電子檔案管理研究

文/山西省陽泉市職業技能鑒定指導中心 趙欣

自動化辦公已不陌生，隨著網絡信息技術的不斷發展，電子檔案也充斥到工作的各個環節。隨著電子政務和電子商務的支持力度加大，推動了電子檔案的發展和應用。而電子檔案在應用過程中出現的保存和利用問題，需引起我們的高度重視。本文主要從電子檔案的定義及特點，以及面臨問題與對策分析等幾方面加以論述，最終達到規范管理的目的。

一、電子檔案的定義及特點

電子檔案是按照檔案管理規范有目的地保存起來的具有參考憑證價值的、包含背景信息的、采用一定的形式封裝起來的電子文件。從它的定義可以看出，電子檔案不同于一般的電子文件，它對于企業、事業單位的管理和社會的有序發展具有十分重要的意義。

電子檔案雖然功能與傳統的紙質檔案基本相同，但由于它的載體設備是電子元器件，因此具有以下特點：

（一）電子檔案是通過運用電子設備和電子技術等相關工具，把紙質版檔案用數字信息的形式存儲的檔案。電子檔案主要存儲在某種電子信息存儲介質上，它具有紙質檔案的直觀文字圖形表現形式，還實現了紙質檔案不能實現的將一定的語音視頻信息存儲的功能。電子檔案存儲以數字編碼的形式存在，只有在讀取、傳輸和保存時才進行解碼并轉化為相應的數字表現形式，這也決定了電子檔案對于相關電子設備和軟件的依賴性很強。

（二）電子檔案信息與載體分離。紙質檔案的數字信息和相關載體密不可分、同生共滅。但是電子檔案的內容可以從一個載體傳輸到多個載體，保證內容信息不發生變化。這表明電子檔案具有很方便的共享性，它可以擺脫時間和空間的限制，很方便地在網絡上進行傳輸，這就給電子檔案的安全保管帶來了很大的難度。

（三）電子檔案存儲密集，操作高效、快捷。電子檔案存儲體積小、容量大，一張容量為700M的CD可以存儲1—2萬頁A4幅面的圖像文件，一張同樣大小的DVD光盤容量大約是CD的7倍，容量更大的光盤也已經研制出來，這大大方便了檔案的搬運與存儲。此外，電子檔案檢索方便快捷，工作人員在查詢內容時不需要翻閱大量的紙質檔案，只需要在計算機上進行簡單的操作就可以找到需要的信息。

二、電子檔案存放管理面臨的問題

由于開發自動化辦公系統與檔案管理人員不是同類人員，使得在系統軟件開發和具體檔案管理無法完全匹配，使得電子檔案文件的生成到存放存在著一些問題，經過科學梳理，主要歸納如下：

（一）電子檔案的原件易受到篡改。一般來說，紙質檔案的原件大家很好確認，檔案的原始性和真實性很容易得到識別，而電子文件檔案則不然，文件檔案的形成初期和之后的任意一個時期都一致，所以電子檔案在形成存儲過程中相關信息的修改、刪除等操作就不易被發覺和發現，并且電子檔案的載體和存儲介質的可分離性，也使電子檔案原始性和真實性容易遭到破壞。

（二）電子檔案因技術進步不易長久保存。隨著電子信息技術的不斷進步，電子檔案所用到的硬件設備、軟件設備和服務系統也在不斷更新，而電子檔案的產生、傳輸和利用要受到技術系統和數字環境的制約，電子檔案的存儲載體也因環境變化，如出現病毒入侵、電壓不穩、黑客攻擊等情況，相應的電子檔案信息數據也會不同程度的丟失或者損壞，因此，信息數據的難以保存。

（三）電子檔案信息安全問題日益突出。自20世紀以來，因特網的迅猛發展，隨之而來實現了信息的全球性、動態性、共享性發展，任何人可以在世界任何地方任何時間隨時登錄因特網，查看到對自己有用的信息。電子檔案類信息的傳輸基本上都依賴于因特網，在整個過程中，很容易受到竊聽、泄密、篡改和偽造，加上電子檔案在發送、接收、保管、歸檔時又面臨病毒的入侵，網絡安全越來越顯得重要。

三、電子檔案管理存在問題對策

當電子檔案問題不斷暴露的同時，許多檔案工作人員針對存在的現實問題展開了深入研究，從中找到了一些解決此類問題的方法和措施，盡可能避免了電子檔案的原始性和真實性被破壞。

（一）建立規范統一的電子檔案基本結構標準。隨著現代信息網絡技術的不斷發展，電子檔案成了檔案存儲的主導，作為檔案管理部門，無形中增加了對電子檔案信息內容的原始性和真實性的科學鑒定工作量。為方便工作，我們應借鑒國外的一些先進國家的檔案管理經驗，比如挪威等國的“NOARK文件登記簿標準”，并結合我們的實際情況，科學制定合理的電子文件檔案基本結構標準，從電子文件檔案的形成、收集、整理、歸檔、利用、統計等各個過程去規范電子文件檔案。

（二）采取多種手段管理存儲電子檔案。1.保證電子檔案的真實性和原始性。在電子檔案形成初期，應對每份電子檔案實行備份，至少存儲媒介保存兩份以上的電子文件檔案。2.做到電子檔案計算機專機專用，以保證電子檔案的安全性和獨立性。3.實行重要檔案分布式雙機備份，以保證電子檔案的真實可靠性。

（三）進一步加強電子檔案的立法工作。目前紙質檔案已得到了大家的認可，而電子檔案的使用還存在一些缺陷，還沒有廣泛地被大眾所肯定，為此，強化電子檔案的立法工作成為必要，確保電子文件檔案的法律效力，使電子文件檔案具有充分的證明力，在這條路上還需要下功夫，只有通過立法的形式，確立電子檔案的法律效力，明確電子檔案法律地位，實現電子檔案的合法化、科學化、規范化。