淺談檔案管理的發展趨勢
——檔案管理的信息化

文/山西運城廣播電視大學 王娜

檔案在人類的社會發展史上存在著重要的查考作用，也是科學研究中的重要歷史憑證，而在學校教學工作中也是一項必不可少的信息資源工作，做好檔案管理工作是非常重要的，而社會經濟的快速發展和科技的不斷提升，舊的檔案管理模式不能適應這種新時代的發展要求了，不能適應計算機網絡信息化的發展模式，所以檔案管理的信息化改進是很有必要的。

一、 檔案管理信息化的含義

檔案工作是一個學校以及一個單位的歷史面貌，而信息化的檔案管理是新時代賦予檔案管理新的挑戰和任務使命。檔案管理信息化是指為了實現檔案信息資源的有效利用和合理的配置，將檔案信息資源數字化和檔案管理過程網絡化后進行網絡上的傳輸和系統加工，實現檔案信息資源共享。

二、檔案管理信息化發展的必然性

（一）具備硬件基礎。目前我國很多學校的檔案管理部門都配備了掃描儀、打印機、數碼相機和復印機等設備，使用起來非常方便，并且還有計算機配置協助檔案管理工作，為檔案管理的信息化提供了良好的硬件基礎設備，并隨著計算機網絡的發展還出現了相應的檔案管理軟件，更好地協助檔案管理工作，一些檔案的收集、保管和利用等都可以通過軟件完成，很有利于檔案管理的信息化改進。

（二）保護傳統檔案的必然要求。傳統的檔案管理工作存在著很多的問題，現在很多檔案管理正在面臨著檔案的人為損害或者是自然老化的問題，這也是很多學校檔案管理的一個大難題，而檔案管理的信息化將檔案信息資源數字化，可以保護檔案信息的長存和完整性，保存原件，延長檔案的保管時間，即使受到損傷的文件也可以通過計算機數字化過程恢復損害的信息，因為目前計算機數字拷貝具有補償原件的功能。這樣一來就解決了因為紙張老化、破裂而造成的檔案信息損害的問題，降低了檔案原件損壞的風險。

（三）改善空間結構。檔案管理的信息化還改善了傳統檔案管理占據大量空間的現象，因為檔案信息資源數字化，優化了館藏，節省了一些占地空間，就可以進一步改變館藏的檔案結構。由于檔案的大量文件，需要消耗很大一部分的空間來保管它，而檔案管理的信息化就只是需要使用一定容量的檔案儲存載體，將文件信息利用計算機儲存在磁盤等中去，比如光盤儲存系統可以解決檔案信息儲存的問題，這樣不僅僅是改善了空間結構，其實還減輕了檔案管理人員的工作量，提高了檔案管理的效率，所以這樣比較具有安全性、規范化的檔案管理系統是目前為止檔案管理工作發展的必然趨勢。

三、 檔案管理信息化的改進措施

（一）加強管理人員的能力和素質。素質建設就是指思想素質和心理素質，首先檔案管理人員要具有高度的責任感、全心全意的服務意識和認真的工作態度，要努力在檔案管理工作中創造出不平凡的工作業績，以效率求發展，以貢獻求支持，提高自身的工作素質和綜合素質。其次還要加強檔案管理人員的工作能力，加強能力建設，檔案管理人員不僅僅要熟悉地掌握檔案管理系統的規范性操作和電子文件的相應特征，還要掌握一些有關計算機的網絡信息安全知識，做好檔案信息資源的安全防護工作，確保信息資源和管理活動的完整性和安全性。這就要求檔案管理人員要強化自我學習的意識，不斷地參與檔案管理信息化的有關培訓，及時了解信息化的專業知識，學校可以安排和邀請一些有關的檔案學專家或者學者來進行專業講解和培訓，檔案管理人員在日常的工作中還要重視整理、收集和保管等分類工作，與其他檔案員進行有效的學習交流，取長補短，積極探討工作經驗，有效提高自身工作能力和工作效率。

（二）設備統一化。目前有很多學校和很多單位的信息化手段以及設備都不統一，就造成了檔案管理中一些數據不兼容的問題，所以就要求應該配備專業化的、統一的檔案管理系統和統一的數字化設備，將檔案管理過程能夠利用這些信息化設備進行字符識別和轉化、自動編目和檢索、自動儲存上載，檔案自動標引，計算機輔助立卷以及文檔一體化等過程，設備的管理系統的統一化能夠為檔案管理的信息化提供可靠的保障。

（三）規范管理體制。將檔案管理標準統一，就是在多個檔案管理系統中進行管理標準統一，一些數據字段存在依存的關系，各種檔案信息資源存在著一定的邏輯關系，運行程序之間也存在一定的關系，組成一個網絡化的檔案管理系統，將整個數據庫都進行安全性和完整性的改進，必須要有規范的管理體制要求，這樣可以為檔案管理提供更方便的信息和方式。不然，不規范的管理體制和不統一的管理標準無法保障信息網絡的暢通，更無法實現資源共享。