工程前期材料收集難問題的若干對策

陳亞芳

新昌縣新明實業有限公司

工程前期材料指的是在項目理想到設計等環節直接產生，且有保存價值的文件材料。

工程前期材料的收集是項目開展的重點及基礎工作，而材料收集的方法、材料本身的真實性等，則是確保工程前期材料具有憑證、技術儲備作用的重要依據。但從現狀來看，許多工程存在前期材料的收集難問題，導致項目竣工驗收和造價核算、材料歸檔等工作都受到影響，因此有必要針對材料收集難的問題進行全面分析，探索更為有效的材料收集對策。

1 工程前期材料收集面臨的問題

1.1 材料缺失、流失

很多施工單位太過關注施工進度，導致在施工建設期間未能有效收集工程材料，很多需要在現場驗收的材料也只能在完成施工后才能收集，導致很多有價值的材料面臨流失問題。此外，由于工程建設環境較為復雜，或受人為因素影響，施工材料也可能會丟失，后補材料很容易和實際工程脫軌。

1.2 材料管理體系不夠完善

很多高層管理人員并沒有加強前期材料管理力度，導致人員的材料管理意識較為薄弱，過于側重項目施工建設管理，沒有重視施工進度和質量的記錄，這也會影響工程材料的收集與整理。同時有部分監理人員沒有進一步明確工程材料的簽名蓋章行為，在簽字時沒有嚴格審查材料內容，也沒有全面考察材料內容是否貼合實際，很容易在項目質檢及竣工驗收階段產生質量問題，嚴重的還可能影響到企業的信譽。監理工程師需要加強材料的收集和檢查工作，很多監理工程師都在把關力度上存在明顯不足，一些監理工程師的工程結論存在隨意性，工程材料無法有效展現施工過程，其法律效應也難以保障。建筑企業需要加強材料管理力度，不斷推進材料管理體系建設。

1.3 材料查驗不嚴

根據當前的材料及歸檔要求，工程材料的編制和收集需要嚴格按照有關標準進行，相關材料若需修改則要加蓋企業公章或技術章等，避免修改的隨意性。工程材料的來源一般為施工現場，為保證材料的準確性，往往需要工作人員親身前往施工現場進行查驗和記錄。但很多人員并沒有認真做好查驗工作，這給工程材料收集與管理也帶來了不利影響。

2 工程前期材料收集的有關策略

2.1 創新多種材料收集辦法

通過多路并行的方式來規劃材料收集工作，是保障工程前期材料完整性的關鍵舉措，具體需要注重以下幾個要點：

（1）積極參與必要的工程活動，充分把握工程前期工作的具體開展情況，掌握工程的一手會議材料，了解項目前期不同環節的工作，包括工作的內容、流程、產生的材料，規劃好材料如何收集。

（2）完善材料收集管理網絡。聘用專業檔案人員指導和檢查材料收集工作，確保和項目組建立穩定的聯系，在每一項工作完成后都能及時進行材料的收集，具體如圖1所示。

圖1 材料收集與管理網絡

（3）有效催討，在規定的時間內及時通知有關部門及人員，針對部分已完結工作卻沒能及時上交材料的情況進行催討。

2.2 構建完善的材料收集責任保障體系

首先，改進材料管理制度。結合我國有關的項目建設前期材料管理標準，根據項目規劃的具體情況來改進工程材料收集管理制度，細致劃分材料歸檔的范圍與具體要求。同時還要明確前期材料的收集途徑，利用制度管理的方式強調既定的收集過程，確立各部門及人員在前期材料收集工作中的職責，保證前期材料收集工作能夠順利落實。還要將前期材料收集工作的具體開展質量與有關單位責任人的利益進行聯系，進一步調動人員的主動性，這也是保障工程前期材料收集工作順利開展的有效舉措。

其次，完善對外合同。在立項環節結束后通常需要和設計單位及其他有關單位簽訂合同，規定雙方的行為與職責，若對方出現違約行為則需要補償違約造成的損失和違約金，從而確保前期材料收集的完整性，也推進材料收集工作的穩定進行。

最后，構建材料檔案協調機制。促進各部門與單位的聯系，使其能夠全面支持工程前期材料收集工作，相互配合協調共進，從而確保材料收集的協調性與連貫性，避免前期材料收集過程中可能面臨的各項問題。

2.3 對工程前期材料的形成過程進行控制

在工程項目前期工作開展過程中，技術人員需要加強對前期材料收集工作的認知，并且掌握材料收集的關鍵意義，提高技術人員的工作積極性。同時，建筑工程材料的保存與管理也至關重要，需要對材料的收集和管理等各個方面進行規范。信息技術已經在越來越多行業獲得了廣泛運用，在材料存儲與管理方面也具有顯著優勢，因此可以將一些重要材料導入計算機，以便管理和修改，在材料需要使用時也可以快速檢索導出，更加便捷高效。針對材料還要進行檢查監督，建立工程前期材料的全面控制與全過程管理制度。此外，檔案管理人員還要積極地將材料導入行政程序中，運用科學的管理方法將材料存儲于檔案館并備案。

2.4 把握工程質量編寫質量控制

在工程前期材料的收集與管理工作方面，需要提高人員的綜合素質與責任意識。工程材料與施工建設的具體開展需要保持并行的關系，而在項目施工前，則需要委派專項人員針對工程材料進行監管與追蹤，做好材料的收集工作。針對各環節的施工標準也要進行科學記錄，若出現人員配置變化等現象，則需要對材料的交接進行控制，確保材料管理工作能夠合理分配。只有構建完善的材料收集制度，才能進一步保障工作的落實效果，為后續的施工及審計提供幫助。

2.5 改進簽字制度

很多工程的前期材料收集工作交由施工單位負責，因此施工單位需要專業人員來收集與管理工程材料。一方面，需要在現場進行驗收記錄表的制定，在確保合格后才能簽字，之后將材料交由管理人員存檔，杜絕后補材料問題的發生。材料需要根據現場施工狀況來填寫，確保精確性。另一方面，工程材料需要確保完整性。如結構分項隱蔽驗收記錄的填寫便具有較高的標準要求，需要確保內容的完善性和手續的齊全性，以便作為備查原始材料來應用。