總承包項目文件管理淺議

文/山東電力工程咨詢院有限公司信息文檔部 張翠平 趙宏剛

現代科技信息的迅猛發(fā)展，使得信息充斥著社會的每一個角落，這也對總承包項目的文件管理提出了更新、更高的要求。但目前的總承包項目文件管理與科技信息時代的融合還有一定距離，需要我們所有項目文件管理工作者不斷地反思和努力，來提高總承包項目文件管理工作的水平，以適應現代科技信息社會的新要求。

一、項目文件管理面臨的新趨勢

（一）傳統(tǒng)的管理理念向現代化的管理理念轉變。在傳統(tǒng)的管理理念中，總承包項目的文件管理工作重心主要是項目檔案管理，即為滿足項目竣工移交而進行的文件收集、整理、提供利用、移交等工作。但隨著現代科技信息時代的來臨，電子文件成為現代項目管理過程中愈來愈重要的溝通手段，大量的電子文件產生，相應的紙質文件數量卻并未減少，對項目文件的即時性、完整性管理，尤其是對項目文件進行過程控制管理變得愈來愈重要，并會最終逐步取代傳統(tǒng)的竣工移交而成為現代項目文件管理的重心工作。

（二）傳統(tǒng)的管理隊伍向高水平的專業(yè)管理隊伍轉型。一直以來，基于傳統(tǒng)的項目文件管理理念，項目文件管理人員的配置層次及水平也受到了相當程度的限制，基本的模式為：總承包單位根據項目的具體規(guī)模向該項目部派駐1—2名或2—3名正式的、專業(yè)的項目文件管理人員，其他的項目文件管理人員為項目現場臨時招聘的工作人員，存在人員項目文件管理水平參差不齊、流動性大，結構不穩(wěn)定，人員的整體知識水平構成較低等特點；隨著現代科技信息時代的來臨，項目文件管理隊伍的人員構成水平亟待提高，以便適應新時代的新要求、新趨勢，這些人員至少應該能夠熟練掌握專業(yè)的項目文件管理知識、能夠熟練掌握計算機的應用，以便適應電子文件大量產生，以及現代化的管理工具應用后所需要的各種知識管理的需求。

（三）傳統(tǒng)的管理方法向現代化的系統(tǒng)管理轉變。基于傳統(tǒng)管理理念的重心，對項目文件的管理長期以來偏重于對項目文件的收集、整理、提供利用以及竣工文件的移交，純手工整理占日常工作的絕對優(yōu)勢，主要是項目文件管理人員通過手工操作，整理、編目、移交項目文件，對現代化的文件控制管理工具及平臺、系統(tǒng)的應用幾乎空白，效率較低，對保證文件的及時性、完整性無較大幫助，一直處于被動工作的局面。隨著時代的轉變，愈來愈多的現代化的文件管理平臺誕生，這些工具與系統(tǒng)也將會被愈來愈多地應用到項目的文件管理中，這就要求項目文件管理人員改變傳統(tǒng)的管理方法，更多地使用現代化的管理工具，提高工作效率，減少文件流轉時間，為信息的傳遞加快速度，同時也是提高整個項目運行、工作效率的必要條件。

二、面對新趨勢需要采用的改進措施

（一）改變傳統(tǒng)的工作理念，化被動接收為主動宣傳。一直以來，檔案工作被認為是一個可有可無的領域，不被很多人理解，也不被社會大眾知曉，同時，更談不上被重視。項目的文件管理同樣面臨這樣一個困境，大多數總承包項目部的領導層只是為了滿足項目最終竣工驗收時的竣工檔案移交，才將項目的文件交給專人去管理，這是一個長期發(fā)展形成的過程。目前，大多數項目文件依然是為了滿足項目最終移交而存在的，項目文件的管理人員也存在這樣一個誤區(qū)，認為自己的工作不被領導重視，處在一個較低的位置，直到今天，這也是一個不容我們忽視的現實。但隨著時代的改變，信息的高速運轉，以及人們對知識的需求量極大增加，傳統(tǒng)的項目文件管理手耳相傳的工作方法已經無法滿足現代化總承包項目的施工進展需求，大量的信息流轉成為必然，文件的媒介變得愈來愈重要，也愈來愈被社會認可，作為項目文件管理工作人員的我們，更需要改變自己一直以來的“自卑心理”，改變以往“閉門造車”“獨守深閨”的困局，主動走出去，加大對自身工作的宣傳力度，如總承包項目部可以每月編寫項目信息文件月報、大事記等，將自身的工作介紹給項目部、給業(yè)主、給各參建方，以使他們了解我們的具體工作，了解項目文件管理的重要性及意義，這樣才能適應這個“酒香還怕巷子深”的社會現實，以更多的實例，更多的推廣介紹，積極利用項目文件的利用效果，尤其是利用有較大經濟效益影響的案例進行宣傳，也可以借鑒其他總承包項目的利用效果，讓更多的人認識到檔案工作，尤其是項目文件控制工作的重要性，以及剖析項目文件控制管理所面臨的新環(huán)境，所需要面臨的新改革，提高自身能力和知識水平的同時，讓更多的人認識到這個問題及趨勢。

（二）加強現代項目文件管理隊伍建設，提高項目文件管理隊伍水平。“工欲善其事，必先利其器”，只有高水平的團隊，才能進行高效率的工作；只有高水平的項目文件管理團隊，才能適應現代化信息社會的需求，更好地完成總承包項目文件管理工作，提高現代項目文件管理隊伍的工作能力及水平勢在必行。1.建立一支較穩(wěn)定的、全方位的項目文件管理團隊。因為項目文件管理的特殊性，每一個總承包項目部都需要有一支獨立的項目文件管理隊伍，這個隊伍需要隨著項目的實際進展設立，同時隨著項目的竣工而結束或解散，但對一個總承包單位來說，需要為所有的總承包項目配備一支隨時可以“上前線”的項目文件管理團隊，這支隊伍需要滿足各方面的需求，能夠隨時分配到各個所需的項目，同時還必須能夠獨立承擔起所到項目的文件管理工作。這就需要一支擁有多方位、全方位項目文件管理技能的團隊，應該包括對每支獨立的項目文件管理團隊的管理能力、高效流轉項目文件的能力、使用現代化項目文件管理工具的能力、對項目文件過程控制的能力，以及與之相匹配的與項目部其他部門協(xié)調的能力、與項目部所有分包單位溝通的能力，甚至還需要具有一定的基礎網絡搭建與項目信息系統(tǒng)維護的能力等等。2.加強對項目文件管理團隊的培訓。任何一種技能的養(yǎng)成，都不是一朝一夕的事，都不可能一蹴而就，對待項目文件管理團隊的建設亦是如此，定期或不定期地進行各種類型的培訓就成為一項必需的工作，團隊的構成應該是多樣的、需要的技能也是多樣的，所以團隊的培訓也必須是多樣的：一是對新員工的基本上崗技能的培訓，包括基礎的項目文件分類、文件清單以及針對每類文件的管理方法，對基礎文件類型的分發(fā)管理、分發(fā)流程，以及項目文件管理的各種基本規(guī)范的培訓等。二是對現代化項目管理文件、施工文件等的管理培訓，包括文件范圍、各種文件的現代化信息特征、電子文件的屬性、元數據管理、過程控制管理、前端控制管理等。三是現代化項目文件管理工具、系統(tǒng)平臺的使用培訓，包括基礎的軟件使用、權限設置、讀寫設置，以及基礎的系統(tǒng)運行、維護等。四是項目文件管理不可或缺的項目竣工文件的管理培訓，竣工文件移交是項目竣工的必要條件，結合每個項目的特征，以及總承包合同要求、項目業(yè)主的需求等，各個總承包項目的工程竣工文件移交都有各自的特點，但同一類型的項目，基本特征還是相通的，如重大建設項目的竣工移交要求等，需要進行必要的培訓。五是結合信息化需求進行的其他方面的培訓，如網絡搭建的基礎知識，信息系統(tǒng)的設置與日常使用、維護、電子文件權限分配及修改等。六是應對科技信息的迅猛發(fā)展，要求提高對項目文件管理人員的保密意識的培訓，包括國家相關的保密法，總承包單位的保密要求、知識產權法等。七是隨著總承包項目向國際市場的拓展，對國際型項目文件控制管理人才的特殊培訓，如國際項目所在國的文件背景培訓、項目建設所需的專業(yè)英語（包括口語）的培訓等。

（三）應用現代化的項目文件管理系統(tǒng)及軟件平臺。目前可供應用的項目文件管理系統(tǒng)有不少，較為先進的文件管理平臺有e-Doc、Documentum系統(tǒng)，這兩個系統(tǒng)各有優(yōu)勢，但更趨主流的為后者，即Documentum文件管理系統(tǒng)，此系統(tǒng)已經實現的功能有：項目文檔標準目錄的生成。項目文檔標準屬性的建立。內網項目會議紀要、信函、技術文件、項目管理文件、傳遞單等審批流程及內部分發(fā)流程。項目文件的分權限訪問。總包項目部與業(yè)主、供應商、分包商之間的文件交互。外網DOCUMENTUM與內網文件DOCUMENTUM文件的交互。這些功能的應用能夠極大地提高項目文件流轉的速度，提高現代項目文件管理的效率，同時增強對項目文件的過程控制管理，新的管理系統(tǒng)的應用要求項目文件管理人員必須迅速掌握該系統(tǒng)的使用、維護等技能，才能更好地為項目建設服務。

（四）加強對規(guī)范化、程序化的管理要求。在項目建立之初，有必要編制一套完整、全面的管理程序文件，明確對項目文件管理的各方面的要求。一是規(guī)范項目文件的編制要求，如文件的編碼、文件的格式，電子文件的命名要求等，如會議紀要、傳真、信函等。如電子文件的命名格式為：文件編碼+文件主題。二是規(guī)范流程，如文件的審批流程、各類文件不同的領導簽字要求等。三是明確電子文件控制的辦法，如分發(fā)的矩陣、在項目文件管理系統(tǒng)中的讀寫權限等。四是制定項目文件管理軟件的使用辦法等。五是其他需要的規(guī)定及要求。

（五）加強對信息安全、保密的控制力度。信息化要求的增強，在產生各種優(yōu)勢的同時，也增加了信息外泄的可能性，正如《人人時代》中所提到的：“即在這個完善實現多人同時抄送的時代，寫封電子郵件發(fā)出去也可以是一種出版。”（第61頁）這種高效的傳播要求項目文件管理的過程中，一是要加強對項目文件管理人員的保密意識培訓，必須增強包括國家層面的、公司內部的涵蓋各級層面的保密法的學習等。二是要通過程序文件規(guī)定等，加強對文件分發(fā)范圍及權限的控制，對文件流轉進行規(guī)范化管理等。三是要加強技術手段在保密工作中的應用，如內外網隔離、有限訪問權限的控制等。

三、小結

科技信息時代的來臨，對項目文件的管理工作提出了更高的要求，作為項目文件管理工作者，必須首先轉變自身的觀念，從轉變自身做起，努力學習新知識，適應新社會的要求，做到能夠適應更多類型項目的更廣泛的要求。