淺析如何實現基層黨建檔案管理的信息化

文/江蘇龍環環境科技有限公司 王莉娜

檔案信息化是指在國家總體規劃和系統組織之下，采用現代信息技術改造傳統檔案業務，不斷適應數字環境下檔案活動的發展變化，檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點、向以檔案數字信息管理利用為重點的轉變，最大限度地滿足社會檔案需求的建設過程。檔案信息化的實質是檔案工作目標與信息網絡手段的結合，是傳統檔案業務向網絡環境的遷移。2009年出臺的《中共中央關于加強和改進新形勢下黨的建設若干重大問題的決定》中明確規定，要“推進基層黨組織工作信息化”。如今，基層黨務工作基本實現電子化辦公，但作為黨建信息專門載體的檔案管理工作，大多還停留在比較粗淺的信息化水平階段。日常工作中，常出現檔案難查找、檔案丟失甚至過度依賴“翻箱倒柜”找檔案的方式，不僅降低了黨建檔案管理的工作效率，而且影響黨建工作的信息化進程。

一、實現基層黨建檔案管理信息化的必要性

在新形勢下，在基層黨建工作中，強化檔案信息化建設是大勢所趨，這不僅利于基層單位將黨建工作、現代化辦公有機融合，促進兩方面處于統一的網絡結構體系中，不斷優化檔案管理方法、手段，而且還可促使檔案信息數據更加準確、完整，充分展現檔案信息數據多重價值，使其更好地服務到日常開展的黨建工作中，提供具有全面的參考價值，同時加強檔案管理利于改變日常黨建工作開展現狀，確保日常黨建工作順利開展，提升工作實效，加快新時期基層黨建步伐，為創建文明有序的和諧社會提供有力支撐。

基層黨建檔案管理的信息化，科學規范地加強黨建檔案管理，對于全面掌握黨員隊伍情況、規范黨員教育管理、總結和規劃黨組織發展、增強基層黨組織創造力、凝聚力和戰斗力具有至關重要的作用。

二、 實現基層黨建檔案管理信息化的基本要素

黨建檔案管理信息化的基本要素歸納為以下三個方面，這些要素相互作用、互為支撐，共同構成檔案信息化的有機整體：

（一）建立檔案信息網絡，實現黨建檔案管理信息化。檔案信息網絡建設是數字檔案信息傳輸、交流的平臺，是檔案管理信息化最基本的設施，基層黨組織工作中的黨組織關系轉接、黨組織活動管理、黨員和黨組織數據統計分析等工作皆可通過信息網絡系統進行，基層黨建檔案管理工作充分利用其便利性，尤其是搭建起符合組織特征的內部檔案管理信息平臺，將黨員個人信息及組織生活會等信息分門別類地錄入平臺，統一進行電子化歸檔，變傳統的紙質檔案為電子檔案，形成較為細化的基層黨建工作數據庫，為未來及時調取、分析等打下基礎。

（二）提高檔案管理人員信息化專業能力與素養。黨建檔案管理人員必須與時俱進，提高信息化專業能力與素養，成為具備檔案管理能力和信息技術應用能力的高素質、多技能的復合型人才。在日常運行過程中，基層單位要以黨建檔案管理工作為出發點，準確研判檔案管理人員已有的信息化能力，針對不同崗位不同專長的人員制定的富有針對性的培訓方案、培訓目標，引導檔案管理人員學習最新檔案管理知識，提高檔案管理人員信息化水平，優化檔案管理知識體系，不斷學習相關法律法規，強化責任意識、服務意識，促進檔案管理人員具備較高的職業道德素養。

（三）注重檔案信息日常維護，制定黨建檔案信息化法規和標準。檔案管理信息化的一大亮點便是讓檔案“活”起來。通過數據清理、分析等，了解掌握黨組織日常工作的現狀、進展及成效。推進檔案管理信息化，最終目的就是服務黨建、發展黨建，因此要注重日常的檔案分析、整理、更新，改變過去“重收藏、輕利用”的現象。保證黨建檔案信息化安全，必須以直接相配套的法規、標準，以法規、法律為準繩，規范電子文件歸檔和數字檔案管理、使用的各環節。

三、實現黨建檔案管理信息化必須做到五點“保證”

（一）保證基層黨建文件的真實性。基層黨建文件的真實性是指基層黨建工作過程中形成的大量文字、圖片及音像資料等文件內容，邏輯結構和背景信息經過傳輸、遷移等處理后依然保持不變，與形成時的原始狀態一致。確保基層黨建文件的真實性是基層黨建文件反映和證實黨建各項活動的真實面貌，真實性表現在兩個方面：一是基層黨建文件產生過程中真實，即黨建活動中形成的文件必須真實地反映活動的原貌。二是文件產生之后真實，保證第一手文件內容一致。

（二）保證基層黨建文件的完整性。完整性是實現基層黨建文件證據價值、情報價值和長期可讀的重要保障。基層黨建文件的完整性包括三個方面的含義：一是每一份基層黨建文件記載的內容、背景信息完好無損。二是作為記錄基層黨建活動真實面貌的具有相互聯系的文件數量齊全，文件之間的有機聯系連貫無缺損。三是各類輔文件、補充性文件完備。

（三）保證基層黨建文件的長期可讀性。基層黨建文件的長期可讀性是指各類文件材料經過存儲、傳輸、壓縮、解壓縮、加密、解密、載體轉換、系統遷移等處理后能夠以人可以識讀、可以理解的方式輸出，并保持內容的真實性。文件的可讀性是其存在和價值的基礎，保證基層黨建文件可讀性的措施應該貫穿于黨建管理工作的始終。

（四）保證促進工作效率的提高。基層黨建文件是為了加強和完善黨建活動而產生的，其基本職能是記錄黨建活動，促進黨建活動的開展。基層黨建文件管理與文件的產生、應用相同，必須服務于基層黨組織提高效率的目標。基層黨建文件制作便捷，流轉規范，可有效提高基層黨組織文件制作和文件處理的質量和效率。科學的基層黨建文件管理應該具有發揮其現行作用和保持其歷史價值的雙重功能，而這不可偏廢，基層黨建活動務必在二者間尋找平衡點，保持二者的高度統一。

（五）保證方便查詢和利用。查詢和利用的過程是實現基層黨建文件信息價值的過程，因此，方便查詢和利用是基層黨建文件管理的重要目標。基層黨建文件管理的任務之一就是要將黨建信息占有的優勢轉化為開發利用方面的優勢，為基層黨組織決策和行使職能服務。