高校檔案管理信息化建設(shè)的問題與對(duì)策

文/延安職業(yè)技術(shù)學(xué)院 王海珍

高校的檔案管理主要包括學(xué)生檔案管理、教師檔案管理、教學(xué)檔案管理、科研檔案管理等，這些檔案都是重要的信息資源，如果丟失或者損壞，都會(huì)造成不良的影響。當(dāng)前高校的檔案管理工作還存在較大的不足，檔案管理的信息化建設(shè)滯后，這對(duì)于高校的檔案資源管理和調(diào)配利用等，都有一定的不利影響，高校加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)工作是時(shí)代發(fā)展以及高校發(fā)展的要求。

一、高校檔案管理信息化建設(shè)的積極作用

高校對(duì)于相關(guān)的檔案進(jìn)行信息化管理，構(gòu)建信息化管理系統(tǒng)，能夠?qū)n案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，對(duì)于不同檔案分門別類，將檔案管理變得更加清晰，更具有目的性和針對(duì)性。通過信息化的檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，高校能夠有效彌補(bǔ)紙質(zhì)檔案管理中出現(xiàn)的檔案管理缺陷，實(shí)現(xiàn)高效的檔案管理目標(biāo)，發(fā)揮檔案的管理價(jià)值。此外，高校的檔案管理信息化建設(shè)也是其整體管理信息化建設(shè)的一部分，有利于促進(jìn)高校整體信息化管理水平的提升。

二、當(dāng)前高校檔案管理信息化建設(shè)中存在的主要問題

目前，很多高校都在積極嘗試信息化建設(shè)工作，在管理中更多實(shí)現(xiàn)了信息化，但是，就目前高校的檔案管理信息化建設(shè)來看，還有嚴(yán)重的不足：首先體現(xiàn)在重視度上，院校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案的信息化管理重視度不足，進(jìn)而對(duì)員工的工作要求相對(duì)不高，投入不足，高校的檔案信息沒有得到進(jìn)步，導(dǎo)致高校檔案管理信息化建設(shè)出現(xiàn)問題，這是導(dǎo)致目前高校的檔案管理信息化建設(shè)滯后的主要原因之一。其次，信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的不健全，出現(xiàn)高校檔案數(shù)據(jù)信息標(biāo)準(zhǔn)不一致、內(nèi)容不規(guī)范、結(jié)構(gòu)不同，也是阻礙高校實(shí)行信息化檔案管理的主要因素。最后，缺乏完善的檔案信息化管理制度和有效的信息化管理人才，管理體系不夠完善，也不利于高校檔案管理的信息化目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。

三、高校檔案信息化管理的有效途徑

（一）加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，提高重視度。為加強(qiáng)高校檔案管理信息化建設(shè)工作，高校相關(guān)責(zé)任人要高度重視，要積極組織召開專題會(huì)議研究部署校園檔案管理信息化建設(shè)的具體工作，在校內(nèi)組建檔案信息化管理專項(xiàng)管理隊(duì)伍，針對(duì)檔案管理的信息化系統(tǒng)建設(shè)制定有效的協(xié)調(diào)方案計(jì)劃，讓相關(guān)的檔案管理人員明確其信息化管理的具體方法、主要內(nèi)容、信息化管理設(shè)備操作、信息化管理流程步驟等等，在校園的日常管理工作中，加強(qiáng)對(duì)于檔案信息化工作的監(jiān)督和執(zhí)行，提升相關(guān)工作人員對(duì)于自身檔案管理的重視度，做到在檔案管理中積極有為，不會(huì)出現(xiàn)懈怠和管理隨意性現(xiàn)象。

（二）加強(qiáng)設(shè)備把關(guān)，重視軟硬件完善。高校的檔案管理信息化建設(shè)工作要堅(jiān)持高標(biāo)準(zhǔn)把關(guān)。校內(nèi)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員要組織對(duì)于檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的全過程有效監(jiān)督和管理，對(duì)于信息化管理設(shè)備的引進(jìn)規(guī)劃、采購、硬軟件等工作進(jìn)行高標(biāo)準(zhǔn)要求，確保相關(guān)環(huán)節(jié)的管理精準(zhǔn)到位。在高校檔案管理中實(shí)施有效的信息化建設(shè)制度，必須對(duì)于設(shè)備的連貫性、連接性進(jìn)行把握，重視檔案管理信息化建設(shè)工作的硬軟件完善，構(gòu)建校內(nèi)完善的信息化檔案管理體系。例如，通過構(gòu)建全校范圍內(nèi)的檔案管理信息化系統(tǒng)，采取一卡通的形式，借鑒大數(shù)據(jù)和云計(jì)算平臺(tái)，對(duì)于學(xué)校師生的所有教學(xué)和學(xué)習(xí)活動(dòng)信息進(jìn)行記錄，建立個(gè)人的校園實(shí)名制系統(tǒng)，無論是教師和學(xué)生都要及時(shí)對(duì)實(shí)名制信息進(jìn)行完善和更新，保證院校對(duì)于他們的檔案信息和變化進(jìn)行及時(shí)的掌握，做到信息的有效利用。

（三）加強(qiáng)管理培訓(xùn)，完善相關(guān)制度。針對(duì)高校目前檔案管理信息化人才短缺的現(xiàn)象，高校要積極組織相關(guān)人員進(jìn)行專題教育培訓(xùn)，結(jié)合案例，深入闡述檔案工作在國家治理中的地位和作用，解讀《中華人民共和國檔案法》修訂情況。分析現(xiàn)代檔案管理趨勢(shì)下科研檔案信息化管理策略與思路，分析新時(shí)期檔案工作面臨的新挑戰(zhàn)、新任務(wù)。結(jié)合院校檔案管理工作實(shí)際，教育相關(guān)管理人員做好檔案管理工作，服務(wù)保障創(chuàng)新與發(fā)展。此外，還可以針對(duì)高校的檔案管理信息化建設(shè)建立信息化管理制度、檔案借閱制度和保密制度等，完善建檔人員信息，建立檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫，規(guī)范檔案管理，建立檔案信息化管理的長效制度機(jī)制。

四、結(jié)論

現(xiàn)階段，信息化管理模式得到有效應(yīng)用和拓展，而目前我國高校檔案管理信息化建設(shè)工作還有待加強(qiáng)，對(duì)此，高校要高度重視檔案管理信息化建設(shè)工作，完善信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施，構(gòu)建信息化管理制度，加強(qiáng)管理人員培訓(xùn)，為院校的檔案信息化管理提供有效保障。