新媒體技術在推動檔案管理信息化進程中的應用分析

文/昆山浦東軟件園有限公司 戴軍

一、中國檔案信息化建設現狀

隨著網絡的普及，中國檔案管理當下已然取得了不小的建設成績。總體來說，新媒體技術的應用質量并非很好，很多計算機系統的多種功能都得不到應用。實際檔案管理中，對于部分檔案的處理，目前計算機對其也只是保持對目錄的整理階段，對于檔案的信息化建設程度遠不及當下的應用發展需求，例如檔案信息錄入、信息掃描，目前這種技術還沒有普及到檔案的現代化管理中，因此筆者認為我們應當在當下的建設基礎上，對更多的計算機技術合理應用與嵌入，最終使得我國的檔案管理進程加速，實現有效推動的作用。

二、新媒體技術中存在的問題

新媒體技術推進化管理過程中，有兩個主要問題：一種是檔案管理人員的能力問題，其與其他行業人員相比，在對新媒體技術的了解方面有些差距。這種現象多少間接對新媒體技術產生了影響與阻礙性。進入工作的成年人與學生相比較，在培訓和再教育方面并不具備優勢，成人技能的提升都相對比較困難。因此部分檔案管理人在對新媒體技術的學習方面，也一直負面能量滿滿，他們不能扎實保障檔案管理工作，更無法實現真正全面的信息化管理，因此有關部門針對這個問題應當給予積極解決。另一方面問題表現在信息化管理的水平程度上，總體來說比較低下：第一，領導對檔案管理的信息化程度認識不夠，依舊沒有足夠重視起來，這種現象對管理檔案、網站以及管理系統來說，都無疑是一種十分消極的影響，態度決定成果，也決定最終的建設力度。第二，檔案管理部分對于檔案信息化的網站建設效果比較差，在實用性方面，利用情況不是很好，很多用戶常常會產生一些使用問題，例如頁面延遲、問題檢索等。

三、解決新媒體技術的應用措施

（一）應首先合理優化檔案管理質量。信息化時代都要求速度與效率，非常重視業務的完成效果，對于業務的要求越來越高。至此，為了可以讓客戶的需求得到滿足，保證業務達到客戶的滿意程度，應當在選擇合理新媒體技術的基礎上，在檔案管理工作中進行技術植入，大量使用新技術。檔案管理部門也應當具有信息化管理意識，建立屬于自己的信息檔案管理系統及網站，最好可以用更多豐富的檔案資料，來促進資料利用效率的完美提升。

（二）必須提高對新媒體技術利用的重視度。相關領導需要積極開拓視野，接受新知識、新事物，一定要從對新技術的重視度提升開始做起，從而對新媒體技術產生合理性了解與認知，這些都決定了最后的技術應用質量是否可以保持良好。所以，應當具體分析檔案管理信息化的建設優勢，實現對信息化內容的詳細了解，從而促進新技術應用質量的有效提升。

四、新媒體技術在檔案信息管理中的進程推動作用

（一）新媒體技術對檔案管理效率有著巨大影響力。傳統檔案管理主要采取的是人工形式進行工作，這種管理方式不管從效果上看，還是從相應管理問題的結果探究分析，都是非常不利的。這里存在最大的不穩定因素便是人為因素。例如粗心、錯漏等，都會造成嚴重的檔案問題，并且公認檔案管理也會耗費大量的人力資源。應用新媒體技術后，檔案管理效率就會產生微妙的變化，從管理效率到管理質量，都得到了顯著提升，而這些只需要進行簡單操作，就可以快速完成，同時保證獲取到高質量的檔案信息。

（二）新媒體技術影響著檔案宣傳的工作質量。為了可以更好地提高檔案資源利用效率，同時保證檔案管理具備相應的規范性，檔案管理工作都會作出適當宣傳。傳統管理中，很多工作都以內部宣傳為主，并且宣傳刊物也一般都是通過內部的資料索引來進行，實際效果來說，這種宣傳效果無疑不具備較高宣傳質量。為此，管理人員需要審時度勢，早日進行新媒體技術的應用，通過微信公眾號等多元化宣傳途徑來完成宣傳目的。新媒體應用優勢在于，其一可以提升宣傳質量。其二可以避除時間與空間限制，不受其他因素影響。其三，新媒體技術的應用，確實可以對檔案信息大量提升開放性特征，有利于檔案信息利用率的提高，讓更多人認同這種管理方式，并長期對其進行有效使用。

（三）新媒體技術產生的人員影響也十分明顯。一般紙質檔案的使用與整理是非常繁瑣的，人工完成的情況下更加劇了對使用效果方面的影響。加上檔案數量和種類較多，很多管理人員管理起來十分困難。現在，新媒體技術的使用，可以直接由網站系統進行所有檔案內容的控制，管理人員只需要具備系統登錄密碼就足夠了，只要掌握相關操作技術，在需要查詢時，用正確的檢索方法進行檔案的快速查找，新媒體技術的應用，是緩解人力工作壓力最為有效的方式之一，同時加速了我國檔案的信息化管理建設步伐。

五、總結

就中國現今情況來說，人工的管理方式已經無法滿足實際工作需要。這種管理方式不僅呈現出低效率的管理結果，而且在過程中容易出現問題。所以對檔案工作的信息化管理就顯得尤為迫切，我國是人口大國，檔案管理的關鍵性不言而喻，在未來進行檔案信息化建設管理，也是我國未來實現全面信息化管理的主要技術。新媒體技術在檔案管理中進行應用后，必將提升管理效率，也在一定程度上提升了檔案的宣傳質量，重點是可以減輕工作人員的管理負擔，為國家的檔案管理工作打下良好基礎。