提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略

文/白城市洮北區社會救助事業中心 羅紅麗

事業單位的檔案管理影響事業單位的發展，因為檔案的質量和工作效率決定檔案工作能否順利進行，檔案管理就是對事業單位內部資料進行總結、整理，并應用于后續的有關人員對檔案的考察和使用，在現在信息時代，檔案管理也應該走進信息化發展，所以要加強事業單位檔案管理信息化建設，就應該符合信息時代發展要求，不斷提高檔案管理的工作水平，這是目前針對檔案管理工作最為有效的途徑和方法，本篇文章以事業單位的實際工作經驗為前提，對提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略進行了深入的分析和探討，希望提供一定的借鑒作用。

一、事業單位檔案管理信息化建設的必要性

首先，在新經濟時代，事業單位的檔案管理工作運用信息化的管理技術，把更多的檔案數據，通過電子掃描的形式，存儲在網絡中，能夠最大限度地節約檔案數據占用的空間，在查找的過程中能夠節約時間，更加方便，使用者能夠快速和精確調用所需的檔案信息進行合理的使用，通過信息化軟件進行檔案管理，在一定程度上降低了失誤的概率，因此事業單位在進行檔案管理的過程中，建立完善的信息化建設，對于提升檔案管理的水平具有促進意義。其次，事業單位在不斷地進步和發展，各種信息、資料、數據會越來越多，所以需要更為廣泛的存儲空間來存內容，信息化的檔案管理能夠提高工作效率，還能夠節省了大量的人力和時間，要想更好地運用信息化建設，保證檔案管理的水平，就要求檔案管理人員積極學習信息技術的各項知識，能夠靈活地運用信息化技術，達到提升信息化檔案管理效率的目標，所以說，事業單位重視檔案管理信息化建設能夠有利于事業單位的可持續發展。

二、改善事業單位檔案管理信息化建設的策略

（一）建立完善的檔案管理信息化推廣模式。事業單位提高檔案管理的工作效率，建立完善的檔案管理信息化模式，都是為了保證事業單位檔案管理工作順應時代發展的要求，給相關人員的檔案使用提供方便，因此，檔案管理人員應該丟掉過去傳統的觀念，加強自身的服務意識，第一，檔案管理人員要積極宣傳信息化管理的這個平臺，并且準確仔細地把檔案的信息進行信息化共享，盡量避免因為信息錯誤，影響了檔案使用者的使用情況。第二，建立科學完善的信息化推廣模式，一切以使用者的方便為前提，使檔案的使用者能夠快速地找到想要使用的檔案。

（二）完善檔案管理的服務設施。信息化的科技技術已經逐漸被事業單位的檔案管理所運用，事業單位在進行信息化的建設中，要積極應用網絡技術和計算機，引進先進的信息設備，通過各項設備對檔案數據進行分類和搜集以及歸檔工作，事業單位根據單位內部的需要，使用先進的信息設備，及時更新計算機系統，并且要求檔案管理人員在日常的工作中積極使用信息設備，重點培養工作人員對設備的保養，以保證信息設備使用的時間更長，便于降低成本、節約資源的目的。

（三）實施事業單位檔案管理的全面信息化，做好安全保障的工作。檔案管理工作對于事業單位的長期發展具有促進的作用，檔案管理人員應該認識到信息化建設的重要性，根據事業單位的自身情況，最大限度地對檔案管理的設施進行創新和改善，運用合理的方式和手段，促進信息化建設的進行，保證單位內部檔案信息和數據的安全，一切以遵守檔案管理信息化的相關政策為前提，合理劃分檔案的密級程度，對各類檔案信息進行電腦加密，全面掌控檔案的各類信息，檔案管理人員一定要做好檔案的電子存檔工作，保證檔案資料的完整和安全。

（四）提升事業單位檔案管理人員的綜合素質。事業單位檔案管理人員的管理方式，還停留在傳統的管理模式上，對于先進的信息化網絡技術還不是太適應，對于計算機的使用不熟練，對檔案信息的錄入比較慢，反而影響了檔案管理的工作效率，因此，提升事業單位檔案管理人員的專業技能刻不容緩，這是完成信息化建設的一項重要內容。首先，加強檔案管理人員的計算機培訓，并且進行考核，掌握相關的技能，才能滿足信息化建設的要求。其次，檔案管理人員自身要有一定的覺悟，努力去接受和適應檔案信息化管理，不斷進行自我深造和學習，在工作中保持一種積極的態度，正視問題，認真處理檔案管理的問題，提高檔案管理的質量。

三、結束語

經濟的進步帶動時代的發展，現如今信息化技術發展迅速的今天，我國已經進入了一個全新的信息化時代，事業單位在發展的過程中，一定要緊隨時代的發展步伐，提高事業單位檔案管理的信息化水平，同時在進行信息化管理的時候要依據事業單位發展的基本情況，創新檔案管理的工作方法，有選擇性、有針對性地對信息設備進行引進，提高員工的素質，保證信息化管理的有序，同時為事業單位的發展提供有價值的幫助。