大數據時代高職院校檔案信息化建設思考

文/婁底職業技術學院 吳暉

隨著信息化與數字化技術的不斷發展，社會發展逐漸進入大數據時代，信息技術逐漸成為我們學習與生活的重要手段。高職院校作為我國主要的教育機構，想要獲得更好的發展，就應當利用信息化技術來武裝自己，重視檔案管理在校園文化建設工作中的重要性，確保海量數據能夠得到有效的運用。

一、大數據時代檔案管理相關內容綜述

（一）大數據概念。所謂大數據，就是指海量的數據資料，是IT行業的流行詞語。隨著互聯網在人類生活中的不斷普及，信息數據的結構也越來越復雜，想要實現對海量數據的有效運用，就需要加強對網絡數據平臺的科學規劃與管理，這便是產生大數據的由來。

（二）大數據時代檔案管理的特點。1.智能化。在新時代背景下，高職院校的管理工作也發生了巨大的變化，傳統的管理手段無法滿足現代社會的實際發展需求，高職院校想要實現更好的發展，就應當加強對信息化技術的科學利用，采取高效的采集與檢索方法，提升檔案管理效率。與傳統的紙質檔案不同，大數據時代的檔案以電子形式存在，通過互聯網進行傳遞與共享，是一種智能化的管理與服務方法。2.無紙化。互聯網為檔案管理提供存儲空間，為構建資源節約型與環境友好型社會奠定了良好的基礎，減少了紙質檔案管理的繁瑣，同時也使得信息化與數字化技術得到了良好的使用，引領高職教育進入無紙化管理時代。

（三）大數據時代檔案管理的意義。傳統的紙質檔案不僅不易于保存，且占據了大量的空間，檔案一旦處理不當也可能造成一些不必要的污染和后果，種種因素都使得檔案管理長期得不到相關重視。隨著互聯網技術的發展，人們為檔案管理賦予了全新的定義，紙質檔案逐漸由電子檔案代替，這為檔案的查詢與查閱等工作帶來了巨大的便利，同時也為高職院校未來的迅速發展奠定了良好的基礎。在傳統的檔案管理中，檔案的使用周期較長，且不便于管理，更存在丟失、損壞等問題。在大數據時代背景下，人們可以通過網絡進行信息資源的共享，極大地滿足了社會節奏的需求，同時也使得信息資源能夠得到充分的利用。

二、當前高職檔案管理中存在的問題分析

（一）紙質檔案存儲帶來的局限性。在新時代背景下，高職院校以培養綜合素質人才為主要目標，學校除了要存儲學生的學習資料外，還要記錄學生的日常行為習慣以及心理狀況等相關內容，因此高職的學生檔案的內容越來越繁瑣，信息量也越來越大，檔案管理的難度也隨之增大。但目前，我國大部分高職的信息化建設進度緩慢，檔案的管理也始終停留在紙質階段。雖然高職在網上錄取、畢業等環節已經進入到數字化管理時代，但這些工作的開展都需要以檔案管理為核心，由此可見，高職檔案管理信息化建設已經成為我國教育事業發展的必然趨勢。

（二）管理基礎遭遇瓶頸。高職院校對于經費的分配不合理，將重心放在校園建設上，致使信息化設備常年無法更換，系統陳舊，收集數據需要花費大量的時間，致使管理基礎存在劣根性。高職檔案管理的內容存在多樣化與復雜性特征，單單依靠傳統的方法無法實現對檔案的動態化管理，致使檔案內容缺乏真實性，無法對校園建設起到借鑒性作用，檔案管理也最終失去了現實意義。

（三）管理人員素質有待提高。在大數據時代背景下，檔案管理人員不僅要具備專業的管理知識，還要學會熟練地操作計算機，但目前，檔案工作人員始終將重心放在檔案收集、整理等傳統工作上，不注重對計算機技術的開發與利用，致使自身管理體系逐漸與社會脫節。部分檔案管理人員的素質水平不高，只依賴計算機繪制表格與存儲數據，一些相關的數據分析軟件都沒有得到良好的運用，致使計算機信息冗余問題嚴重，為學校帶來一定的經濟損失。高職院校并沒有為管理人員提供外出學習與調研的機會，致使管理人員的服務水平低，無法發揮檔案信息的作用。

（四）制度上存在缺陷。紙質檔案管理包括收集、整理、歸檔、保管等一系列內容，而電子檔案管理還包括數據交換、共享等方面的新內容，因此，高職院校想要提升電子檔案管理水平，就應當結合自身的實際情況，制定更加科學的管理制度。但目前，高職院校對于檔案管理的重視程度明顯不足，也沒有將檔案管理信息化建設工作納入重點項目當中，致使檔案優化管理始終無法取得良好的進展。

三、大數據時代高職院校檔案信息化建設的策略分析

（一）構建檔案管理信息化體系。從目前社會大環境角度來看，我國檔案仍以紙質管理為主，與發達國家相比，我國電子檔案管理仍處于起步階段。高職院校作為培養技術型人才的主要教育機構，應當緊跟時代步伐，了解社會發展趨勢，加強對信息化技術的使用，進而為檔案信息化建設迎來新的突破。高職院校應當樹立起大數據管理理念，設立獨立部門，對檔案進行集中管理，學校可在網絡上建立起信息系統，一方面加強網絡宣傳，另一方面也便于收集學生信息，進而實現對大數據的有效利用，提升檔案管理的服務水平。

（二）制定科學的檔案管理目標。制定目標是走向成功的最關鍵一步，高職院校應當結合自身的管理狀況，制定科學的檔案管理目標，確保后續工作的良好開展。目前，高職院校在對學生進行評估的過程中都沒有樹立起統一的標準，致使檔案管理的內容缺乏實用性。互聯網可以為管理人員提供多樣性的檔案分析方法，對學生的各項數據進行科學對比，使檔案管理的內容能夠真正地反映出學生心理上的發展與變化。高職院校應當突破傳統管理方法的局限性，與大數據開發公司建立起合作關系，充分挖掘網絡資源，擴充檔案管理體系，使檔案管理能夠滿足學生個性化發展需求，進一步提升管理效果。

（三）強化檔案制度管理。為了實現對檔案管理工作的科學引導，高職院校還需要建立起系統的管理制度，明確每一個崗位的職責，并做好年度考核工作，確保檔案管理部門能夠與其他部門建立起良好的合作關系，加強各部門間的溝通與交流，確保檔案信息的真實性與有效性。學校應當加大對檔案管理的資金與技術支持，采購數據光盤、信息安全硬件以及磁帶機等信息化設備，滿足大數據背景下檔案信息的輸入與輸出要求。搞好網絡建設工作，將檔案管理與校園建設工作進行有效的融合，加大對檔案管理的重視力度，重視網絡安全問題，安裝防病毒軟件、系統加密設置等等，將內網與外網相分離，保障數據的安全性，在此基礎上做好計算機庫房的安全監控工作，將監控記錄內容也作為檔案管理中的一部分進行妥善管理。

（四）加強對工作人員的教育培訓。管理人員想要提高自身的管理水平，就應當制定長遠的發展計劃，一方面要加強專業知識的學習，另一方面也要提升自身的計算機操作水平。高職院校應當加強對激勵機制的運用，鼓勵檔案管理人員積極地參與到校園建設活動當中，并為其提供更多的進修與學習機會，使管理人員的經驗更加豐富，此外，學校也應當不斷提升管理人員的安全意識，使每一個崗位的工作人員都能夠按照規定標準進行科學操作，使檔案管理工作的安全得到良好的保障。

四、結語

綜上所述，檔案管理在高職院校中扮演著十分重要的角色，為了進一步提升檔案管理工作的有效性，學校應當加強對信息化技術的使用，不斷優化檔案信息化管理內容，建立起學生檔案信息化管理平臺，為高職院校的發展奠定良好的基礎。