高校綜合檔案管理的現代化建設方法研究

文/德州學院 劉健美

正所謂少年強則中國強，在綜合國力逐步加強的現代，國民對現代青少年綜合素質的教育工作也越發重視，高校的綜合檔案，不僅記錄著高校的發展歷史，在學校建設、教學、科研方面的作用也不容小覷，尤其是在網絡信息高速發展的現代，高校想要得到更大的進步，必須加強檔案的綜合管理，在高校發展歷史中尋找突破口，從而達到促進高校教育、科研、管理同步發展的目的。本文旨在對我國高校檔案管理現狀及檔案現代化建設方法進行簡要探討，以期能為高校的檔案管理現代化建設提供一定參考價值。

一、高校綜合檔案管理現代化建設現狀

（一）對檔案管理的重要性認識不夠。從高校的發展歷程來看，高校發展關注的重點一直在學生的學業情況、升學率以及學院的教學任務上，對學校日常發展中所形成的文件資料等檔案的管理并沒有投入較多的人力和物力，檔案管理和建設直接是一盤散沙。其次，在高校的發展中，不少教師覺得檔案的作用僅限于偶爾查詢資料、調取文件，實際用處并不大，因而聽之任之，以至于學院檔案的管理一直處于被忽視狀態，所以目前的檔案管理上是非常不到位的。總而言之，學院的教師認為檔案管理不重要，在日常工作中不會對檔案進行綜合管理，檔案的價值自然不能得到有效利用，如此就形成惡性循環，這也是現如今不少高校的綜合檔案管理都處于一團糟狀態的主要原因。

（二）檔案管理制度混亂。在對檔案管理不夠重視的情況下，相應的檔案管理機制自然無法完善，以至現代不少高校在檔案的管理上，缺乏相對應的管理標準，有些高校甚至將學生的檔案交由系部、學生會、圖書館等地方自行處理，致使學生在畢業之時，常因檔案管理的混亂出現檔案丟失、霉爛，檔案滯留等情況。其次，因學校的不重視，檔案不僅在管理方面遭受嚴重挫折，在處理方面，也常常出現不及時、不嚴謹、漏洞百出等情況，處理的檔案質量更是參差不齊，嚴重影響學院管理及信譽度。

（三）檔案管理方式落后。隨著科技的進步，互聯網技術得到飛速發展，在此背景下，不少高校的檔案管理工作依然采用傳統的整理方式，資料的收集、檔案的整理、分卷、歸檔，都全部由人工手動完成，不僅效率低，所收集的資料準確度也有待商榷，資料的查詢調取也因全是人為手工管理方式，想要一份資料，時間耗費極長，檔案管理資料的重要性完全不能得到體現，所以在檔案的管理建設方面，落后的檔案管理方式，成了目前高校檔案現代化建設的主要障礙。

（四）檔案管理人員缺乏專業技能和素養。據數據資料顯示，現代高校的檔案管理工作中，絕大多數管理人員都不具備系統、完善的檔案管理知識，甚至有些高校還聘用退休的干部、文憑不高的社會人、剛出校園的畢業生以及關系戶對檔案進行整理，沒有從業資格不說，經驗少、素質低，對檔案的分類、整理、保存、立卷等知識完全沒有概念，工作難度大、效率低，根本沒有辦法按照規定完成工作，以至出現檔案管理混亂、期限不明確、收集處理資料不及時等諸多問題。

二、高校綜合檔案管理現代化建設方法分析

（一）強化檔案管理現代化建設的重要性。高校的檔案管理，記錄著高校的發展歷史，是高校學生們的重要資料，合理系統化的檔案管理建設，不僅有助于促進學院發展，對學校的信譽也有著不可忽視的重要性。目前高校的檔案管理建設工作，因教師、高層領導等的不重視，常常處于管理混亂狀態，檔案處理不及時、數據信息收集效率低、管理存儲的不到位等問題成了目前檔案管理最常見的現象，檔案霉爛丟失等現象更是屢見不鮮，為促進學院發展，強化內部管理工作，應加強學院對檔案管理現代化建設重要性的認知，定期開展宣傳工作，同時國家也應制定相應的制度和措施，不斷加強創新管理建設理念，通過改變傳統教育模式，讓高校不再局限于傳統的重教學、輕檔案的管理模式，保證現代高校在強化教學，完成教學任務之余，檔案的現代化管理建設也能一同進步。

（二）完善高校檔案管理現代化建設制度。想要加速完成高校檔案管理現代化的建設，在增強檔案重要性認知的同時，相應的檔案管理制度也必須完善。在檔案的收集方面，要做到信息準確、完善；在檔案的處理方面，要做到及時、高效；在檔案的立卷、歸檔方面，要做到細致、無漏洞；檔案的存儲環境應挑選干燥、通風、保密性強的地方，借閱檔案應建立相應借閱制度，確保檔案資料每一次查閱都有跡可循，同時管理人員之間的分工也應當明確，賞罰分明，最大化確保高校的檔案管理能隨著時代的進步而進步，以達到強化學院內部管理、完善學院制度、促進學院發展的目的。在完善高校檔案管理制度之時，其計劃目標應一步一步進行，制定相應的長期短期計劃，從短期目標開始，逐漸對高校檔案管理制度進行完善，最大化避免因計劃不到位，目標不清楚而浪費人力、物力，從而高效降低高校檔案管理現代化建設中的成本。

（三）引入先進的檔案管理設備，加強檔案的現代化建設。傳統的檔案管理方式，是制約高校檔案現代化建設的主要障礙，現代高校想要進一步完成檔案管理的日常建設，除了加強對檔案管理重要性宣傳和完善檔案管理制度外，還得打破傳統的人工收集資料，分卷立檔的管理方式，引入更高效、更系統、更準確的檔案管理方法，尤其是在大數據背景下，引入新技術來完善加強對檔案的管理勢在必行。現代高校應加速建立網絡技術，充分利用網絡技術共享性以及強大的數據處理優勢，優化檔案數據，加速數字化檔案管理建設，同時利用計算機網絡技術的可共享特性，讓公共型文檔資料能處于共享狀態，便于師生查閱，在數字化信息建設中，管理人員應謹記，任何人不得以任何名義將檔案資料占為己有，檔案資料必須交由檔案管理部門統一管理，借閱的檔案管理資料，也必須在期限內歸還，為避免檔案資料外泄現象的發生，各個部門應對此高度重視，在必要的情況下，可建立一系列懲罰措施。

（四）提升檔案管理人員的專業技能和職業素養。檔案管理人員專業技能和素養的不合格，也是造成檔案處理不及時、質量參差不齊、保管不到位的主要原因，是進一步制約高校檔案管理現代化建設的主要障礙，想要完成檔案現代化的建設，應當同時加強檔案管理人員專業技能和職業素養的培養，通過專業培訓或重新招聘經驗豐富有從業資格的管理人員，都是切實可行的方法。這里著重介紹人員培訓方面需注意的問題，第一，在人員的培訓過程中，除了要加強職業技能和素養的培訓外，還要樹立更為健康、積極的思想理念，以保證檔案管理的現代化建設能在一個正常高效的環境中進行。第二，除了培訓專門的檔案管理人員外，還應當定期對檔案管理的在職員工進行崗位調配，充分挖掘檔案管理員工的優勢，調動員工積極性，同時不同的崗位調換，有助于培養全能型檔案管理人才，即使后期遇到人才流失問題，也不至于因找不到合適的任職人員而讓檔案長期處于滯留狀態，最大化完善檔案管理現代化建設工作。

三、結語

總而言之，高校的檔案管理現代化建設已成為高校發展的必由之路，加強檔案管理重要性的認識，完善檔案管理制度，引入計算機網絡技術以及專業人員的培訓，都是加快檔案建設的重要手段，確保高校檔案管理能以最快速度進入規范、合理、科學的狀態。當然，檔案管理的現代化建設是一項漫長而艱辛的任務，并不能一蹴而就，在檔案的建設過程中也容易出現各種各樣的問題，各大高校應提前調整心態，做好應對措施，以保證在出現問題之時能積極應對。相應的，國家相關部門也應當制定相對應的政策和措施，站在宏觀的角度上，對高校的檔案管理現代化建設進行調控和督促，讓各大高校都能加快實現現代化檔案管理。