項目檔案在重大工程項目建設(shè)中的作用探析

文/中交第三航務(wù)工程勘察設(shè)計院有限公司 吳晶

隨著我國現(xiàn)代化建設(shè)進程的快速推進，我國重大工程項目建設(shè)取得了長足發(fā)展。記錄重大工程項目建設(shè)從立項到竣工全過程的文字、圖表、照片、錄像等重大工程項目檔案的數(shù)量呈指數(shù)增長，其在建設(shè)中的作用也開始逐漸顯現(xiàn)。然而，由于各方面的原因，在當(dāng)前重大工程項目建設(shè)中，人們的檔案意識還不高，對項目檔案的作用重視度還不夠，從而導(dǎo)致了重大工程項目檔案管理中還存在著不少問題，這在某種程度上反過來制約了重大工程項目建設(shè)事業(yè)的進一步發(fā)展。在此背景下，分析探討項目檔案在重大工程項目建設(shè)中的作用，具有重要的現(xiàn)實意義。

一、為重大工程項目建設(shè)的順利開展提供有力支撐

（一）項目檔案是建設(shè)單位和各參建單位進行各階段重大工程項目建設(shè)的合法憑證。按照國家政策規(guī)定，國家重大工程項目在立項、勘察設(shè)計、施工建設(shè)等階段必須要取得審批手續(xù)、證件、文件等方可進行。在項目立項之前，要得到政府相關(guān)部門的項目建議批復(fù)、可行性研究報告批復(fù)等，項目才能立項；在項目勘察設(shè)計前，取得城市規(guī)劃主管部門下發(fā)的規(guī)劃設(shè)計條件通知書，項目才能進行勘察設(shè)計。這些在重大工程項目建設(shè)各階段形成的文件無疑是項目檔案的重要組成部分，具有法律效力，是建設(shè)單位和各參建單位進行各階段工程建設(shè)的合法憑證。

（二）項目檔案是重大工程項目建設(shè)的依據(jù)。工程立項的資料是整個項目進行決策、審批、確立過程的原始記錄，是項目經(jīng)費落實和項目具體開展的最終依據(jù)；岸線的地質(zhì)結(jié)構(gòu)、自然地質(zhì)現(xiàn)象和天然建筑材料等進行的勘察和測量數(shù)據(jù)，是項目設(shè)計施工的依據(jù)。這些依據(jù)性文件是重大工程項目建設(shè)不斷推進的產(chǎn)物，也為保證重大工程項目建設(shè)順利開展提供了有力支撐。

二、為重大工程項目建設(shè)的質(zhì)量控制提供重要途徑

“建設(shè)工程項目管理中的質(zhì)量控制主要表現(xiàn)為施工組織和施工現(xiàn)場的質(zhì)量控制，控制的內(nèi)容包括工藝質(zhì)量控制和產(chǎn)品質(zhì)量控制。影響質(zhì)量控制的因素主要有人、材料、機械、方法和環(huán)境五大方面。”檔案工作人員是項目開展過程中的重要專業(yè)技術(shù)人員，在檔案資料的質(zhì)量控制中發(fā)揮最為關(guān)鍵的作用；所有與材料有關(guān)的證明資料，如出廠合格證、等級證明、檢測證明等都是確保項目建設(shè)質(zhì)量的基礎(chǔ)；機械設(shè)備使用的規(guī)范性和調(diào)度的合理性，以及管理的科學(xué)性，都關(guān)系著工程項目建設(shè)的質(zhì)量；記錄現(xiàn)場施工方法、技藝、手段和規(guī)范等日志資料，對于確保工程項目質(zhì)量和水平也起到一定的作用；工程項目建設(shè)中的環(huán)境的評估、變化記錄等都會通過項目的文字、照片、錄像等檔案資料體現(xiàn)出來，在一定程度上也可以反映出一項工程項目的質(zhì)量。上述幾個方面的資料都在項目檔案的收集編制范圍內(nèi)，所以工程質(zhì)量控制的五大因素都離不開項目檔案管理。因此，項目檔案為重大工程項目建設(shè)的質(zhì)量控制提供了重要的途徑。

三、為界定各單位權(quán)責(zé)與處理工程糾紛提供法律憑證

在重大工程項目建設(shè)中，難免會出現(xiàn)一些質(zhì)量、工期等爭議糾紛的問題，甚至?xí)霈F(xiàn)工程事故，此時，項目檔案就成了這些問題和事故解決的法律依據(jù)。當(dāng)工程項目的質(zhì)量出現(xiàn)問題時，需及時進行檢查和分析，在這一過程中，工程建設(shè)過程中的檔案資料如地質(zhì)勘測文件、施工質(zhì)量記錄、材料試驗數(shù)據(jù)文件、監(jiān)理日志中的原始記錄都可能會體現(xiàn)與事故發(fā)生相關(guān)的內(nèi)容，同時，由于這些檔案資料都是工程項目建設(shè)過程中的原始記錄，具有憑證價值，可作為法律評判的依據(jù)。因此，通過對這些檔案資料進行認真細致的分析和查找，有助于查找出事故發(fā)生源頭和起因，并根據(jù)分析結(jié)果明確責(zé)任，追究相關(guān)方的責(zé)任，并在事后制定出切實可行的處理措施，使工程事故得以落實并解決。

四、為重大工程項目建設(shè)的安全管理提供重要保障和教育素材

重大工程項目建設(shè)中產(chǎn)生的用料檢測報告單、構(gòu)配件報驗單、用料說明等，對工程施工過程中的用料、配件等進行嚴格控制，不僅可以有效控制工程建設(shè)的質(zhì)量，還有助于減少甚至防止安全問題的產(chǎn)生，在這個過程中，這些檔案資料相當(dāng)于為工程建設(shè)的安全加了層防護罩。實踐證明，工程項目的安全管理，重點是對人的管理，是對人的安全教育與培訓(xùn)。因此工程項目建設(shè)中，應(yīng)注重對人員進行安全培訓(xùn)。而在人員的安全教育和安全培訓(xùn)中，記錄安全管理相關(guān)內(nèi)容的檔案資料，如安全監(jiān)察報告、安全管理手冊、安全事故發(fā)生案例、安全應(yīng)急方案等都是最為生動有效的教育和培訓(xùn)素材。“檔案作為工程項目管理實踐的記錄和工程經(jīng)驗的總結(jié)，蘊藏了安全管理的知識技能和安全施工的經(jīng)驗成果，是開展安全培訓(xùn)教育的重要載體和素材。”

五、為重大工程項目建設(shè)驗收達標(biāo)提供不可或缺的條件

《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》（以下簡稱《條例》）第十七條規(guī)定：“建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)嚴格按照國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定，及時收集、整理建設(shè)項目各環(huán)節(jié)的文件資料，建立、健全建設(shè)項目檔案，并在建設(shè)工程竣工驗收后，及時向建設(shè)行政主管部門或者其他有關(guān)部門移交建設(shè)項目檔案。”同時《條例》第五十九條對不按時移交工程檔案的單位和個人作出進行經(jīng)濟處罰的規(guī)定：“違反本條例規(guī)定，建設(shè)工程竣工驗收后，建設(shè)單位未向建設(shè)行政主管部門或者其他有關(guān)部門移交建設(shè)項目檔案的，責(zé)令改正，處1萬元以上10萬元以下的罰款。”可見，項目檔案作為項目竣工驗收必備的條件之一，關(guān)乎工程竣工驗收能否順利通過。因此，做好項目檔案的收集整理工作，保證檔案資料的真實準確、完整系統(tǒng)，是重大工程項目順利通過竣工驗收的不可或缺的條件。

六、為重大工程項目建設(shè)的管理、維修、改建、擴建等提供基本依據(jù)

當(dāng)前我國的重大工程項目建設(shè)正在快速發(fā)展過程中，碼頭、港口等項目設(shè)施不斷改建、擴建，建設(shè)工程也越來越密集，越來越復(fù)雜，水下和水上空間的利用率越來越高，水下構(gòu)筑物等各種隱蔽工程越來越多，而對這些工程的維護、管理、改建、擴建，單靠所謂的活檔案——人的記憶是不行的。只有以檔案為依據(jù)，才能進行科學(xué)的規(guī)劃、建設(shè)和管理，才能克服盲目性，避免浪費和損失。項目檔案真實反映了建設(shè)工程從立項、招投標(biāo)、勘測、設(shè)計、材料配送，到主體和配套施工，到最后裝飾裝修、綠化亮化，到竣工驗收后投入使用整個周期實際工程情況。如重大工程項目建設(shè)過程中形成的施工圖及竣工圖，其中清晰地記錄著工程構(gòu)造的細節(jié)，反映著工程的調(diào)整變化，為重大工程項目建成后的管理乃至今后的維修、改建、擴建、災(zāi)后恢復(fù)等提供解決問題的依據(jù)。

在重大工程項目建設(shè)中，項目檔案的身影無處不在，其作用也在逐漸彰顯。遺憾的是，我們中的一些人人常常對其視而不見，往往直至工程建設(shè)出現(xiàn)了問題才費盡心思去收集查找相關(guān)檔案資料，這種亡羊補牢的做法有時雖然僥幸挽回了損失，但是很多時候我們卻沒那么幸運，面對問題和損失只能唉聲嘆氣，也許只有這時我們才能真真切切地感受到“檔”到用時方恨少。因此，筆者在此建議，我們要善于轉(zhuǎn)變“重工程建設(shè)，輕檔案管理”的傳統(tǒng)觀念，認識到項目檔案在重大工程項目建設(shè)中的重要作用，自覺增強檔案意識，及時收集保管各種項目檔案。同時，我們要勇于創(chuàng)新檔案工作，敢于采用新技術(shù)新途徑開辟各種途徑，加快項目檔案資源的開發(fā)，促進項目檔案作用的發(fā)揮，為重大工程項目建設(shè)提供寶貴的真實準確的信息資源。