把握四個“注重” 寫好總經理辦公會會議紀要

文/重慶鐵馬工業集團有限公司 魯鵬

撰寫好總經理辦公會會議紀要的方法與公司的經濟性質、內在文化、發展情況、參會人員層級、領導個人偏好等內外因素是密不可分的。總經理辦公會基本為公司層級會議，會議紀要不僅需要報送相關領導，更是其他部門、同事最直接接觸到紀要撰寫人員文字能力、邏輯架構和思想水平的重要表達方式。這項看似簡單的工作，要想做到極致，達到“妙極其微”的效果，需注重在挖掘會議背景信息、注重合理架構行文邏輯、注重充分領悟領導意圖、注重精準把握語言風格四個方面下真功夫。

一、注重挖掘會議背景信息

總經理辦公會會議紀要有別于日常的會議記錄，通常要在一定的范圍內傳達當次會議的主要精神、主要原則和基本結論，即會議的具體要求和今后任務的貫徹執行。紀要人員應按照會議通知單通知情況，第一時間了解會議議程、獲悉項目情況、核對參會人員，在一定程度上提前獲悉會議為什么目的召開、想要傳達哪些信息、打算確定何種事情，做到有備無患。以便在會議中集中更多精力用于詳細、準確、快速地記錄、思考、領會參會領導的講話意見，把握好關鍵字、詞、句，抓住會議發言中的關鍵點，為后續會議紀要寫作增加必要的背景信息，讓未能參會但涉及相關業務的各部門人員更好地理解一些重要紀要信息的來龍去脈。“巧婦難為無米之炊”，只有準備充分才能寫出高質量、高標準的總經理辦公會會議紀要，否則“心中縱有千言，紙上難見一字”。

二、注重合理架構行文邏輯

總經理辦公會一般按事先確定的議程展開，會議過程中，紀要撰寫人員應特別注意領導思路的形成過程，在領導思路的發散與聚合中對領導傳達的信息進行篩選過濾，抓住主要邏輯脈絡對領導提出的要求和決策進行明確記錄，而不是按照時間順序記下簡單的“流水賬”。

但在會議過程中有些領導思路相對比較跳躍，“臨時起意”提出新議題或在不經意間“言及其他”事項，且會議中的一些打斷、插科打諢、題外話等因素都會在一定程度上會影響會議的開展節奏，紀要撰寫人員應依據議題先后，內外邏輯兼顧后進行寫作。對于“議且有果”的議題在語言上提煉重組后按照怎么樣、如何辦寫入紀要；對于“議而未定”的議題可在征求領導同意后放棄寫入紀要；對于新增議題可按照“各業務口通報了需協調的重點工作”等方式作為補充項寫入，以確保紀要行文邏輯的清晰、架構優化的合理。

三、注重充分領悟領導意圖

總經理辦公會紀要關鍵核心在于準確記錄和傳達領導“想說什么”“想怎么說”，而領導對于個人意圖不會講的那么具體、談的那么透徹，對于紀要撰寫人員而言，又不能直白地表示領導說了什么、要求了什么，這就需要充分發揮個人主觀能動性，積極掌握和了解領導近期關注的問題點。領悟了領導意圖，寫作就像有了“尚方寶劍”，既能避免在語言表達上出現領導意圖扭曲、淡化、不明的情況，還能與領導達成共識，否則寫的再好，亦屬自我感覺良好、徒勞無功。

在總經理辦公會會議紀要寫作中，往往需要對各業務部門討論商議情況、相關議題項目反饋以及其他建設性意見提出等過程進行弱化，將寫作核心重點放在總經理的最后“拍板”講話上。對于總經理對某部門提出意見、建議的贊同還是不可置否，在紀要的寫作過程中如何表達、是否表達，則需要紀要撰寫人員依靠長久積累的“經驗感覺”進行斟酌考量。

四、注重精準把握語言風格

言行舉止是了解一個人的四個維度，言排在首位，而了解總經理語言風格最好的途徑莫過于通過參加不同層級的會議觀察領導的處事方式和態度以及大量閱讀領導寫作的相關文稿，梳理總結領導個人行為風格、個人偏好與語言文字的使用規律，并加以把握，合理地將“領導的聲音”轉換為文字，展現領導寫作的“拳法套路”。

在總經理辦公會一般會圍繞議題要解決的問題進行回答，語言以“虛”“實”結合為主。要想把這兩者體現好，首先需要使用好領導原話，一個優秀的紀要撰寫人員要善于直接使用領導原話、套用換用領導原話、拓展領導原話。其次，要圍繞會議議題抓好關鍵詞的使用，在嚴謹用詞的同時，必要時需無中生有，比如領導傾向于真抓實干的執行力文化，紀要中就要善于使用“務必完成”“切實落地”“抓緊實施”等詞語對各項工作的執行力度與要求加以強調。最后，對于一些表達上的口語化問題，紀要人員應重點在語言重復、前后矛盾、表意不明、措詞不當等方面進行檢查校對，避免在語言表達上出現領導意圖扭曲、淡化、不明的情況，力求語言使用準確高效。

總經理辦公會紀要是各業務部門交流思想、溝通業務、協調關系、促進合作的重要指南，紀要人員要切實苦練內功，扎實寫作，為公司各項工作的順利開展服好務、站好崗、把好關。