人防工程檔案現(xiàn)代信息化管理的癥結(jié)及完善策略研究

文/江西省人防指揮信息保障中心 張國鳳

人防工程檔案管理工作對于國家戰(zhàn)略發(fā)展以及安全性有著極為重要的現(xiàn)實意義，是人防規(guī)劃與管理的重要政策信息來源。伴隨著我國信息化以及城鎮(zhèn)化水平的不斷提升，人防工程建設(shè)數(shù)量與規(guī)模出現(xiàn)了不同程度的攀升，為了能夠滿足新形勢背景下城市防護(hù)能力的要求，需要強(qiáng)化對人防工程的建設(shè)，將信息化技術(shù)融入人防工程檔案管理工作中，從而有效提升人防工程檔案管理的效率。

一、人防工程檔案信息化管理的癥結(jié)所在

（一）管理機(jī)制落后。相較于其他工程部門的檔案管理工作，人防部門工程檔案管理工作中存在著“缺、后、散”的弊端。其中“缺”指的是管理制度以及方法存在一定的缺陷，健全度不足，檔案管理存在著安全隱患，信息以及數(shù)據(jù)存在缺失的危險。“后”則主要是指管理檔案的方法落后，相關(guān)的檔案管理人員匱乏，業(yè)務(wù)能力較弱，管理方法比較傳統(tǒng)，信息化手段利用較少，業(yè)務(wù)流程不夠規(guī)范，缺少標(biāo)準(zhǔn)化的管理機(jī)制。管理方法缺失的另一個突出表現(xiàn)就是過分依賴于紙質(zhì)檔案，導(dǎo)致了信息化技術(shù)無法順利開展，無法充分發(fā)揮信息化資源的優(yōu)勢。“散”指的是缺少管理力量，檔案資源管理工作呈現(xiàn)出多頭化的趨勢，部門之間缺少溝通，合作不夠緊密，側(cè)重點存在差異，彼此的工作內(nèi)容重疊，缺少信息共享機(jī)制。

（二）保密因素的約束。人防工程檔案的密級，分為絕密、機(jī)密和秘密三級。一個卷內(nèi)有多份不同密級的文件，案卷密級按最高密級標(biāo)明。這相較于其他的部門，人防工程對于檔案管理工作的保密性要求更高。而信息化技術(shù)的使用需要和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相互銜接，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能夠確保信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用更加有效，賦予了信息技術(shù)更高的應(yīng)用價值。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛使用必然會造成信息更加開放，這與人防工程信息的保密要求不符，這種矛盾導(dǎo)致了人防工程信息化建設(shè)成為空談。所以，需要相關(guān)部門結(jié)合新的時代背景以及形勢發(fā)展要求，從人防工作的本身出發(fā)，重新擬定以及完善人防工程檔案管理以及信息安全性的相關(guān)規(guī)定，為信息技術(shù)在人防工程檔案管理中的應(yīng)用保駕護(hù)航。

（三）檔案利用不充分。人防工程檔案管理人員長久以來受到傳統(tǒng)理念的影響，認(rèn)為檔案管理就是整理檔案，忽視了對檔案資料的開發(fā)利用，造成了很多有價值的檔案信息被長期擱置在庫房當(dāng)中，最為準(zhǔn)確以及直接的信息資源并沒有被充分地挖掘出來，這和信息時代的高質(zhì)量、高效率的信息服務(wù)要求不相匹配，導(dǎo)致了檔案信息資源的使用存在很大的浪費。檔案利用不充分，影響了檔案工作的全面以及深度發(fā)展，很多先進(jìn)的技術(shù)手段無法引入檔案管理工作當(dāng)中，造成了人防檔案管理信息化水平與社會平均發(fā)展水平不符，成了阻礙檔案信息化建設(shè)的重要因素。只有及時地轉(zhuǎn)變思想，提升認(rèn)知，才能夠保證更加充分地利用檔案，使其向更高的層次發(fā)展，成為推動檔案信息化發(fā)展的重要力量，從而有效提升人防檔案管理信息化建設(shè)水平。

二、人防檔案現(xiàn)代信息化管理的完善策略

（一）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)化管理。首先，將過去紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)信息數(shù)據(jù)，其具體的流程如下：第一，加強(qiáng)對管理人員數(shù)據(jù)處理技術(shù)培訓(xùn)，確保他們可以熟練地操作掃描儀以及計算機(jī)等設(shè)備。第二，將人防檔案資料輸入到計算機(jī)內(nèi)部，將其轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔?shù)據(jù)，并且審核以及處理這些數(shù)據(jù)材料，確保數(shù)據(jù)更加準(zhǔn)確。其次，網(wǎng)絡(luò)化管理人工工程檔案，在將紙質(zhì)檔案進(jìn)行信息數(shù)據(jù)化處理以后，依據(jù)工程項目的不同等級以及層次創(chuàng)設(shè)檔案局域網(wǎng)絡(luò)，將不同層次聯(lián)系在一起，提升檔案信息管理的層次化，掌控整體宏觀信息。最后，人防工程檔案信息的管理過程中需要使用word文檔以及PDF文檔、EXCEL辦公軟件來保存這些數(shù)據(jù)資料，使得數(shù)據(jù)查閱更加便捷，加強(qiáng)了對人防工程管理工作的創(chuàng)新。

（二）完善信息化管理制度。在貫徹執(zhí)行上級有關(guān)人防工程檔案工作的方針、政策、任務(wù)和要求時，各級人防要擬定本級人防工程檔案管理規(guī)劃、規(guī)章制度，對所屬人防工程檔案建設(shè)實施業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查和經(jīng)驗交流。首先，注重對信息安全保障體系的完善。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展的時期，網(wǎng)絡(luò)不僅為人防檔案管理工作帶來了便捷，同時也產(chǎn)生了很多網(wǎng)絡(luò)安全問題，比如，計算機(jī)系統(tǒng)本身存在很多安全漏洞，如果將計算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)相連接，會造成一些不法分子利用這些漏洞侵入到計算機(jī)系統(tǒng)當(dāng)中，竊取相關(guān)的數(shù)據(jù)信息。因此，國家在法律法規(guī)的前提下，還需要設(shè)置一些規(guī)章制度，保障檔案信息管理的安全性：第一，加強(qiáng)防病毒技術(shù)在計算機(jī)當(dāng)中的應(yīng)用，通過對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)優(yōu)先權(quán)的計算，實現(xiàn)對病毒的防御。第二，定期檢測計算機(jī)操作系統(tǒng)以及各種軟件本身是否存在漏洞，及時修復(fù)這些漏洞，如果發(fā)現(xiàn)已經(jīng)被不法分子所利用，要及時地切斷網(wǎng)絡(luò)，向有關(guān)部門報告，初始化數(shù)據(jù)，并加強(qiáng)防護(hù)。其次，構(gòu)建完善的檔案信息管理預(yù)警以及管理機(jī)制，使用信息化技術(shù)跟蹤數(shù)據(jù)信息的查閱記錄，保證檔案信息安全。

三、結(jié)語

提升人防工程檔案管理的信息化水平首要任務(wù)是需要提升思想觀念，對組織架構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化，培養(yǎng)充足的檔案管理人才，將完善檔案管理方法、構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫作為主要內(nèi)容，使得檔案管理工作能夠順利地從數(shù)字化過渡到信息化，推動大數(shù)據(jù)融合，構(gòu)建現(xiàn)代信息化檔案管理機(jī)制。