既是對當前檔案工作的必然要求，也是推動電子政務發展、完善電子政務體系的重要工作。

一、電子政務中檔案信息資源管理的現狀

隨著政府大力推行電子政務，目前電子政務中檔案信息資源的管理取得了很大的成果，相關的制度與標準逐步發布，相應的技術也在不斷提升，例如以前的計算機檔案輔助管理系統逐步發展成為專業的電子檔案管理系統，很多部門也建成了電子檔案中心，工作的各個環節都有了新的突破，確立了新的流程。然而目前仍面臨諸多挑戰，存在不少弊端，需要不斷地分析總結才能使檔案信息資源的管理更加完善。

二、電子政務中檔案信息資源管理存在的問題

（一）人才培養與硬件投入還需加強。正如上文所說，電子政務中檔案信息資源越來越以電子化方式呈現，那就需要專業的設備和人才。在電子政務的大背景下，相關的專業設備雖有較大的投入與提升，但還需加強后期投入，如果投入不足將會影響檔案信息化的服務水平。另外，一方面檔案信息資源的管理技術不斷更新，另一方面相關從業人員的年齡和技術都出現了老化的趨勢，專業人才建設跟不上技術的快速發展，這將極大地制約檔案信息資源管理水平的提升。

（二）安全保障方面有待提高。由于檔案信息資源越來越以電子化方式呈現，所以比以往面臨著更多的安全挑戰。首先是技術方面，電子化的檔案信息資源需要依靠電子設備和信息系統儲存和運行，一旦設備和系統出現故障或存在漏洞，就很容易造成損失，甚至還可能造成信息丟失的嚴重后果。其次是操作上，因為電子化的檔案信息資源涉及很多新設備的操作，和傳統的檔案信息資源相比，更容易出現操作不當等問題，需要多加防范。

（三）對公眾的信息共享有待提升。電子政務的一大特點就是政務公開，信息共享。檔案信息資源不僅要滿足公務機關的辦公需求，同時普通群眾也對此有所需求。目前政府對檔案信息資源也在逐步對外開放，但力度仍需加大。

三、對當前存在問題的建議

（一）加大相關投入，完善基礎設備。要提升檔案信息資源管理水平，必須有良好的設備作為基礎。對于設備有待優化提升的地方，尤其是落后地區和基層組織，政府部門應該引起重視，提升相關的硬件條件，為檔案信息資源管理解決后顧之憂。同時下面的相關部門也應及時地溝通協商，主動想辦法，盡可能地創造條件，解決問題。

（二）重視人才培養，加強工作隊伍技能培訓。人才是決定工作好壞最主要的因素，相關機構對外應該積極引入高層次人才，對內應該重視對工作人員的培訓。在業務方面，應該通過定期的專業技能培訓，讓其能夠適應不斷更新的系統與設備，更加熟練地在工作當中利用相關工具完成工作，提升工作效率，保障工作質量。通過適當的理論培訓，使其結合以往的工作經驗讓自己的專業知識更加理論化、系統化，加深對檔案信息資源管理工作的認識，提高工作的專業素養。

（三）多層次入手，保證檔案信息資源的安全。從管理操作上，由于檔案信息資源管理工作是一個重復性強、較為枯燥的工作，應注重相關的警示，讓工作人員有認真、謹慎的工作態度，盡可能減少工作的失誤。從規定條例上，應建立完善檔案信息資源管理的法律法規和工作條例，對有損檔案信息資源的行為進行處罰，從制度上保證檔案信息資源的安全。從技術上，注重相關設施的維護與檢查，同時提高對相關系統的管理能力，通過技術手段防止檔案信息資源被病毒等因素侵害。

（四）完善信息開放渠道，積極開展信息服務?；ヂ摼W時代的到來，微博、微信等信息交流平臺的發展，為檔案信息資源的開放共享提供了一個很好的契機。相關機構應該依據自身特點，建立多元化的信息開放渠道，對群眾所需求的檔案信息資源公開公示，以求更好地提高檔案信息資源管理水平，完善電子政務體系。

四、總結

在整個社會都呈現信息化發展的大背景之下，電子政務不斷完善提升，檔案信息資源管理的水平也會進一步加強。然而也會面臨更多的問題和挑戰，只有積極應對，科學地把握問題，采取正確的措施，才能克服困難，不斷發展，利國利民。