辦公自動化在文書檔案管理中的應用探究

文/湖北特種設備檢驗檢測研究院 李莎莎

文書檔案管理是檔案管理工作中的主要因素，它能有效地表達出管理人員的思想。隨著國家不斷地發展與進步，文書檔案管理也隨之不斷地發展與完善。辦公自動化在文書檔案管理的應用中主要是依靠網絡辦公技術和設備對文書檔案的內容進行整理，以此來提高文書檔案管理質量。不過辦公自動化在文書檔案管理的應用中也會出現一系列的問題，因此要加強對文書檔案管理的相關技術設備進行完善，加強文件的保密性，提高文書檔案管理工作的效率。本文對辦公自動化在文書檔案管理的應用過程進行了分析，并且對應用過程中所出現的問題提出了相應的解決方法。

一、辦公自動化在文書檔案管理的應用中出現的問題

（一）文書檔案的保密性。辦公自動化在文書檔案管理的應用可以使文書檔案的管理工作能夠很好且有效地完成，但是也使文書檔案很容易被其他人修改，并且不容易被發現，從而降低了其安全性以及保密性。這樣一來，也給文書檔案管理工作帶來了一定的影響，降低了文書檔案的保密性。

（二）文書檔案管理者的整體素質較低。辦公自動化應用于文書檔案管理工作是有一定的技術含量以及專業性的，對文書檔案管理者的整體素質要提高。文書檔案管理者有比較高的素質的同時還要有一定的技術含量，并且能夠快速有效地進行操作。要清楚地知道文書檔案管理的理論和相關的技術問題，加強文書檔案管理工作的效率與質量。但是就實際情況來講，有很多企業文書檔案管理者的整體素質都不是很高，并不是很清楚文書檔案管理的理論和相關的技術問題，使文書檔案管理的效率與質量有所降低。

二、辦公自動化在文書檔案管理應用時出現問題的解決方式

辦公自動化應用于文書檔案管理能有效地改變文書檔案管理的格局。但是其中也會出現一系列的問題，因此，要想提高文書檔案管理工作的效率與質量，就要解決掉這些問題。

（一）文書檔案辦公技術及設備的建設與完善。辦公自動化在文書檔案管理的應用中主要依靠的是網絡技術和設備，因此，要加強對文書檔案辦公技術及設備的建設與完善，以此來加強文書檔案管理工作人員對工作的積極性，提升他們的技術含量以及管理水平，這樣就能有效地提高文書檔案管理工作的效率與質量。

（二）文書檔案管理者的專業性與技術水平。文書檔案管理者要保證辦公自動化在文書檔案管理的應用過程中能有效地完成。以前比較傳統的文書檔案管理方式降低了文書檔案管理者的專業性與技術水平，甚至有的文書檔案管理者對文書檔案辦公技術一點也不清楚，使文書檔案管理的相關設備不能充分地發揮其作用，使辦公自動化在文書檔案管理的應用效率與質量有所降低。所以，要隨著國家技術的不斷發展與完善，文書檔案管理者要有時代精神，加強對問題的解決力度，看清時代的發展與變化。要加強對文書檔案管理者的管理，對文書檔案辦公技術及設備進行相應建設與完善，加強文書檔案管理者對辦公設備的操作能力以及辦公技術含量，以此來提高文書檔案管理工作的效率。要對文書檔案管理者制定出相應的管理制度，對文書檔案管理者的工作質量進行考核，同時進行相應的獎勵與懲罰，這樣就能有效地提升文書檔案管理者的整體素質。與此同時，企業與企業之間也應該相互合作與聯系，使文書檔案管理者在管理時能夠借鑒其他企業的文書檔案管理成功經驗，并且根據實際情況，利用先進的網絡辦公技術與設備，以此來加強文書檔案管理者的管理能力，并且加大文書檔案管理的影響力。

（三）文書檔案管理的安全性與保密性。要想加強文書檔案管理的安全性與保密性，可以利用微縮技術把那些文字不清楚的、帶有印章的文書檔案轉變成網絡電子文件，使文書檔案帶有圖像性質，使文書檔案內容不容易被修改，還能減少文書檔案儲存空間，使文書檔案能夠長久地保存下去，從而提高文書檔案管理的安全性；利用文書檔案辦公設備，對文書檔案進行加密保存，以此來提高文書檔案管理的保密性；與此同時，對文書檔案進行備份，防止文書檔案內容的丟失，從而加強文書檔案管理的安全性與保密性。

三、結語

隨著國家技術的不斷發展與完善，辦公自動化也被應用于文書檔案管理中。在辦公自動化在文書檔案管理的應用過程中，文書檔案沒有良好的保密性與安全性，文書檔案管理者的整體素質也不是很高。因此，要加強文書檔案辦公技術及設備的建設與完善，提升文書檔案管理者的專業性與技術水平，提升文書檔案管理者的整體素質以及加強文書檔案管理的安全性與保密性，這樣一來，就能有效地提高文書檔案管理的效率與質量。