高校檔案管理信息化建設要點分析

文/海南醫學院 王雪妮

信息技術的應用越來越廣泛，尤其在高校檔案的管理工作中發揮了重要的作用，不僅提升了檔案管理工作的效率和水平，更使得檔案資源的價值得到了充分的體現，推動了高校教學事業的可持續發展。

一、高校檔案管理信息化建設的意義

傳統檔案管理模式的不足已經對高校檔案管理工作造成了不小的影響：紙質載體不易保存，信息容易受損、遺失，查找起來麻煩等等。而信息化建設能夠大大規避這些問題，首先檔案信息保存更加便捷，檔案是寶貴的信息資源，電子存儲具有信息容量大、占用空間小等特點，不易損壞，穩定性大幅度提升。這是傳統管理所不能比擬的。其次工作效率大大提高，利用相關軟件就可以進行網上歸檔，減輕了工作人員的負擔，同時縮短了檢索查閱的時間，準確率也很高，另外信息共享更暢通，如今在信息技術的推動下，資源共享更方便、更快捷、更有效，信息的作用發揮得更充分，提高了檔案的利用率，為工作的順利開展提供了有力的保障。最后拓展了工作的服務領域，檔案管理的開放性越來越受重視，利用信息技術在第一時間里就可以完成科學的管理，給出合理的配置方案，為廣大師生提供的服務更高效、更優質化。

二、高校檔案管理信息化建設要點分析

（一）加強基礎設施建設。信息化建設離不開硬件設施和軟件設施的支持，高校需要增加成本投入，為信息化建設提供強大的基礎，比如掃描設備、存儲器、數據庫服務器等，這都是必備的設施，同時還要注意更新換代，使其滿足軟硬件操作平臺和操作系統運行的需求，以免影響工作。在很多高校，更多的是做到了與校園網絡的對接，不太重視軟硬件的投入，導致檔案信息化管理實效不高，因此高校需要加大經費投入，改善現狀，使檔案管理更加規范、科學、完善。除此之外重視技術更新，檔案信息化是要實現檔案的收集、歸檔、整理、應用等環節的自動化，所以技術支持是必需的，確保校園網、校際網、檔案系統管理網之間進行檔案信息自由存儲和交換。

（二）建立健全檔案管理制度。健全、完善的管理制度是工作的保障，可以使檔案管理工作更加科學、更加規范，提高檔案管理效率，提高檔案使用率。首先高校應該通過制度，調動工作人員的積極性，創新檔案管理工作。其次，明確工作人員職責，分工到人，使檔案管理機構做到高效率、有組織、有紀律，保證工作井然有序、科學有效，避免工作中推諉、敷衍等問題的出現，大大提高工作效率，為檔案管理信息化建設提供制度保障。

（三）加強網絡安全性的建設。由于網絡的開放性，給人們帶來方便的同時也給一些不良分子提供了可乘之機，使得計算機的安全性成為需要首要解決的問題。造成不安全因素的出現一方面是客觀因素，一方面是人為因素。對于軟件設計不嚴密而出現的漏洞，極易遭到攻擊，給工作造成一定的影響，因此高校要積極主動地采取措施，盡可能地保障網絡穩定安全地運行，定期更新殺毒軟件、使用防火墻、設置密碼等，阻斷外部侵入。另一種情況是人為因素，所以要對工作人員進行嚴格要求和監管，把損失降到最低，提高網絡的安全性能。

（四）加強服務功能的提升。讓檔案為師生提供服務，才能夠體現檔案的價值，才是檔案管理的最終目標，而不是讓它們沉寂在無聲的世界里，因此，提升服務功能也是高校檔案管理信息化建設的一個方向，高校應該逐漸推進檔案開放的進程，最大限度地發揮檔案的作用，一是把不涉及機密的檔案開放，滿足師生的需求。其次，注重智能化檢索，縮短檢索時間，提升檢索效率。

（五）建設高素質的隊伍。一方面加大在職人員的培訓與教育力度，有組織性與計劃性地開展相關的進修與培訓活動，使其業務水平和信息處理能力有所提高，知識結構得以更新，能夠準確辨別檔案信息的有效性和無效性，增強主動開發利用檔案資源的意識，以此滿足信息化建設的需求。其次，由于電子文件的管理與歸檔、儲藏檔案的網絡利用與數字化轉換等，需要將檔案知識與計算機知識加以融合，這就要求高校積極引進計算機專業人才，并對其進行相關的培訓，確保檔案管理信息化與計算機技術的完美結合。

三、結語

高校檔案管理工作關系到高校的發展，因此必須加強信息化建設水平，保證檔案管理信息化建設的科學化與規范化，實現檔案事業的可持續發展。